新入社員向けオンライン歓迎会の当社ノウハウを全公開！

先日、トレタでは新入社員向けのオンライン歓迎会を行いました！

3・4月には中途社員が9名入社しました。しかし、新型コロナウイルス拡大によるフルリモート勤務と外出自粛により、歓迎会の実施も保留。入社後のキャッチアップや研修などで4月中は慌ただしい日々が続いたため、GW明けの日程に開催を決めました。

本記事では、オンライン歓迎会の実施について下記の流れでご紹介させていただきます。

1.開催前の準備

2.開催時の工夫

3.開催の様子

1.開催前の準備

楽しい歓迎会になるようにと考えた、開催前の準備を3つ紹介します。

①歓迎会支援セットの送付

総務担当の直筆メッセージと共に新入社員のみなさんへ歓迎会支援グッズをお送りしました！

中身は・・・

・メッセージカード

・ご希望のドリンク

・おつまみ

・ステッカー、クレドカード

・TORETA Tシャツ

②歓迎会用バーチャル背景を作成

今週歓迎会ありますが、歓迎会用の背景とかあると良いなと思いました。
こんな中ほぼ誰にも会わずに入社しているので　歓迎感あるといいかなーと

歓迎会数日前に参加予定の社員からこんなご提案をもらい、オンライン歓迎会用の背景画像を作成しました！

入社後はまだ出社できていないため、オフィスの雰囲気を感じつつ、歓迎ムードを感じられるデザインにしました！

参加者ひとりひとりが、新入社員のみなさんを考えて企画を盛り上げてくれたことが企画担当としてはとてもうれしかったです。気軽に歓迎ムードを作れるアイテムなので、おすすめです！

③新入社員向け事前アンケートの実施

有意義な会にするため、事前に歓迎会に関するアンケートを行いました！

・どの部署の社員と話したいですか？

　→できるだけ希望の部署の社員と話ができるように運営時に配慮するため。

・どんな話をききたいですか？

　→新入社員のみなさんがどんな話を聞きたいか参加する既存社員へ共有するため。

・ご希望のお酒を教えてください

　→歓迎会支援セットのドリンクを希望に合わせるため。

2.開催時の工夫

開催時にもスムーズかつ有意義な時間にするために3つの工夫をしました。

①懇親会開催の流れ

懇親会は上記の流れで行いました。それぞれのご家庭の都合があるため、オンライン懇親会は1時間の集中開催、その後は自由参加の2次会へどうぞ！という流れです。

②懇親タイムの部屋割

今回は全部で21名が参加しました。大人数だと発言がしにくい可能性があるため、A〜Dの懇親会ルームを作成し、5〜6人の少人数に。また、アンケート時にヒアリングした話したい部署の社員とマッチできるように部屋割の調整をしました。最初は固定ですが、移動は自由にできるようにしました。

③Slackチャンネルの作成

＃z-入社オンライン歓迎会というSlackチャンネルを作成し、それぞれの部屋での会話共有や、気軽に情報共有ができる場を作りました。

3.開催の様子

それでは、実際の開催をご覧ください！

開会(自己紹介、乾杯のご挨拶)

まずは代表の中村から開催のご挨拶と乾杯が行われました。

新入社員のみなさんからの自己紹介タイムは名前、配属部署、趣味をお話してもらいました！

なんと特技の腹話術を披露してくれる方も！

個性豊かな自己紹介タイムのおかげでみなさんの表情も和やかです。

各部屋で懇親タイムスタート

5~6人の部屋に分かれて、懇親タイムスタートです。各部屋での進行は運営チームの組織開発部のメンバーがサポートしつつ行われます。

そしてSlackではこんな感じで、各部屋の様子が実況中継されていました！

閉会(閉会のご挨拶)

あっという間に懇親タイムは終了してしまい、全員が改めて、再集合し閉会のご挨拶へ。

なにやらみなさん話し足りない様子です。ひとまずおつかれさまでした〜！

2次会

そして、二次会へ。なんと全員参加！

「歓迎会セットうれしかった！」「腹話術また見たい！」「おすすめの○○店を知りたい！」など、

ここから数時間話は止まらず、23時頃まで盛り上がりました！

さいごに

開催後にアンケートを実施しましたが懇親会の満足度は100％という結果でした！初めてのオンライン歓迎会でしたが新入社員はもちろん、参加社員全員が楽しんでくれたようです。

また、準備段階や開催時に参加者ひとりひとりが、新入社員のみなさんを考えて企画を盛り上げてくれて、企画担当としてはとてもうれしかったです。改めて素敵なメンバーに恵まれていると思いました。

トレタではリモート勤務がこれからも続く予定ですが、このような交流の機会をまた作れたらと思っています。