【登壇レポ】BacklogWorld 2024でWeb制作フロー整備プロジェクトについて紹介しました

こんにちは！
クリエイティブチーム統括マネジャーの丸野美咲です。

「Backlog World 2024」の公募セッションを通過し、Backlogを活用した弊社のWeb制作フロー整備プロジェクトについてご紹介する機会をいただきました！

発表すた内容や学んだことをまとめましたので、ぜひご覧ください＾＾

Backlog World 2024とは？
脱属人化！Backlogを活用したWebサイト制作のフロー整備プロジェクトの進め方
フロー整備前の状態
実施した取り組み
取り組み成果…新人教育時間を大幅削減！
Backlog World 2024で学んだこと
チームを楽に、プロジェクトを早く進めるためのBacklog（株式会社サービシンク　名村晋治さん）
「頭のいい人が話す前に考えていること」〜プロジェクトで「信頼」を生む技術〜（安達裕哉さん）
リスクと不確実性に立ち向かう：マネージャーとチームメンバーが知るべき3つの原則（PIVOT株式会社蜂須賀大貴さん）
社外コミュニティで学び社内に活かす共に学ぶプロジェクトの実践（株式会社日本経済新聞社　西馬一郎さん）
とても刺激をいただいたBacklog World 2024

Backlog World 2024とは？

株式会社ヌーラボさんが提供するプロジェクト管理ツール「Backlog」のユーザーコミュニティ「JBUG」が運営する、プロジェクトマネジメントに関するイベントです。

▽特設サイト
https://jbuginfo.backlog.com/backlogworld2024/

パシフィコ横浜ノースの200名以上収容できる会場。
昨年福岡で開催されたときよりも規模が大きくなったそうです…すごいですね…！

脱属人化！Backlogを活用したWebサイト制作のフロー整備プロジェクトの進め方

2年前までは、「いつ、誰が、どのような流れで」Webサイト制作を進めるかが不明確な状態でした。
この状況を打破するために、私たちは「制作フロー標準化プロジェクト」を立ち上げました。

▽登壇資料
https://speakerdeck.com/misakimaruno0219/backlogworld2024-tuo-shu-ren-hua-backlogwohuo-yong-sitawebsaitozhi-zuo-nohurozheng-bei-puroziekutonojin-mefang

フロー整備前の状態

以前の私たちのWebサイト制作フローは全く整っておらず、属人化した状態でした。

1. 「いつ、誰がやるの？」の大量発生
案件によって、ディレクターごとに進め方がバラバラ！
例えば、あるディレクターはヒアリング直後にメンバーアサインからワイヤーフレームの作成まで一気に進める一方、別のディレクターはじっくりターゲット設計から始めるなど、ルールが統一されていませんでした。

2. 「PowerPoint vs Adobe XD」の派閥争い
ワイヤーフレームを作る際に使うツールも分かれていました。案件によってPowerPointを使う方とAdobe XDを使う方がおり、進行が非効率になることも…。（ちなみに現在はFigmaを使用しています！）

3. 新人教育に膨大な時間がかかる
新人さんへのレクチャーで、先輩社員が1ヶ月に20時間も費やしていました。1日1時間が教育に取られる状況で、とても効率が悪く、無駄なリソースが発生してしましました。

実施した取り組み

「このままではまずい！」と感じ、チーム全体で「制作フロー標準化プロジェクト」を立ち上げました！取り組みのポイントは以下の通りです。

1. プロジェクトの立ち上げ
ディレクター、デザイナー、エンジニアから代表3名を選出し、制作フローの目的とゴールを明確化しました。Backlogのガントチャートを活用して進行スケジュールを可視化し、誰がどのタイミングで何をすべきかを整理しました。

2. タスクの洗い出しと分類
プロジェクト内のすべてのタスクを棚卸ししました。
そして、必須タスク、オプションタスク、統合できるタスクに分けてスプレッドシートに一覧化。
スプレッドシートに記載されている上から順番に対応すればプロジェクトが完了する設計を実現しました！

3. 標準テンプレートとWikiの整備
ヒアリングシートや要件定義書などのテンプレートを作成し、BacklogのWikiにタスクの進め方を記載しました。このWikiを参照するだけで、誰でも同じクオリティで対応できるように仕組み化しました。

取り組み成果…新人教育時間を大幅削減！

新人教育にかかる時間が1ヶ月で20時間から7時間に短縮され、先輩社員が本来の業務に集中できるようになりました。今までは「あれ、これ先週別のメンバーにも説明したな…」ということが多かったですが、「このWikiにやり方が記載されているので見ながらやってみよう！」と言えることがとても業務効率アップにつながりました。

