未経験者からITツールを駆使し、全社の業務効率化を推進する「攻めのバックオフィス」担当へ

巻島歩実さん

新卒入社後3年半、呉服の販売をしていた巻島さんは、販売員の経験からデジタル化を推進し業務を効率化することに興味を持っていました。そんな巻島さんがGLナビゲーション（以下GL）に入社することを決めた理由や、未経験者からITツールを駆使して、全社の業務効率化を推進するまでに成長してきた具体的な経験を伺いました。

■巻島さんの転職理由や入社前後に感じたGLの印象

――まず、巻島さんが転職活動をしていた中での会社選びの軸を教えてください。

色んな業務にチャレンジしたいという気持ちもあり、当時は経理の勉強をしていた時期だったため、幅広くバックオフィス業務の経験が積める求人を探していました。

あるとき、大手の求人検索エンジンで「バックオフィス」や「経理」、「事務」と検索したらGLの求人が出てきました。その求人票に様々なITツールの名前が記載されていて、それまで自身が在籍していた会社と真逆というのが第一印象です（笑）

これまで見てきた求人票には、ITツールを使うバックオフィス系のものはすごく少数で、GLは「攻めのバックオフィス」というイメージが強かったですね。

バックオフィスとして業務改善を推進するのであれば、ツールを駆使することが自身の成長やスキルアップにも繋がり、転職活動を始めた動機にも直結することだと感じました。

――実際に入社後、3ヶ月くらい働いて、どんな感想を持ちましたか？

入社後3ヶ月は採用面接の日程調整など、アシスタント業務が中心でした。そのときは、「この業務にこれだけの時間がかかるのか」という自分の処理能力の把握やGLの事業内容・ビジネスモデルの理解など、キャッチアップの期間として時間を使うことが多かったです。

――最初は巻島さんもアルバイト入社での希望でしたね。アルバイトから社員になる話をした際、「是非！」という反応だったことをよく覚えてます。あのとき、前向きな気持ちを伝えてくれたのはなぜですか？

仕事をする上で誰しも上手くいかないことや理不尽なことは色々ありますが、GLの社員は誰一人として後ろ向きの発言をしません。常に前向きな姿勢で「どうしたらより良くなるか？」を考える前向きな社風に惹かれました。あとはバックオフィスの現執行役員 永島さんを見て「自分も永島さんのように仕事ができる人間になりたい」と素直に思ったからです。

――GLは面接回数が多く、「なぜ、バイトの採用でこんなに面接をするんだ？」など、思うことはあったはずです。率直にどう感じましたか？

当時は、採用するか不採用にするか悩む微妙なラインに私がいるのだろうと思っていました（笑）ただ、微妙なラインでも、最後まで吟味しようとしてくれているのも同時に感じていました。

――確かにGLは良い意味で簡単に判断しない会社です。巻島さんは入社後、この一年間で大活躍をされています。具体的にこれまで経験してきたことを時系列で紹介してください。

採用アシスタント業務から始まり、契約関連や見積書の作成、注文書の作成といった営業アシスタント業務にも携わってきました。その後に携わったグループウェアの導入が大変でした。

複数のグループウェアやツールを比較検討し、結果的にGoogle Workspaceの導入を決めました。メールサーバーの移管、移管に伴うセキュリティ観点での対応といった情シスの役割から始まり、オペレーションに問題が生じないよう社内のコンサルタントメンバーと連携しつつ、企画から業務のオペレーション設計、マニュアル作りの役割も担当しました。リリース後は保守業務にあたるような、導入後の問題やエラーが起きていないかの監視業務も担当しております。

その後、徐々に採用業務も増え、自身だけでは手が回らなくなってきたため、外部パートナーを募集して自身の管理の元、業務を手伝ってもらっています。直近は、ERPの導入に向けたツール選定を進めております。最終的には経理や労務の業務をアウトソーシングしようと考えており、業務設計や移行に向けた準備も始めました。

■ITツールの活用は「難しいことではなく、誰にでも出来る」こと

――まさにバックオフィスの業務の幅を超えてさまざまな経験をされたのですね。未経験から色々なITツールを触ることに抵抗はありませんでしたか？

どちらかというと、もっとやりたい気持ちのほうが大きいです。入社試験でタスク自動化ツール「Zapier」を使った経験ができたのは本当に良かったです。ノーコードでアプリ連携をし自動化するフローが組めるのですが、業務で使うようになってより利便性を実感しています。

