21卒内定者　テレワークへの準備と心構え Vol.1

皆様、初めまして。株式会社PHONE APPLI 21卒内定者の塚本です。

私たち内定者は４月からリモート入社を控えております。

社会に出て働くことに対するワクワクと同時に、様々な不安も感じています。

リモートで働くとはどのようなことなのか、必要なものは？　テレワークによって発生している問題は？　などなど。

実際に働いている先輩方はどのように対応•工夫されているのでしょうか。

私たちは社内からお話を伺うことで、テレワークに対する不安等を解消し、よりスムーズに活躍できるよう準備したいと考え、テレワークに関するアンケートを実施しました。

このアンケートに先立って、テレワークで「不満•不安」に感じていることについての聞き取りを社内で行い、そこで挙がった不満や不安についてPHONE APPLIの先輩方がどのように対応•対処しているかを、Webアンケートで調査しました。

回答してくださった先輩方、本当にありがとうございました。

社内での聞き取りでは、『Web会議中のコミュニケーションが難しい』という意見が多数あげられました。

読者のみなさんの中にも、新型コロナの影響でテレワークが推奨され、Web会議が大変多くなり、今までとは全く違う環境に困惑された方は多いのではないでしょうか。

以下では、今回のアンケート調査でわかった、Web会議を行うにあたって PHONE APPLI社員が実際にしている対応・工夫を、『会議前』『会議中』『会議後』の３つに分けてご紹介したいと思います。

『会議前』

○インターネット環境への投資

Web会議を行うにあたり、映像•音声が途切れないように注意が必要。

インターネット回線は光ファイバー必須
•CATV(ケーブルテレビ)、Wi-Fiルーターは遅いのでNG。

性能のいいマイク（コンデンサーマイクなど）
•無線の場合は音声が相手に聞こえづらい可能性があるため、有線のほうが良い。

顔を照らせる照明
•Web会議で相手にいい印象を与えるために、顔の映り方に気を使っている方が多数あり。
↪︎顔の写りをよくするのに非常に有効なのは「照明」です。
照明が暗いと相手に与える印象も暗くなり、反対に明るい照明では相手に与える印象も明るく爽やかになります。

○会議前に資料を送付•共有

会議前に資料を展開し、質問•疑問などの情報を集めておく。

○自分の中でなんの会議なのかを明確にしてから会議に臨む

明確なゴールを見つけなくてはいけないのか、まったりとおしゃべりするだけでOKなのかなど。

『会議中』

○会話

一部の人しか話していない、無言の状況が生まれている

対応策；声掛けを多く行う
さらに「〇〇さん、」と相手の名前をつけることで、誰に言っていることなのか（誰に聞いていることなのか）が曖昧にならないように。

会話が被る
会話が被り気まずい空気に。会話が被ると声が打ち消されてしまい、何を言っているのか分からなくなる。

対応策；相手の会話•反応に合わせながら発言する
話終わりを狙って発言する
発言前には✋（挙手）などのアクションで意思表示を行ってから発言する

○感情表現　　　　　 　　 　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　 　　

自分の感情を伝えづらい
Web会議では実際に会うよりも自分の感情を相手に伝えるのが難しく、また自分が相手の感情を読み取るのも同様に難しくなっています。感情表現がうまく伝わっていないと相手に不安感を与えてしまうこともあります。

対応策；相槌を多く、さらにオーバーアクション に
相手の発言について自分がリアクションしていると相手にわかるように
沈黙は可能な限り少なく
チャットを活用絵文字でリアクションを付ける、文字を書き込み自分の感情を表現する

これらのことをより効果的に自分の感情を相手に伝えるための有効な手段が『カメラをONにする』ことです。アンケートの回答で「カメラをONにする」という意見を非常に多くいただきました。

声だけでは自分自身の感情を伝えるのは非常に困難です。カメラを使うことにより相手に与えることができる情報量が格段に増加します。

また、なるべくカメラを見るようにすると、相手から目を合わせてくれているように見えるのでおすすめです。

『会議後』

○議事録の作成

ネットワークの都合等で途切れてしまう、離脱してしまう方もいるため打ち合わせ後共有する。会議の様子を画面録画しておくのも非常に便利です。

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この他にも「対面時以上に全員の表情を確認する（傾聴姿勢、理解度の確認）」、「雑音が入らないようにこまめにミュートする」など様々なご意見がありました。

私はアンケートの結果を見て実際にWeb会議を行う際に、相槌を多くオーバーアクションに行ったのですが、より自分の思いを正しく伝え、スムーズに話し合いを行うことができたと感じました。

また、画面越しの相手の表情が明るく見えると私自身が安心することに気づきましたので、自分の顔を照らすことができる照明の購入を検討しています。

アンケートのお願い
下記に読者アンケートのURLがございますので、率直なご意見、ご感想を聞かせください。よろしくお願いいたします。

これらの対応策•工夫が少しでも皆様の仕事のお役に立てれば嬉しく思います。

ご覧いただきありがとうございました。

今後他のチームメンバー2人からの記事も掲載されますので、是非ご覧ください。