残業せずに成果を出す　タイムマネジメント能力

タイムマネジメント能力は、営業職にとって重要なスキルです。

営業職は、取引先への訪問や提案資料の作成、社内会議や納品・請求の手続きなど、日々多くの業務に追われる中で、限られた時間を有効に活用する必要があります。

タイムマネジメント能力を養って業務を効率的に進めましょう。

今回は、タイムマネジメントのメリットと実際に取り組む方法を紹介します。

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タイムマネジメントとは？

「タイムマネジメント」とは、時間管理を行うことで業務を効率化し、生産性を向上させることです。

ビジネスシーンでよく使われる「スケジュール管理」では予定を時間内に滞りなく進めることが目的であるのに対し、タイムマネジメントでは仕事の進め方を工夫して生産性を高めることが目的です。

タイムマネジメントが注目されるようになった背景のひとつに、デジタル化・IT化があります。

デジタル化・IT化が進んで手作業による定型・単純作業が削減された結果、複雑な思考や新しい発想、意思決定を必要とする業務が増え、重要性を増しました。

決まった作業をスケジュール通りに進めるよりも、限られた時間の中で成果を出すことが求められるようになったのです。

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タイムマネジメントを行うメリット

タイムマネジメントによって、個人だけではなくチームや企業にとっても大きなメリットが生まれます。

自分一人ではなくチームのメンバーとともに取り組むと一層効果的です。

業務の効率化

重要なタスクを優先的にこなせるようになり、業務の効率化ができます。

効率化によって生まれた時間で、これまで十分に行き届いていなかった業務を丁寧に進められ、新たな事業にも取り組めるようになります。

効率化を通して個人・チームによる仕事の処理能力が向上することもメリットです。

経営コストの削減

業務の効率化により、従来よりも短い時間で業務を進められるようになります。

企業にとっては、組織としてタイムマネジメントに取り組むことで社員の残業時間が減り、人件費の削減が可能です。

オフィスの光熱費削減や、勤務時間の改善による社員の離職防止も期待できます。

仕事とプライベートの両立

残業時間の削減により、社員にとって時間の面でも精神的にも余裕ができ、心身の健康が保たれます。

家庭や趣味などのプライベートが充実することで、仕事へのモチベーションも高まります。

キャリアアップ・スキルアップ

業務効率化によって生まれる時間を利用して、スキルアップを目指せるのもポイントです。

専門性を深めたり、知識を吸収したり、資格に挑戦したりすることで、仕事のレベルも上がります。

個人の仕事の価値が高まり、キャリアアップの機会にも繋がります。

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タイムマネジメントを行う方法

タイムマネジメントを行うための手順を紹介します。

タスクの洗い出し（見える化）

まずは、普段の仕事内容を洗い出して見える化します。

ふせんなどに1つずつ書き出すとよいでしょう。

業務プロセス、担当業務、クライアントなど、さまざまな角度から抽出すると効果的です。

タスクにかかる時間や、関係するメンバーも一緒にメモしておくと、タスクがより具体的に見えるようになりますよ。

思いつく順番に書き出すよりも、1つのテーマから連想を広げていく「ブレインストーミング」や、情報同士の関係を樹形図で表す「ロジックツリー」などの手法を使うと効率よく洗い出しができます。

タスクの優先順位をつける

洗い出したタスクに優先順位をつけ、優先度の見える化を行います。

優先度は、ビジネスシーンでよく利用される「アイゼンハワーマトリクス」を使用してつけるとよいでしょう。

アイゼンハワーマトリクスでは、緊急度と重要度によってタスクを次の①～④に分類します。

①緊急度・重要度どちらも高い

②緊急度は低いが、重要度が高い

③緊急度は高いが、重要度は低い

④緊急度・重要度どちらも低い

最も優先順位が高い①のタスクから取りかかりましょう。

②や③の業務は、①のタスクが終わってから取りかかる、空いた時間にまとめて済ませる、手が空いている他のメンバーに任せるなどの方法で取り組むと効率よくタスクを消化できます。

④に分類される優先度が低いタスクは不要であることがほとんどです。

省略しても問題ない場合はタスクから外すことも検討しましょう。

業務の目標設定

優先度をつけた業務に対して、目標を設定します。

目標は、具体的に数値で表すことがポイントです。

例えば「アプローチ先の顧客を選定する」という業務であれば「1ヶ月で○社、アプローチ先の顧客を選定する」というように期限や数値を定めます。

数値で目標を定めることで、実行後に目標の達成状況を客観的に評価できます。

簡単に達成できてしまう低い目標値や、達成が難しいほど短期間での目標は適当ではありません。実現可能性のある目標にしましょう。

また、小さなタスクにも細かく目標設定してしまうと、目標設定自体に時間がかかりすぎて負担になってしまいます。細かいタスクはジャンル別にまとめて管理するなどの工夫をするとよいでしょう。

実行した結果を振り返る

優先度の高い業務から目標を達成できるように進め、タイムマネジメントを実行します。

ただ取り組んで終わるのではなく、実際にタイムマネジメントの効果があったか検証する必要があります。

1週間、1ヶ月などの単位で必ず振り返りの時間を設けましょう。

具体的には、当初の計画通りに業務が進んでいるか、目標は達成できたか、業務の質に違いはあったか、業務や関係者に支障はなかったか、タイムマネジメントの実行前と比べてどのような変化があったかなど、さまざまな観点からチェックします。

必要に応じて優先度や目標の見直しを行い、PDCAサイクルを回してタイムマネジメントを改善しましょう。

生まれた時間を有効活用する

緊急性と重要性の高いタスクが優先的に処理されることで、業務が効率化され時間が生まれます。

そのような時間は、優先度の低いタスクの処理、さらなる業務改善、新たな取り組みへの着手などにあて、有効活用しましょう。

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まとめ

営業職の仕事に欠かせないタイムマネジメントについて紹介しました。

タイムマネジメントによって、個人だけではなくチームや企業にとっても大きなメリットが生まれます。

タイムマネジメントのPDCAサイクルを回して、業務の効率化と生産性の向上を目指しましょう。

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