【リモートワーク】コロナ禍でのキー・ポイント

初めまして。採用担当の柳井です。新卒で開発部に所属し、自社製品や受託案件の開発をしながら採用活動もしています。今回は、前回の投稿で触れたリモートワークについて紹介します。サラッと知りたい人向けにはTwitterのモーメントや開発ブログがおすすめです。→リモートワークの様子(モーメント)、社内のコロナウイルス感染症対策について(モーメント)、KPのコロナ対策事情(開発ブログ)

まず根本として、キー・ポイントでは1日8時間のような時間でこだわる働き方をしません。結婚・出産・育児のために退職してその社員のノウハウが失われるくらいなら産休・育休・時短勤務を勧めるし(もちろん本人の意思で決めます)、「夕方からライブがあるけど半休を取るほどじゃないな」という時には、その日にするべき仕事を終えた上で1時間早く退勤するということも可能です(上司やチームメンバーとの調整は必要)。今回は新型コロナウイルス対策として全社で実施するようになったリモートワークを取り上げます。

実験段階

開発部に所属する社員(Nさん)は、2019年の10月ごろから週2程度でリモートワークを実施していました。Nさんは中途入社で、面接時から希望していたということと、昨今の働き方改革で注目されていたため会社として実験的に開始しました。

お客様とのやり取りもありますが、業務に大きな支障は無し。むしろ集中出来るし、通勤時間が無くなったことで体力的負担が軽減。家族との時間や個人で行なっているアプリ開発にかける時間も増えたとのこと。それらのメリットを継続させるために、出社している時よりも成果が落ちないよう意識したというのも大きいようです。

デメリットとしては会議の際に社内側の声が聞こえにくいということがありましたが、マイクを用意するなどで対策可能でした。リモートワークなのがNさん1人だけなら問題は無かったのですが、全員でやると色々な問題が出てきました。

新型コロナウイルスの感染拡大

2020年2月、国内での新型コロナウイルス感染者が増加し、新卒の合同説明会や各種イベントが中止される動きが出始め、キー・ポイントの2021年卒採用の会社説明会はWebで実施する事を決めました。

3月上旬には、上記の説明会(Web)を実施しつつ、社員の自宅に安定したインターネット回線があるかなどアンケートを実施していました。下旬には、社外へ向けての取り組みとして自社製品のWebFileで、4月末までにお申し込みいただくと共有機能が無料になるテレワーク応援キャンペーンも実施しました。

全社的にリモートワークを開始

東京に比べれば少ないものの、大阪や兵庫や全国で感染者数が増えつつあった3月末。3/30(月)に以下のように社内で通達がありました。

・3/31(火)はリモートワーク推奨

・4/1(水)は出社(新入社員の挨拶等のため)

・4/2(木)は出社禁止(リモートワークの実験)

個人的には正直「そうは言っても緊急事態宣言はまだ出ないだろう」と思っていたのでびっくりしました。その日はPC持出の申請、定期券の購入相談、zoomのアカウント作成と接続の練習、事務所にあるサーバ(テスト環境)にアクセスするためのVPNの設定など慌ただしく準備しました。

開発・テスト環境が社内で完結しなかったり、お客様とのやり取りのために出社が必要という社員もいましたが、大きな問題は無くリモートワークが出来ました。インフラ担当の社員が優秀であることや、社員が少なく、社長自身フットワークが軽い人物なのが理由です。その後は出社していましたが、4/7(火)から東京、神奈川、埼玉、千葉、大阪、兵庫、福岡に緊急事態宣言が発表され、4/8(水)から完全にリモートワークになりました。

緊急事態宣言中のキー・ポイント

事務所の近くにある南京町は、緊急事態宣言を受けてガラガラ。連日未知のウイルスの恐怖を伝えるテレビやネットニュース。お客様のプロジェクトが変更になるなどで一時停止・無くなった案件もありますが、ありがたいことにWebFile、GrpMailなどのクラウドサービスの需要が増え、キー・ポイントは変わらず「仕事がある」状態。事務所でも自宅でも効率が同じくらい、むしろアップさせるために様々な施策を行ないました。

・長時間椅子に座る仕事なので事務所では自分に合う椅子を選べるようになっています。それが使えないとなると死活問題。必要な社員には事務所で使っている椅子を自宅に運びました。

