秘書経験者必見！リモートワークで広がる新たなキャリアパス

「長年培ってきた秘書スキルを、もっと柔軟な働き方で活かせないだろうか？」「通勤時間に縛られず、プロフェッショナルとして輝ける場所を探している」

そんな想いを抱える秘書経験者の皆様へ。リモートワークという働き方が広がる今、あなたの経験とスキルは、新たなキャリアを切り開く大きな可能性を秘めています。

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」では、多くの秘書経験者がその専門性を活かし、フルリモートでありながら企業の重要な一員として活躍しています。この記事では、株式会社ニットが運営するHELP YOUを舞台に、秘書経験者がリモートワークでどのように輝き、キャリアを築いていけるのか、その魅力と具体的なステップをご紹介します。

【ストーリー】秘書の経験が武器に。HELP YOUで見つけた新しい働き方

HELP YOUの秘書プレミアムサービスで活躍している佐藤さんは、大手企業で10年以上役員秘書としてキャリアを積んできました。スケジュール管理、出張手配、資料作成、来客対応など、多岐にわたる業務をこなし、役員がスムーズに業務に集中できる環境を整えることに大きなやりがいを感じていました。

しかし、結婚・出産を経て、フルタイムでのオフィス勤務と育児の両立に難しさを感じるように。「秘書としての経験やスキルは活かしたい。でも、以前と同じ働き方は難しい…」。そんな葛藤を抱えていた時、出会ったのがHELP YOUでした。

「フルリモートで、秘書の経験が活かせる仕事があるなんて」。最初は半信半疑でしたが、HELP YOUの「オンライン秘書」として働くことを決意。担当したのは、急成長中のITベンチャー企業の社長秘書業務でした。

対面でのコミュニケーションが中心だった前職とは違い、チャットやオンライン会議ツールを駆使するリモートワーク。最初は戸惑いもありましたが、佐藤さんは持ち前の「先を読む力」を発揮します。社長の言葉の端々から意図を汲み取り、求められる前に必要な情報や資料を準備。煩雑になりがちな複数関係者のスケジュール調整も、オンラインツールを導入して効率化しました。

「佐藤さんにお願いしてから、本当に助かっているよ」。社長からの感謝の言葉は何よりの励みになりました。対面でなくとも、これまでの経験で培った「気配り」や「業務整理能力」は、リモート環境でも十分に通用し、むしろ、より本質的なサポートが求められることを実感したのです。

佐藤さんは今、HELP YOUで複数のクライアントを担当しながら、オンライン秘書の育成にも携わっています。「場所に縛られず、プロとして貢献できる。HELP YOUは、私に新しいキャリアの扉を開いてくれました」と笑顔で語ります。

オンライン秘書の仕事内容と求められるスキル

――HELP YOUで活躍されているオンライン秘書の方々は、具体的にどのようなお仕事をされているのでしょうか？ オフィスでの秘書業務とは違う点もあるのでしょうか？

佐藤さん： はい、HELP YOUのオンライン秘書は、基本的には従来のオフィスでの秘書業務の多くをリモート環境で行っています。もちろん、物理的な対応（例えば、直接の来客対応や郵便物の受け取りなど）はできませんが、それ以外のコアな部分はオンラインで十分にカバー可能です。クライアントの業種やご要望によって様々ですが、主な業務内容としては、以下のようなものが挙げられますね。

• スケジュール管理・調整: 役員やチームメンバーの予定管理、会議設定、複数関係者との複雑な日程調整など、正確かつスピーディーに行います。
• メール・コミュニケーション対応: クライアントに代わってメールを確認し、優先順位をつけて対応したり、定型的な問い合わせに返信したりします。
• 資料作成サポート: プレゼンテーション資料のたたき台作成やブラッシュアップ、会議で使用する資料の準備、議事録の作成・清書など、ビジネス文書作成スキルが活かせます。
• リサーチ業務: 会食に適したお店のリサーチと予約代行、出張時の交通機関や宿泊先の手配、競合調査や情報収集など、多岐にわたるリサーチをサポートします。
• 経費精算サポート: 領収書のデータ入力や整理、経費精算システムの申請代行など、細かい事務作業も得意分野です。
• タスク管理・リマインド: クライアントご自身のタスクやチーム全体のToDoリストを管理し、適切なタイミングでリマインドを行います。
• その他: 最近では、ウェビナーなどのオンラインイベント運営サポートや、簡単なWebサイトの更新作業など、ITスキルを活かしたご依頼も増えています。

――本当に多岐にわたる業務をリモートでこなされているのですね。これらの業務をスムーズに進めるためには、どのようなスキルが必要になってくるのでしょうか？

佐藤さん： おっしゃる通り、オンラインという環境でこれらの業務を高いレベルで遂行するためには、従来の秘書として培ってこられたスキルに加えて、リモートワークならではのスキルも非常に重要になってきます。具体的には、次のようなスキルが求められますね。

