【続編】働き方はどう変わった？コーポレート編

スペースキーの小野（@tsugumi_o_camp）です。2020年の緊急事態宣言発令から1年が経ちました。スペースキーではその当時、リモート対応を余儀なくされましたが、それから1年経って働き方はどのように変化したのか。試行錯誤しながら至った現在の姿をお伝えします。

前回の様子はこちら

各種オンラインツールの導入推進

コーポレートグループでは経理、総務、人事、採用などを主に扱っており、紙による契約や申請がまだ多く残っていました。ここをオンラインツールの導入により、極力紙での対応を減らす対応を実施しました。実際に下記の改変を行いました。

■経費精算
→領収書や請求書をデータで申請・管理できるようにシステムを導入。
■契約書関連
→クラウドサインを導入し、押印や郵送のコストを削減。
■押印関連
→これまで都度対応だったものを、曜日固定でルール化。

これらにより手間が簡素化されるだけでなく、よりスピーディーな対応ができるようになったため、作業効率の面でも大きな効果があったと捉えています。

フレックスタイム制を一部導入

リモートよる在宅勤務や時差出勤などで密にならない働き方を進めてきましたが、これまでの定時勤務（9：30～18：30）と実態のズレが顕著になってきたため、また、育児や介護など各家庭ごとのライフスタイルに合わせてより柔軟な働き方を実現するため、フレックスタイム制を一部導入しました。

業務役割により、これまで通り定時勤務を続ける部署も引き続きありますが、より柔軟に対応できる制度を目指していきます。

採用は全行程でオンライン対応へ

採用はフローはそのままに、全行程でオンライン面談（面接）へ変更しました。オンライン選考に変えたことで生じたメリデメは下記になります。

メリット：時間を確保しやすい。時間を有効に使える。
デメリット：雰囲気をつかみにくい。

課題を解消するため、候補者さんには面談で伝えきれない部分を、noteによる記事で補足してもらえるようにしました。また、選考終了ごとにスペースキーへの理解度を確認するアンケートを実施。いただいた質問に対して個別具体的に返答をし、なるべく不安を払拭していただけるようにコミュニケーションに時間をかけるようにしました。場合によっては、チームとのオンラインランチを企画するなど、メンバーの雰囲気をみてもらうための場も設定しました。

また、入社後も基本はオンライン対応へ変更。初日の入社オリエンテーションからリモートで参加していただけるよう、事前にPCを郵送したり、オリエン担当への共有など関係各所と連携しながらオペレーションのアップデートを行っています。今後入社する方も、基本はリモートでのスタートとなりますが、不安をなるべく払拭できるように対応いたしますので、どうぞ安心して入社してくださいね！

取材はオンライン取材へ

これまでのように対面取材はしにくい状況でしたが、noteでの情報発信はこれまで以上にしていく必要があったため、取材も必然的にオンラインに。記事内に挿入する写真が唯一の懸念でしたが、やってみると何とかなったというのが正直な感想です。最近では、オンライン取材を撮影するという方法なども実践するなど、まだテストしながら挑んでいるところです。

▼オンライン取材した最近の記事はこちら

コミュニケーションへの課題

リモートになったことで一番の課題となったのがコミュニケーション。コーポレートグループではmtgの回数を増やすことはなく、基本は毎週1回の定例mtgでした。ただ、内容にはこだわり、情報の共有だけに留まらず個人のアウトプットを通じて理解の促進につなげる場としました。それが勉強会です。業務以外での個人の考えをアウトプットすることで、「人となり」の理解を深めることにつながりました。勉強会は今も継続しています。

また、2020年下半期から独自で進めていた「心理的安全性」への理解も功を奏したように感じています。つまりは、率直なコミュニケーションをはかりしなやかで強い組織を目指す。オンラインがメインとなり雑談が減る中であっても、コーポレートグループではお互いの理解を進め率直なコミュニケーションが図れたため、コミュニケーションでの不具合は全く問題ありません！

実際のところ、どうですか？

請求業務の都合に合わせて、月に5日ほど出社しています。リモート勤務になったことだけでなく、フレックスタイム制を導入したのが個人的には大きいですね。通勤時間がフリーになりライフスタイルに合わせて勤務時間をスライドできるので、通院などしやすくなりました。
個人の働き方の自由度が上がったため、連絡や相談にはバッファをもって対応するようにしています。チャットでのコミュニケーションも特に不具合を感じることは少なく、都合に合わせて対応できるので、効率よく仕事ができるようになったのは嬉しいですね。（経理）

ほとんどの業務がリモートで完結できるため、出社の頻度は2カ月に1回程度です。主な業務はリサーチや集計、マーケティング。リモートになっても業務スタイルを変える必要はなかったため、「これまでも出社する必要なかったかも……。」と思いました（笑）。
リモート業務になって気をつけていることは、みんなのカレンダーをこまめにチェックすること。フレックス制も導入され個々の始業や終業時間が違うので、なるべく就業時間内に連絡することを心掛けています。（採用マーケティング）

スペースキーの働き方、イメージしていただけたでしょうか？他部署の働き方についてもレポートしていきますので、どうぞお楽しみに！