はじめてみよう Power Automate 入門

こんにちは。

エス・エー・エス株式会社　DXサービス部の岩武です。

久しぶりの執筆となりますが、前回の投稿がなんと・・・1年半前・・・
時間が経つのは早いですね。

前回投稿した記事はこちら↓

私事ですが、この1年半で子供が生まれたり現場が変わったりと、生活環境がガラッと変わった1年でした。特に子供が生まれてからはバタバタの連続で大変なこともありますが、すごく新鮮な体験で楽しんでいます。
突然ですが、子供が生まれてから18年間の間で一緒に入れる時間ってどのぐらいか知っていますでしょうか？

母親：約7年6ヶ月
父親：約3年4ヶ月

以前、NHKのバラエティー番組『チコちゃんに叱られる！』で紹介されたもので、父親は母親の半分の約3年4ヶ月しかないそうです。中学や高校の3年間を思い返すと、あっという間だったのではないでしょうか？
これを知ってから、効率化できるものは実施し、なるべく子供との時間を作ることを優先するようになりました。

​仕事も同じで、『時間をかけたいタスク』と『時間をかけたくないタスク』があり、限られた業務時間の中でいかに効率よく『時間をかけたくないタスク』を処理していくかが大切になります。
そこで活躍するのが、今回紹介する『Power Automate』です。

Power Automate って何？

今やクラウドツールを導入している企業は6割を超えているといわれています。
皆さんの会社でも、マイクロソフト社の「Microsoft 365」（旧Office 365）やGoogle社の「G Suite」など利用されているのではないでしょうか。
今回の『Power Automate』は、マイクロソフト社の「Microsoft 365」で提供しているツールで、普段の仕事を自動化できます。例えば、毎朝のメールチェックやデータの整理、定期的なレポートの作成など、ちょっと面倒な作業をサクッと片付けてくれるんです。

なんでPower Automateを使うの？

Power Automateを使うと、時間を節約や、ミスの軽減（ヒューマンエラー）など、毎日や定期的に実施していた作業がすごく楽になります。また、一度フローを作ってしまえば、あとは自動で処理してくれるので、とても便利です。
難しそうと思われる方もいるかもしれませんが、コードなどの記載は必要なく画面上でポチポチ押すだけでフローが完成します。

では、Power Automateの基本的な使い方を見てみましょう！

Power Automateの基本

フローって何？

Power Automateでは、自動化の流れを「フロー」と呼びます。
フローには、以下の2つのパーツがあります。

• トリガー: フローを始める合図です。例えば「新しいメールが来たとき」や「毎朝9時に」など、フローが動き出すタイミングを決めます。
• アクション: トリガーが発生した後に行う作業です。メールを送信したり、ファイルの保存など、色々と設定できます。

トリガーの例

• 新しいメールが届いたとき: メールが来るたびに何かのアクションを実行できます。
• ファイルがアップロードされたとき: 例えば、特定のフォルダにファイルが追加されたときに動き出すフローを作れます。
• スケジュール: 毎日、毎週、毎月といった定期的なタイミングでフローを実行することも可能です。

アクションの例

• メールの自動返信: たとえば、営業時間外にメールが来たときに、自動で「現在営業時間外です。次の営業日に返信いたします。」といったメッセージを送ることができます。
• ファイルの整理: 新しいレポートが特定のフォルダに保存されたら、それを別のフォルダに自動的に移動させることも可能です。
• 通知の送信: 重要なメールやイベントが発生したときに、スマホやTeamsに通知を送ることができます。

簡単なフローを作ってみよう

では、簡単な例ではありますが1つフローを作成してみたいと思います。

新しいメールが来たら通知するフロー

現場に出ている人やメール受信料が多い人など、重要なメールの受信を見落としていたりしませんか。
今回のフローを作成することで、新しいメール（特定のメール）が届いたらスマホに通知が来るようなフローを作成します。

1. Power Automateにログイン
2. • Office 365アカウントでPower Automateにアクセスし、[Create]をクリックし[自動化したクラウドフロー]にて新しいフローを作成します。

2.トリガーを設定

1. • フロー名は任意で問題ないです。また、「Outlook - 新しいメールが到着したとき」をトリガーに設定します。これで、新しいメールが来るたびにフローがスタートします。

1. • トリガー設定後に、そのトリガーの詳細設定を編集することで『特定の人からの受信』や『自分がccに含まれている』などの設定が可能です。

3.アクションを設定

1. • 「新しいステップを」クリックし「Outlook - メールの送信」をアクションに追加し、通知を送りたいメールアドレスを指定します。通知には、メールの件名や送信者を含めると便利です。

4.フローの保存とテスト

1. • フローを保存し、実際にメールを受信して、フローがちゃんと動くか確認します。

まとめ

Power Automateを使えば、毎日の作業をもっと楽に、効率的に処理することができます。
今回紹介した例は自身で1からフローを作るものでしたが、すでに今回の例と似たようなテンプレートが作られており、それに値を入れるだけで作成できる例もあるので、ぜひテンプレートから面白そうなものを探して、自分の仕事でも試してみてください。
また、他のMS365ツールと連携して、色々な組み合わせや複雑なフローの作成などができます。
この機会に挑戦して自身の業務負担を少しでも減らして、残業を減らしましょう！！！