リモートワークを円滑に！サイトエンジンが導入して良かったツール

サイトエンジンは2020年の5月くらいから本格的にリモートワークを始めました。そろそろコロナも落ち着きそうなので東京オフィスを探そうとしていますが、全員が毎日出社する状態には戻さず、今後はリモートと出社を組み合わせた働き方を模索していきたいと考えています。

サイトエンジンは、長く続くリモートワークという働き方をより効率化するために日々試行錯誤しています。この記事では、実際にサイトエンジンが利用している「導入して良かったツール」をご紹介します。

効率的な社内コミュニケーションツール

リモートワーク下で業務を円滑に進めていくためには、社内でのコミュニケーションを効率的に行う必要があります。サイトエンジンでは、日常業務の連絡手段としてChatworkを利用し、効率的なコミュニケーションを心がけています。グループチャットで情報を共有・保管できる点や、やりとりの履歴を探せる点がとても便利です。

質問する側は文章に起こすことで整理してから聞くことができますし、答える側も端的な回答を心がけます。過去に同じような質問を誰かがしていないか、質問する前に履歴から探すことができます。業務の効率化、時間短縮につながっています。

また、出社時に全員がDiscordをオンラインにしているので、急ぎの連絡やほんの少し話がしたい時はDiscordで話しかけることができます。部署ごとの部屋や休憩部屋、会議部屋などに自由に移動ができ、実際に職場にいるような感覚で気軽にコミュニケーションがとれます。

その他、大勢が集まる全社共有会や具体的な図やデータを画面共有する会議ではZoomを積極的に利用しています。

■Chatwork（チャットワーク）

■Discord（ディスコード）

■Zoom（ズーム）

お客様との社外コミュニケーションツール

会社宛ての入電には電話代行サービスのBUSINESS　ASSISTを利用しています。入電があると即時にChatworkにて報告をもらえるので、社内で情報共有し、すぐに対応できます。コミュニケーションを密にとるお取引先様、お客様についてはChatworkをご案内し、社内社外問わず広く活用しています。その他、IP電話サービスのDialpadを導入して、従業員に業務用の電話番号を付与し、より円滑なコミュニケーションを行えるよう環境を整えています。新しい従業員が入る度に端末を購入するといったコストや作業負担がなく、後から電話代金を一括で管理・支払いができる点が魅力です。

■BUSINESS　ASSIST（ビジネスアシスト）

■Dialpad（ダイヤルパッド）

サイトエンジンのSFA・CRMツール

営業管理ツールとしてはHubspotを導入しています。Dialpadと連携し、ツールを掛け合わせることにより具体的な進捗管理ができるようにしています。

■Hubspot(ハブスポット)：営業支援、顧客関係管理

業務をクリアにする成長に役立つ管理ツール

リモートワーク下において従業員それぞれの進捗具合を知りたい、個人やチーム単位で管理するツールがないかお探しの企業も多いのではないでしょうか。サイトエンジンでは、工数管理、タスク管理ツールを導入することで管理体制を整えています。個人やチーム単位で業務ごとの作業時間を把握し、日々効率化できているかを確認していくことができます。

■toggl(トグル)：工数管理

■Jira(ジラ)：タスク管理

社内のナレッジ管理ツール

社内のノウハウやナレッジを共有したり、蓄積したりしていく便利なツールとしてConfluenceを活用しています。いわゆるマニュアルやテンプレートを作成して保存し、誰でもいつでも見られるようにしておく情報を活性化させるツールです。各ツールの使い方や、会議の資料や議事録など、どんどん書き溜め、またアップデートしていくことができます。

また、入社時のオンボーディングとしても非常に役立っています。総務関連、経理関連の申請なども必要な時に自分のタイミングで情報を取得することができます。全社的な業務の効率化に役立つツールです。権限管理をして部門や役職ごとに見られるページを限定できるところも便利です。

■Confluence(コンフルエンス)：ドキュメント管理