・デュアルディスプレイじゃないと開発出来ないので、ディスプレイ購入は半額を経費申請出来るようになりました。

・電話は、当初は社長か他の社員が1人以上出社し、対応していましたが、4月中旬には工事を行ないアプリをインストールした社員のスマホ・タブレットへ内線同様に転送出来るようにしました。

・月曜日に行なう朝礼もzoomでの実施になり、4・5月はトークテーマが「リモートワークで便利なグッズの紹介」、「#Stayhome中のストレス解消法、又は家の中で新しくはじめたこと」などリモートワークをより良くする情報提供の場としました。

・給与明細は紙で毎月貰っていたのがWeb化されました。

・福利厚生であるオフィスおかん(毎月お惣菜が届く)は出社する社員がいないため一時入荷休止しました。ちなみにオフィスおかん側はオフィスおかん仕送り便というプランを用意しています。

緊急事態宣言解除

5/21(木)に大阪、京都、兵庫の緊急事態宣言が解除されました。しかし予断を許さない状況が続くため、リモートワークは継続です。6月ごろから、徐々に出社も緩和しました(電車は人の多い時間帯を避けるなどは徹底して)。

・Web会議システムは、お客様によってはMicrosoft TeamsやGoogle Meets、Cisco Webexなど指定されることもあるので、柔軟に対応。

・PC持出申請の申請がWeb化。これは社員が作った社内システムです。

・新入社員も入社して早々リモートワーク開始でしたが、社長や所属チームのリーダーとコミュニケーションを取りながら研修を進めました。

・入社3年目までの社員で新人歓迎会(リモート飲み会)を実施。飲食代はちゃんと経費申請出来ます。

・事務所の会議室に飛沫防止パネルを設置しました。

・柳井は開発で必要な作業があったため、6月に約2ヶ月ぶりの出社。曲面ディスプレイが恋しい。

キー・ポイント with/after コロナ

椅子、ディスプレイなどのハード面の問題はかなり解消されました。しかし社員同士の連携が取りにくいなどの問題が出てきました。リモートワークが悪いのではなく、リモートワークによって「普段出来ていないこと」が浮き彫りになった形です。夏になっても収束の兆しを見せないため、数年はこれが続くかも。。7月からは、成果によって出社頻度を決めるようになりました。「成果」というのはコロナ以前から行なっている月1の社長との面談であったり、日報を毎日投稿しているか(=報告が出来ているか)などの基準で測ります。

・事務所は窓を常に開けて(夏)、マスク着用です。

・事務所での座席は「密」を避けるため、リモートワーク中の社員はフリーアドレスになりました。10月に出社する社員が多くなってからは、以前のようにチームで近い席にする方が都合が良いので固定席に戻りました。

・Web会議セット(スピーカーフォン)を会議室に設置。これで出社している社員もリモートの社員も会議に参加出来ます。

・4月から7月まで3ヶ月出社していなかった社員も。

・2022年卒向けの夏のインターンシップは、会社の様子を実際に見られる「来社コース」とエントリーから実施まで全てWebで完結する「リモートコース」の2コースで実施しました。リモートコース自体は遠隔地の学生のためにコロナ以前から設けていました。

・飲み物(ペットボトル)は2Lのをコップについでいましたが、飲み切りサイズに変更しました。

・9月には、南京町にもだいぶ人が戻ってきました。

・リモートでの選考を受けた2021年卒の内定者を対象とした懇親会。これは事務所で実施しました。

・11月現在、出社率は60％程度。

冬に向けて

私は現在、主に社内・社外会議がある日に週1程度出社し、それ以外はリモートワークをしています。というのも、出社に片道1時間かかるので、特に顔を合わせる必要が無く家でも普段と同じくらい仕事出来るならリモートを選んでいます。社員によっては、やはり出社する方が集中出来るとか、設備が事務所の方が良いなどで出社を選ぶ社員もいます。

10月には内定式を実施したり、オフィスおかんが復活したり、出社しない間も増え続けたO'Reillyの本棚が拡張されたり、例年と少し形の違う「新しい日常」を過ごしています。インフルエンザの予防接種(経費申請出来ます)もして、引き続き感染症対策をしながら開発を続けます。