在宅勤務のコミュニケーション　円滑かつ効率的に仕事を進める方法

今回はサイトエンジンの文化について何か伝えたいと思い筆を執りました。サイトエンジンの先進的な取り組みは多々ありますが、その一つをあげればコロナ前から在宅勤務の環境が整っていたことです。そのためスタッフは全国にとどまらず、海外在住のスタッフもいました。在宅勤務で一番難しいのは、社員のコミュニケーションです。コミュニケーションが円滑でなければ、仕事も効率的に進められませんから、最低限でもオフィス勤務と同等、それ以上のパフォーマンスを上げるにはどうしたらよいか、いろいろと工夫してきました。

前提はどこで働いても同じアウトプットを出せること

まずサイトエンジンでは「どこで働いても同じアウトプットを出す」ことを在宅勤務の大前提としています。2020年3月まではオフィス勤務と在宅勤務を選択できるようになっていました。同じアウトプットを出せるのであれば、働く場所は問わない、それがサイトエンジンの考え方です。裏を返せば、在宅だから○○ができなかったという言い訳が一切認められません。

基本はチャットワーク

出退勤時のメッセージ送信はもちろんのこと、仕事のやりとりは基本的にすべてチャットワークで行います。プロジェクトごとにグループチャットを作成しているので、グループチャットの数は膨大です。テキストですべて記録が残るので、記録をたどれば担当者以外でもフォローできるのもメリットです。

テキストベースの仕事では、簡潔にまとめて要点を伝える技術は非常に大切です。読み手によって解釈が異なる書き方をしてしまうと、意図したものと違うアウトプットが出てしまい、後からそのリカバリーで苦労することになります。とはいえ、初日からできる人は少数ですので、やはりこの仕事の進め方には、慣れと経験が必要ですね。こうやって伝えたら誤解を招いてしまった、うまくいかなかった、という日々の失敗を経て次第に円滑に仕事を回せるようになります。また効率よく仕事を進めるために、やり取りの回数を減らす聞き方、答え方を意識すること、相手の手間を減らすために、質問したい社内システムのURLを貼るなどの配慮や工夫も必要です。

サイトエンジンではお客様がご希望であれば、お客様との連絡手段もチャットワークにしています。チャットワークだとお客様からの回答やフィードバックのスピードもアップするので、結果的に発注から納品までの期間が短縮化される傾向にあります。

Zoomでのオンライン会議や打ち合わせ

便利なチャットワークですが、テキストベースだとどうしてもニュアンスが伝わりにくかったり、話した方が早かったりすることも多々あります。そんなときは積極的にスタッフ同士がZoomでつないでコミュニケーションをとっています。サイトエンジンではZoomでつなぐときは顔を出すというのが基本です。在宅勤務で四六時中顔を合わせる環境ではないからこそ、顔を合わせて話すことの重要性も理解しているからです。余談ですが、コロナ禍でマスクを外した新入社員の顔がわからなかったなんてことも増えているようですが、サイトエンジンではそれはありません(笑)

また定期的にも会議を行っています。月曜の始業時には全員で朝礼を行うほか、毎朝業務開始前にチームごとにZoomでつなぎ、その日のタスクを確認しています。コロナになってからはお客様との会議もほとんどがオンラインになりました。

月に1回はリアル会議

毎月一週目の金曜日には出社しての全社会議を行っています。遠方のスタッフはオンラインでの参加になりますが、通えるスタッフは参加します。実際に会うことのよさは、仕事以外の雑談や用件以外の話題にも気軽に触れられることだと思います。頻繁にZoomで顔を合わせてはいるものの、オンラインだと自由な情報交換が不足しがちです。実際会ってコミュニケーションすることで、より親近感がわき、仲間としての意識も高まります。

在宅勤務での注意点

在宅勤務にはメリットも多くありますが、注意点や課題もあります。上記の通り、オンライン会議やリアル会議を取り入れてはいますが、新たな課題が出るたびに試行錯誤しながら対策しています。ディレクターチームのリーダーとして最近よく思うのは、在宅勤務だからこそヘルプが必要なときはそのサインをなるべく早くだしてほしいということです。 オフィスで机を並べて仕事していれば、「なんか元気ないな」「プロジェクトでトラブルが起きて困っているのかな」など様子で察することができます。ですが在宅勤務だと本人から発信してもらえない限り、なかなか気づきにくいのは否めません。困ったら一人で抱えない、他の人がフォローできるうちに早めにヘルプを出すことが重要です。 また、テキストベースのコミュニケーションが大半を占めるからこそ、相手に配慮した書き方も気をつけたいところです。口頭で言われたら気にも留まらないことが、テキストだと冷たく感じたり、指摘を必要以上に深刻に受け止めたりして、それがストレスになってしまうこともあります。テレワークでメンタル不調の人が増加しているというニュースもありますが、やはりテキスト中心のコミュニケーションの難しさが影響していると思います。社員が円滑なコミュニケーションで仕事の効率を高め、それぞれの能力を発揮しながら長く活躍してもらえるよう、社内環境を整えていきたいと思います。