【必須となるスキル】

1. 高度な秘書スキル: スケジュール管理能力、ビジネスマナー、正確な事務処理能力、守秘義務の遵守
2. コミュニケーション能力: 的確な報告・連絡・相談、相手の意図を汲み取る読解力、簡潔で分かりやすい文章作成能力（特にチャットなどテキスト中心のため）
3. ITリテラシー: ビジネスチャットツール（Slack, Chatworkなど）、Web会議システム（Zoom, Google Meetなど）、Officeソフト（Word, Excel, PowerPoint）、クラウドストレージ（Google Drive, Dropboxなど）をスムーズに使いこなすスキル
4. 自己管理能力: 時間管理能力、自律性、計画性、主体的に業務を進める力
5. ホスピタリティと先回り力: 相手の状況を察し、求められる前に動ける気配り、+αの提案力

特にHELP YOUの「秘書プレミアム」のようなハイレベルなサービスでは、「言われたことを正確にこなす」だけでなく、クライアントの右腕として、課題解決にまで踏み込む提案力や業務改善能力が期待されます。

HELP YOUで働くことが秘書経験者にとってキャリアパスに繋がる理由

HELP YOUでオンライン秘書として働くことは、単にリモートワークを実現するだけでなく、秘書経験者にとって以下のようなキャリアパスの可能性を広げます。

1. 多様な業界・クライアントへの貢献: 特定の企業に縛られず、様々な業界のクライアントを担当することで、幅広い知識や経験を得られます。自身の適性や興味に合った分野を見つけ、専門性を深めることも可能です。
2. 専門スキルの深化・拡大: 秘書業務を軸に、クライアントのニーズに応じて、人事・採用アシスタント、広報サポート、経理補助など、隣接領域のスキルを習得・実践するチャンスがあります。（ポジション、案件によります）
3. マネジメントや育成への道: 経験を積み、実績を上げることで、佐藤さんのように新人オンライン秘書のメンターやチームリーダー、サービス運営・管理といったポジションへステップアップする道も開かれています。
4. プロフェッショナルとしての市場価値向上: リモート環境で高いパフォーマンスを発揮できるオンライン秘書は、今後ますます需要が高まります。HELP YOUでの実績は、フリーランスとして独立したり、他の企業でリモートポジションを得たりする際にも、強力な武器となります。
5. 柔軟な働き方の実現: 自身のライフステージに合わせて稼働時間を調整しやすく、仕事とプライベートの両立を図りながら、プロフェッショナルとしてキャリアを継続できます。

秘書経験者がリモートワークへ移行する際のポイント

これまでの経験を活かしてスムーズにリモートワークへ移行するためには、以下の点を意識すると良いでしょう。

1. ITスキルの棚卸しと向上: 現在のITスキルレベルを確認し、不足している部分があれば積極的に学習しましょう。特にビジネスチャットやWeb会議ツールのスムーズな活用は必須です。
2. リモートワーク環境の整備: 集中して業務に取り組める、静かで通信環境の安定したワークスペースを自宅に確保しましょう。セキュリティ対策も重要です。
3. 能動的なコミュニケーション意識: 対面と違い、表情や声色から読み取れる情報が少なくなります。「報連相」をより丁寧に行い、テキストコミュニケーションでも意図が正確に伝わるよう工夫しましょう。疑問点は早めに確認する姿勢が大切です。
4. 自己管理能力のアピール: 履歴書や面接では、これまでの経験の中で、どのように主体的に業務を進め、タスク管理や時間管理を行ってきたかを具体的に伝えましょう。
5. 「見えない信頼」の構築: リモートでは、成果物や日々のコミュニケーションを通じて信頼を築く必要があります。依頼された業務は期待以上の品質で、納期を守って提出することを徹底しましょう。細やかな気配りや+αの提案が信頼に繋がります。

まとめ

秘書として培ってきた経験、スキル、そしてホスピタリティは、リモートワークという新しい働き方においても、非常に価値の高いものです。株式会社ニットが運営するHELP YOUは、そんな秘書経験者の皆様が、場所に縛られず、プロフェッショナルとしてさらに輝けるステージを提供しています。

HELP YOUのオンライン秘書は、単なる作業代行ではありません。クライアントに深く寄り添い、ビジネスの成功をサポートする真のパートナーです。「これまでの経験を活かして、新しい働き方に挑戦したい」「リモートでも、プロとして誇りを持てる仕事がしたい」。そうお考えの秘書経験者の皆様、ぜひHELP YOUで、あなたの新たなキャリアパスを切り開いてみませんか？

ご興味のある方は、ぜひHELP YOUの採用情報をご覧ください。あなたの挑戦をお待ちしています。