SharePoint活用ガイド：これだけは押さえたい重要ポイント

1. はじめに
こんにちは、エス・エー・エス株式会社の蛭田です。

師走になり、寒さも一段と増してきました。
毎年のことながら、12月になると一気に世間が年末を迎える雰囲気になります。今年はラジオを聴くことを趣味にしており、これまではネットから情報を得ることが多かった私ですが、ラジオを通して世の中を知ることで季節の移ろいなども感じられ、とても新鮮です。そのおかげか、いつもより世間と足並みそろえて年末を迎えている気がしています。

さて、当社では最近マイクロソフト製品利用の流れが急速に広がっており、特にSharePointは社内ファイルへのアクセスに欠かせない存在になりました。
ただ、「便利なようで、どこか使いづらい」と感じる場面も少なくないと思いませんか。
また、活用例を調べてみても、具体な操作方法がわからないか、すでに廃止している機能を使っていることもありませんか。

そこで、本記事では、2024年12月現在の、SharePointに関する活用のためのヒントや具体例を、皆さまの業務に寄り添う形でご紹介していきます。

2.SharePointの基本的な機能と魅力
とはいえあのマイクロソフトのSharePoint。だいたいどこかで聞いたことがある機能がだいたい入っていますが、似て非なる機能なので、思った挙動とは異なるところもあるあるです。

では早速基本的な機能を見ていきましょう。
今回はテストユーザとして、私のアカウントと、私のテスト用アカウントhirutatesutoyongを使っています。

■共同作業機能
複数人で同時にファイルの編集が可能です。なんとなくExcelアプリで開くことに恐れを抱いていませんか？Excelアプリで開いても共同編集が可能です（ほかの人が開いていても編集することができます）。明日からは、SharePointでExcelアプリを開いて、いつものExcelのように使っていきましょう。

操作方法は、以下の通りです。

■バージョン管理
変更箇所を確認することが可能です。意図しない変更や誰かが変更した内容を確認したい時に便利な機能です。また、誤って削除してしまったときに、戻すことも可能です。ヒューマンエラーは起こるものですが、リカバリーが効くのは助かります。

変更箇所を確認するのは、「変更箇所の表示」から。

「変更箇所の表示」の隣の「バージョン履歴」を押下すると以下のような画面に遷移できます。復元も可能です。

※画像は６行目のNo.5を追加する前の状態。

■ファイルの検索機能
自分が見れるところならファイルの中まで検索してくれます。ファイル名がちょっとわかりにくくても、何をファイルの中に書いていたかを覚えていれば検索できるのはとても便利です。

基本機能、もし使ったことが無ければ、使い道を積極的に探して使ってみてください。

3. SharePointの活用をさらに深めるために
単なるファイルサーバとしての使い道だけではなく、処理を組み込むこともできます。簡単なアクションであれば、SharePointだけで完結するという便利さがあります。

■通知機能
○○さんに更新をお願いしたけど、やってくれたかな、相手の進捗を知りたい時、毎回ファイルの日付を見に行っていませんか？
更新時に連絡が来る設定ができます。逆に特定のファイルが変更されたら知りたい場合も有効です。

「通知」から、

通知先を自分に設定し、配信方法を電子メール、アイテム（ファイル）に変更があったときに連絡が来る設定にしたら、「OK」を押下します。

実際に、テスト用アカウントで変更をしたら、以下の通り通知が来ました。

あて先や頻度等の通知設定を変えることも可能です。
例えば、以下の要望も通知で実現ができます。
　・このフォルダにファイルを置いたときに、関係者に連絡してほしい
　・ファイルが削除されたときに、関係者に連絡してほしい

通知の管理はここから可能です。通知を整理したい時には「個人用通知の管理」から確認してください。

■もっと自動化させたい…Power Automate活用例

例えば、以下のような処理を組むことが可能です。
　・回覧用のフォルダがあり、全員が見たことを確認するのが大変
　　→特定のフォルダにファイルを配置したときに、指定のメンバーに通知。全員確認したら、自動的にファイル名に「閲覧済み」をつける
　・提出物を集めて取りまとめているが、毎回やるのが大変
　　→特定のフォルダに、指定数のファイルが格納されたら（もしくは指定の期日が来たら）、全ファイルのシートを一つのファイルにまとめる（その後、特定のあて先に処理結果をメールで送ることも可能）
　・チームタスクをエクセルで管理しているが、タスクの進捗が更新されないことがある
　　→特定の期間更新されなかったら特定のメンバーに通知する

 

自分でワークフローを作ってみたい場合は、過去にPower Automateを岩武さんが紹介してくれていますので、リンクを貼付します。ぜひご参考にして下さい。

 

4. まとめ
いかがでしたでしょうか。SharePointをファイルサーバ以上の使い方をすることで、業務に必要な情報が"ながら聞き"のラジオのように届き、業務の進行もサポートしてくれます。情報を取りに行く手間を減らせる側面は、まさにSharePointの魅力といえますが、ツールに頼りすぎず、チーム内での対面コミュニケーションや声がけなどの協力がより一層重要であることも忘れないようにしたいですね。