Backlog World 2024で学んだこと

Backlog World 2024にご登壇された他の方の一部セッションをご紹介します！

チームを楽に、プロジェクトを早く進めるためのBacklog（株式会社サービシンク　名村晋治さん）

Webディレクターになりたての右も左もわからないときに、名村さんの追っかけをやっていましたw
名村さんがご登壇されるセミナーに参加して、名村さんが執筆された「Webブランディングの入門教科書」も読んで、名村さんがオススメされた本もすべて読み、当時はお会いしたこともないのに勝手に師匠と呼んでいました。
そんな師匠と2024年に同じセミナーで登壇させていただくことができて個人的にとても感動しております！

プロジェクト管理ツールは「過去を未来に渡すツール」だとおっしゃっていた部分が特に印象に残っています。
プロジェクト管理ツールを導入すると今までかかっていなかった手間が発生して面倒だと思う方もいるかもしれません。

でも今の1分が未来の1時間を救うことになる、そしてその手間は少しの工夫で乗り切れる…。
未来の自分と仲間のために今行っているプロジェクトの情報やタスク1つ1つを資産として大切に残していきたいと改めて感じたセッションでした。

資料は名村さんのブログに掲載されておりますのでぜひご覧ください＾＾

▽Webディレクションやってますblog
https://web-directions.com/director/seminar/backlogworld2024.html

▽Backlog World 2024レポート：「チームを楽に、プロジェクトを早く進めるためのBacklog」名村晋治氏招待講演
https://backlog.com/ja/blog/backlog-world-2024-invitedtalk-2/

「頭のいい人が話す前に考えていること」〜プロジェクトで「信頼」を生む技術〜（安達裕哉さん）

安達裕哉さんは、著書『頭のいい人が話す前に考えていること』が65万部を超えるベストセラーとなり、2023年・2024年上半期に日本で最も売れたビジネス書として注目されています。
本屋さんなどでこちらの本、見たことがあるのではないでしょうか？

私自身も何度も読んで勉強させていただきました！（上画像は丸野の私物）

今回のBacklogWorld 2024でも「頭のいい人が話す前に考えていること」というテーマでご講演されていました。

講演では、「頭のいい人」とは単に知識が豊富な人ではなく、相手に寄り添い、目の前の人の役に立つことができる人であると定義されていました。
その基盤となるのは、社会的知性や感情的知性です。「簡単に反応しない」「相手のために知識を使う」「一緒に考える」という三原則や、信頼を築くためには相手と共に考えるプロセスが重要であることが具体例とともに語られました。

この講演を通じて、ただ知識を披露するのではなく、相手の意図や背景を深く理解しようとする「傾聴」の姿勢が信頼構築の鍵であると学びました。
プロジェクトにおいても、相手の視点を大切にしながら協働することで、より良い成果が生まれるように工夫していきたいと思います！

▽Backlog World 2024レポート：「頭のいい人が話す前に考えていること」～プロジェクトで「信頼」を生む技術～安達裕哉氏基調講演
https://backlog.com/ja/blog/backlog-world-2024-keynote/

リスクと不確実性に立ち向かう：マネージャーとチームメンバーが知るべき3つの原則（PIVOT株式会社蜂須賀大貴さん）

蜂須賀さんは、PIVOT株式会社のプロダクトマネージャーとして活躍されており、「リスクと不確実性に立ち向かう」というテーマで講演されました。
PIVOTは学びに特化した映像メディアで、ビジネススキルの向上やリスキリングをサポートする多様なコンテンツを配信しています。
PIVOTの動画を良く移動中に視聴していたので、今回お話を伺えてとても嬉しかったです！

講演では、プロジェクトマネジメントにおける不確実性への対処法として、「複数のプランを用意する」「タスクを言語化して認識を合わせる」といった具体的な方法が紹介されました。
プロジェクトメンバーも「理解したことを言語化する」「自分の思うタスク完了までのステップを言語化する」「時間割を作る」が重要とお話されていて、プロジェクトマネージャー・メンバーのどちらもこの対処法を実線できるとプロジェクトがスムーズに進むと感じました。

日々のマネジメント業務に活かしていこうと思います！

▽Backlog World 2024レポート：「リスクと不確実性に立ち向かう：マネージャーとチームメンバーが知るべき3つの原則」蜂須賀大貴氏招待講演
https://backlog.com/ja/blog/backlog-world-2024-invitedtalk-1/