〜AI活用仕事術vol.2〜「AIの力で業務革新！リアルに使える先進的な活用法とは」

今回は、AIを駆使して業務を革新する、インティメート・マージャーの取り組みについてお話しします。AI技術が急速に進化する中、私たちの仕事のやり方も大きく変わりつつありますよね。当社ではどのようにAIを活用しているのか？早速ご紹介していきます！

▷ AIツールと活用方法

AIツールの多様な活用方法を探る中で、同じインターン生のまりこさんの活躍に注目。まりこさんは、セミナーやSpotifyで配信されるラジオ番組の記事化、営業議事録の作成など、多岐にわたる業務をAIツールを活用し行っています。それぞれどのような課題があり、AIツールをどのように活用しているのか？詳細についてご紹介します。

【課題：営業の議事録作成】
ビジネスパーソンであれば、恐らく一度は経験したことがある議事録の作成。当社でも、営業議事録を作成する過程で以下の課題に直面していました。

• 商談内容のサマリーを手作業で作るのが大変で、時間がかかる。商談中にメモを取る余裕もない。
• いつ何の話をしたか？スプレッドシートにまとめて反映しているが、情報を毎回探すのが大変で、追跡が難しい。

【どう解決したか？】
AIツールを巧みに活用し、具体的に以下方法で解決をしています。

1. 音声ファイルの文字起こし：商談の音声ファイルをアップロードするだけで、AIツールが自動的に文字起こしをしてくれるようGoogle Colabを活用。これにより、手作業でのサマリー作成が不要になりました。
2. AIによる議事録生成：文字起こし結果を元に、生成AIで議事録を作成。短時間で要点をまとめ、箇条書きにする等分かりやすく作成することが可能に。
3. Notionの活用：生成された議事録をNotionにまとめることで、関連する担当者に自動で通知が行くように設定。Notionは視覚的にわかりやすく、前回の商談内容や進捗が一目で確認できるため、情報の管理と共有が効率的に行えるんです。

また、彼女は他にも記事のサムネイル画像の生成、Shopifyのアプリレビューの翻訳、そしてSEOに関する知識を活用したチャットボットの運用を行っています。各業務において、画像の生成にはChatGPTのDall-Eを使用し、翻訳にはDeepLを使用。AIツールを使うことで、時間を効率的に使えるため、彼女の業務の幅と可能性が大きく広がっていることが感じられますね。

では、具体的にどのようにして上記課題を解決しているのか？具体的プロセスとこれらのツールを使うことによる効果についてさくっとですがご紹介！

▷プロセスと効果

以下は実際に音声ファイルを元にスプレッドシートにまとめている例です。

GPTへの指示文一部抜粋

スプレッドシートの構造

音声ファイルを置くだけで上記のように商談の要点をまとめ情報を管理することができるんです。そのため、仕事の効率は格段に上がっていると言えますね。

また、以下のようにDeepLの高精度な翻訳機能とChatGPTの多機能性を利用し、Shopifyのアプリレビュー翻訳・SEO対策のチャットボット運用に活かしています。

SEOチャットボット使用例

今までは人がやってたり、中々人手が足りず手が回っていない業務領域についても、AIツールを活用することで業務効率・顧客満足度向上の両方に貢献できます。

では、活用にあたり何か気を付けなければならないことはないのか？AIツールの活用にあたり伴う課題と、それらに対する対策についてもまとめてみました。

▷使う上での課題と対策

AIツールが業務効率化に貢献する一方で、いくつかの課題も存在します。まりこさんの経験から学ぶべき点は、「AIに完全に依存することなく、適切な人間の判断を組み合わせる重要性」です。AIが提供する情報や提案はあくまで参考の一つであり、最終的な意思決定には人間の理解と判断が不可欠です。

たとえば、DeepLによる翻訳は高精度ですが、時にはニュアンスの誤解釈が生じることもあります。このような場合、まりこさんは翻訳結果を慎重にレビューし、必要に応じて手動で調整を行います。

AIツールを効果的に活用するためには、これらのツールの限界を理解し、それを補完するための知識と技術が求められます。まりこさんのように、AIツールを使いこなしつつ、それに頼りすぎないバランスの良いアプローチが重要です。

▷AI活用のアドバイスとヒント

AIツールを使う際は次のようなことを意識して使うことを勧めています。

1. AIの限界を理解する: AIはあくまでツールであり、完璧ではないことを認識することが大切です。AIが提供する情報や提案は参考にはなりますが、最終的な判断は人間が行うべき。
2. 具体的な目的を持って活用する: AIツールをただ使うのではなく、特定の業務や課題に対してどのように活用するかを明確にすることが効果を最大化します。
3. 継続的な学習と適応: AI技術は日々進化しています。定期的に最新のトレンドや機能を学び、自分の業務にどのように応用できるかを考えることが重要です。

これらのアドバイスを実践することで、当社ではAIツールを最大限に活用し、業務の質と効率を高めています。

▷次回

次回も同じ長期インターンシップ生がどんな業務を行っているのか注目してお話していきたいと思います！
お楽しみに！！！！