〜AI活用仕事術vol.４〜「提案書作成時間が1日から30分に！“GoogleColabとChatGPTの連携とは”」

当社は、データ活用をご支援する会社。技術発展のスピードが非常に早い領域であるため、お客様に対しては常に正確でスピーディな対応が求められています。そんな中、私たちはどのようにして効率的かつ高品質なサービス提供をするべく取り組んでいるのでしょうか？

今回は、「提案書作成」を担当する同期の石川さんにインタビュー。日々の業務における課題とその解決策、そして最先端のAIツールをどう活用しているのかについてお伝えします！皆様のご参考になれば幸いです。

目次

1. ▷業務の現状とAIツールの選定
2. ▷具体的な活用方法
3. ▷効果と課題
4. ▷AIツールを最大限活かすためのアドバイス

▷業務の現状とAIツールの選定

現代ビジネスにおいて、クライアントに如何に寄り添った提案ができるか？サービスを利用頂くメリットをいかに伝えられるか？は新規クライアントを獲得する上でとても大事な要素。そのためには、品質の高い提案書の作成が必要ですよね。

従来の提案書作成プロセスはAIツールを活用しておらず、非常に手間がかかってしまっていたそう。この業務を担当する石川さんによると、データ収集から分析、そして提案書の構成まで、全てが手作業。これにより、一つの提案書を完成させるのに数時間から数日を要していたそうです。

このような状況を改善するために、Google Colabによるデータ管理と、ChatGPTの文書作成能力を組み合わせることで、提案書作成のプロセスの効率化を図りました。

▷具体的な活用方法

まず、データの整理と分析には「Google Colab」というツールを活用。Colabは大量のデータを効率的に管理し、分析するのに役立つそうで、スプレッドシートにデータを入力し、それを基に分析を行います。

そして、この分析結果を基に提案書を作る際には「ChatGPT」を活用。ChatGPTはColabで分析したデータをもとに、自然な文章で提案書を素早く作成してくれるそう。複雑なデータや専門用語も、誰にでも理解しやすい文章に変換してくれるので、提案書のクオリティが大幅に改善されました。

実際の大まかなフロー⇓⇓⇓
Step1:
Colab用のデータを入力するスプレッドシートに情報を入力

Colabへデータを入力するスプレッドシート

step2:
スプレッドシートの情報を基に提案書を作成するColabの実行

実際のColab

step3:
提案書のテンプレートに従い空欄を埋め完成

提案書のテンプレート

これらのツールを上手く連携させた結果、分析から文章作成までのプロセスが格段にスムーズになりました。以前は手作業で時間がかかっていた業務が、今ではAIの力を借りて品質を落とさず迅速に進められるようになりました。

▷効果と課題

実際にどのくらいの工数が削減されたのでしょうか？
一社分の提案書作成の所要時間は数時間から一日以上でしたが、AIツール「Colab」と「ChatGPT」の導入により、約30分に短縮されたそう。

大幅な工数削減を実現したことで、よりクライアントの課題解決に繋がる業務に時間を割くことができるようになり、多くのクライアントを持つ当社の社員にとっても良い変化をもたらしています。

では、課題はどのようなところにあるのでしょうか？
AIツールはデータが充分にある場合にのみ最大の効果を発揮するため、データが不足していると、その効果は限られてしまうそう。また、上手く基データが提案書のフォーマットにはまらず、一部のスライドに空欄ができてしまうことも。そのあたりはしっかりと人間がチェックをし、追加や修正をする必要がありそうです。

▷AIツールを最大限活かすためのアドバイス

「Colab」と「ChatGPT」の導入によって大幅な時間短縮と効率化を実現した石川さんから、最大限活用するためのコツを教えて頂きました。

1. データの質を重視する： AIの性能は、与えられるデータに大きく依存します。そのためデータが正確で充分であれば、AIはより精確な結果を提供できるんです。データの収集と整理には、十分な注意を払いましょう。
2. 人間による最終チェックを忘れずに： AIは効率的なツールですが、時に人間らしさや欲しいニュアンスが不足し不自然な文章を作成することも。文書の最終的なチェックと微調整は、ヒトが行いましょう。
3. AIの限界を理解する：AIは多くのことを可能する一方で、すべてを解決できるわけではありません。AIの限界（何が出来て、何は苦手・できないのか？）を理解し、その範囲内で最大限に活用しましょう。
4. 人間とAIの役割分担を明確にする： AIを積極的に活用しつつ、人間にしかできない仕事に集中することが大切。AIが得意な作業はAIに任せ、人間は創造性や判断力が必要な業務に専念しましょう。

AIと人が上手く協力することで、日々の業務を効率化し、よりお客様に高品質なサービスを提供することができます。この記事がこれからAIツールを活用していきたい方のお役に立てば幸いです！

次回も、役立つ情報をお届けしますので、お楽しみに！