社内で取り組んでいる効率的なミーティングの進め方とは？

サイトエンジンでは、週に一回業務の進捗を共有し合うミーティングを実施しています。ミーティングをする中で、より生産性の高い時間を過ごすために様々な工夫を凝らしています。今回は、そういった工夫点や特徴についてまとめようと思います。

現在リモートワークを採用している企業が増えており、コミュニケーションには今まで以上に気を遣わなければいけなくなりました。リモート環境下でのミーティングに、困惑している方も多いのではないでしょうか。そんな方々に向けてサイトエンジンのノウハウをシェアさせて頂き、何か役に立ててもらえれば幸いです。

ミーティングを実施する意図

ミーティングをどのような理由で実施していますか？
サイトエンジンでは、ミーティングを学びの場としています。今まで理解できていなかった部分や滞っていた点に関してミーティングをした後に解消できていることが多いです。ただの報告会にならないことを重視して遂行しています。

また、ミーティングは全員が参加できる日を指定しており、部署間の交流を増やす役割も担っています。ミーティングを通じて、その人のパーソナライズや価値観について理解が深まるので、快適なコミュニケーションに繋がります。このように、ミーティングをすることは大きなメリットが存在するのです。

サイトエンジンが行っているミーティングの工夫点

文字だけで理解できる資料作成

資料は報告するためではなく、見ただけで誰もが理解できるものにしなければなりません。もし、文字ベースで書いていることが伝わりにくいのであれば、図や表などを駆使し理解しやすい資料作成を心掛けています。サイトエンジンでは、Confluenceという社内wikiを使用し、資料を格納しています。ミーティングに参加していない人でも資料を見ることができるため、見ただけで理解できる資料作りが求められているのです。

ただ、お客様向けの資料ではないので、細部のデザインや配置調整などは不要としています。あくまでも、わかりやすく伝えることに重点を置いているので、文字だけの資料でも問題ないのです。ミーティング資料作成に時間をかけ過ぎないように注意が必要です。

他部署からのフィードバック

ミーティングは、他部署の人も参加することが多いです。他部署の人に自らの情報を伝えることで、専門的でわかりづらい知識や情報を相手に伝える能力が身に付きます。私は、日々伝える難しさを実感しています。相手に伝えるには、まずは自分が一番の理解者にならなければいけないのです。相手に伝えるということを念頭に置くと必然的にインプット量が増え、知識の幅が広がっていくのを実感しています。

そして、最後に必ずと言ってもいいほど他部署からのフィードバックがあります。このフィードバックが思考を凝らすきっかけとなり、次のアクションにつながることが多いです。他部署からフィードバックを貰うと、客観的に行動を判断することできるので非常に役立っています。

会議資料は予め目を通しておきディスカッションをする

サイトエンジンでは、会議資料をミーティング前に目を通しておくことをルールとしています。例えば、1時間のミーティングで資料を読み込むのに30分使ってしまうと、貴重な意見交流の時間が30分ほどになってしまいます。ミーティングを学びの場とするには、意見交流の時間を増やす必要がある為、会議資料の事前確認をルールにしているのです。

また、事前に資料を確認しておくことで、質問や意見が整理されます。自分の伝えたいことを予めまとめておくことで、生産性の高い交流を行うことができるのです。

積極的な質問・意見・提案を促す

サイトエンジンは、主体的な発言が評価される環境です。思ったことがあれば発言をし、相手に意見や感想を伝えることを大切にしています。また、自分ができるかわからないことに対しても、もっとこうすればうまくいくというような提案が受け入れられます。そういった活発な意見交流が成長を促してくれるのです。

積極的な発言を心掛けることで、アウトプット量が比較的多くなります。アウトプットをすると、今まで頭に溜め込んでいた知識を脳に定着させることができ、思考が整理されやすくなります。インプットを効率よく定着させていきたい方は、アウトプット意識してみるとよいかと思います。

まとめ

今回はサイトエンジンのミーティングについて紹介させていただきました。
社内では、如何に効率的なミーティンを行えるか考えています。ミーティングは学びの場として提供されており、社員が成長する機会となっています。ミーティングを通してどのような学びを得られるのかを話し合って、再設計してみるのも一つの施策として挙げられます。世の中でリモートワークという働き方が多くなってきているからこそ、生産的に会議を行う必要がありますね。