システムは全くの素人で「コードも組むの？」「えっ、分からない用語がいっぱい出てきて難しそう」といったイメージが強かったですが、GLメンバーから「助かった」という声を頂けて、「これだけ業務効率化に繋がるのか、貢献できるのか」という手応えを感じてからは楽しくなりました。

コーディングが必要なGAS（Google Apps Script）も、アルバイトのスタッフさんが使い始めています。足元ではコードを組める人に要件を固めて指示を出すといった要件定義フェーズにも携わらせて頂いております。

――ITツールの活用から要件定義までかなりハイスキルなお仕事をされているのですね。ちなみに社員から感謝されたとのことで、具体的にどのような業務をされたのですか？

外国人キャリアサポートサービスにおける請求書の自動化です。それまでは業務委託の方からご自身で請求書を作って送付頂いていましたが、ミスが多かったり提出期限が遅れたりといった問題があり、確認作業が思うように進まない状況でした。そこで、業務委託の方を管理するシートから情報を全て吸い上げ、稼働状況を業務委託先別にリアルタイムで可視化し、個別で請求書が発行できるようにワークフローを組みました。

あとは業務委託の方からの問い合わせや要望が届いたら、タスク管理ツールの「Trello」にタスクを自動生成し、Slackにも進捗の通知が飛ぶように設定することで業務が楽になったとの声を頂きました。

――巻島さんのモチベーションとしては、ITによる業務効率化で価値を発揮したいという思いが強いのでしょうか？

今は確かにそういう意識が強いです。ただ、本当に何もわからない状態で入社し、その後に芽生えた意識のため、「難しいことではなく、誰にでも出来るんだよ」ということを伝えたいです。

ほぼ独学ですが、自分で調べて「何も分からない」となったら社内の豊富な経験を持つコンサルタントメンバーに相談して進める環境もあります。1回自分で考えて調べて、「こうしようと思います」といったアウトプットに対して、フィードバックがもらえるトライ＆エラーの環境も大きいと感じています。独学でも自己流・ガラパゴス化しないということですね。

■企業戦略に活かせる財務分析でもリードしていきたい

――今後、バックオフィスの中で「ITを活用した業務効率化」の観点で新たに取り組みたいことはありますか？

営業メンバーとバックオフィスのメンバーで合宿をしたことで、営業チームの今後の成長計画や現状の課題、それに応じてバックオフィスがどう伴走していくのかといったことが明確になりました。例えば、セールスメンバーの話を聞いていると、Salesforceの入力業務が負担になっていて、本来集中するべきである営業活動の時間が圧迫されていることが分かっています。

会社が成長して組織が拡大することに伴い、インサイドセールスやフィールドセールスのバックオフィス業務が必ず増えてきます。そのなかで、バックオフィスもSalesforceなどのシステムを勉強して、営業活動に関するデータをレポートやダッシュボードで表示するといったサポート業務を行うことで、営業がより顧客と向き合う時間に集中できるような環境をつくっていきたいと思います。

他にも直近では、GLと類似業種・形態の企業の決算書やアナリストレポート等を読み込み、粗利率や販管費率、営業利益率を比較し、収益力が高い会社と収益力が低い会社の違いを分析しております。自社とのギャップを洗い出し、販管費の見直しにも繋がりました。今後は経理として、企業戦略の判断をするに至る財務分析のような形からもリードしていきたいです。

――今後、巻島さんはどのようなビジネスパーソンになりたいですか？

ベースとしては、永島さんが常に言っている「相手の背景を考えて提案する」ことをよりハイレベルに実践していきたいです。各チームからバックオフィス側に一見すると理不尽だと思う要望が届く瞬間はありますが、その人やチームなりの事情や気持ちが裏に絶対にあるはずです。その確認を怠らないように心掛けており、今後もそれを忘れないようにしたいです。バックオフィスは業務上の立ち位置としては管理側になるため、傲慢な態度にならないように向き合いたいと思います。

そしてこの1年はとにかく業務のキャッチアップ期間でした。目の前の業務を一生懸命こなしていく、そういう期間です。今は本当に新しいフェーズに入った感覚があります。

今後もっと長い目線で会社の成長を考えていく際、先程の経理の話にも関わってきますが、戦略的なことを考えられるようなビジネスパーソンを目指しています。

――ありがとうございました！