6年ぶりに展示会に参加！Ferix’s First Exhibition In 6 Years!

The English version is after the Japanese.

はじめに

こんにちは！私の名前はガフニー・トレバーです。昨年6月に株式会社フェリックスに入社し、フェリックス初の外国人採用として記事を書きました（その記事はトレンディングになりました！）。それ以来、私は多くのことを学び、立派なソフトウェアエンジニアになりました。そして Ferix は新たに2名の採用者を迎え入れました。そのうちの一人が阿部さんで、私たちは共に展示会用の企業ブースのデザイン、準備、作成、設置を担当することになりました。フェリックスは、2019年5月に神戸で開催された 078 イベント以来、展示会に参加していなかったのですが、新型コロナウイルスが落ち着いた今、展示会が再び盛り上がる中で参加したいと考え、今回、弊社は『彩の国ビジネスアリーナ2025』に参加することになりました。

フェリックスの代表である川原さんがオフィスで私に声をかけ、「会社で展示会に参加したいので、阿部さんと一緒に担当してどうか」と相談してくれました。私の最初の反応は「面白そうですね！」というものでした。実際、面白い経験でしたが、想像より大きいことになりました。

企画

企画の最初の数週間は、控えめに言っても慌ただしく、混乱していました。阿部さんと私、どちらも展示会、企業ブース、さらにはプロジェクト管理の経験がなかった私たちは、配送の物流、各パネルのサイズや価格設定、デザイン、アクティビティ、ノベルティ、パンフレット、備品などを考えなければなりませんでした。自分たちが手に余る状況だったと言っても過言ではありません。

幸いなことに、川原さんは会議が思うように進んでいないことに気づき、ベテランの巖城さん（弊社のデザインチームのマネージャー）を迎え入れました。その効果はすぐに現れ、会議はスムーズになり、議事録がしっかり取られ、タスクが分担されるようになりました。これでようやく進捗が見え始めました！

私の仕事のパートナーである阿部さんはデザイナーで、ブースの巨大な 3m × 2m の背面パネルのデザインを担当することになりました。私はデザインにも挑戦してみたかったので、フェリックスの機械学習倶楽部のパネルのデザインを志願しましたが、同時に自分が得意なことで他の人にはできない貢献もする必要があると感じました。さらに、来場者を引きつけるため、触ったり遊んだりできる何かしらのアクティビティや体験できるものが必要だと考えました。そこで社内全体にアンケートを実施した結果、機械学習倶楽部の新機能、具体的には見積もり診断ツールをデモすることに決定しました。このツールは、Anthropic社の LLM AI「Claude」を使用して、プロジェクトの要件や工数を分析しフィードバックを提供します。私はそのフィードバックを、来場者が操作できる使いやすいインターフェースに表示する役割を担うことになりました。こうして各自の役割が決まり、打ち合わせは進捗報告の場へと変わっていきました。

準備

見積もり診断のデモを完成させるまでの時間はわずか2週間しかなく、川原さんが動作するデモを求めたため、迅速かつ効率的に作業する必要がありました。展示会チームと機械学習倶楽部の間の調整役である青木さんの提案で、Google スプレッドシートへのデータの入出力を行うために Google Apps Script (GAS) を使うことにしました。そこで、自分の環境で Google Apps Script の開発ができる「clasp」というパッケージを見つけました。しかし、Gitから古い Clasp + Vue のテンプレートをクローンし、それを動作させるまでに約1週間を要しました。

また、展示会場ではインターネットがすぐに利用できないことが判明し、残念ながら AI フィードバックのライブデモを行う方法がなくなりました。さらに、インターフェースと Claude を接続するのが困難だったため、オフラインで準備したデモが唯一の選択肢となりました。巖城さんが CSS やデザイン面で支援してくれたおかげで、2025年までにインターフェースは完成しました。結局、Google Apps Script を使う意味はなくなりましたが、良い学びの経験にはなりました。

(見積もり診断インタフェースのスクリーンショット)

機械学習倶楽部のパネルのデザインは比較的スムーズに進みましたが、多くの時間を要しました。Adobe Illustrator について多くのことを学び、巖城さんは文字の間隔や配置など細かい点に気づかせてくれるデザイナー講座のようなサポートをしてくれました。

(機械学習倶楽部のパネル)

時間は非常にギリギリでしたが、奇跡的に、すべてのパネルが印刷され、配送され、1月21日までに準備が整いました。いよいよブースの設営に取り掛かる時が来ました。

設営

ついにその日がやってきました。私たちはパネルと自分たちを川原さんの車に積み込み（阿部さんは後部座席で頭が上のパネルにぶつからないように身をかがめながら）展示会場へと向かいました。

会場は巨大でした！

（埼玉スーパーアリーナ）

スポーツイベントを見るためにスタジアムへ行ったことはありましたが、グラウンドフロアに入ったのは初めてで、そのスケールに圧倒されました。私たちは、車で気軽に入口の一つを通り抜け、ブースの20メートル以内まで車を運転できることができました。

（川原さんがまるでデリバリースーパーヒーローのようにポーズをとっています。）

これを合図に設営が始まりました。

パネルを壁に貼り付けるため、ベルクロを使うことにし、展示会側に40枚のパッチを注文しました。しかし、私たちは銀色の柱が飛び出してくることに気づいていませんでした。もしベルクロを銀色の柱に貼らなければ、ボードは柱の周りに曲がってしまうことになるのです。

実際、私たちは銀色の柱にベルクロを貼り付けませんでした。

ボードが曲がる問題はさておき、最初にパネルを設置した際、それが低すぎる位置にあったことに気づきました。

（阿部さんと川原さんが設営中ですが、パネルが低すぎます！呪われた銀色の柱に注目。）

私たちはパネルをできるだけ高い位置に設置したかったため、パネルを剥がし（幸い、パネルは破れませんでした）再び高い位置に配置し直す必要がありました。

（修正中…）

設営の過程で、周囲にはヘルメットをかぶり梯子を使ってブースを設営する人々が至る所にいました。「これが展示会のプロだ」と私は実感しました。彼らは展示ブースの制作・設営のために雇われた専門業者の人たちでしたが、フェリックスにはそんな余裕はありません。こうして、私たち3人は精一杯頑張るしかなかったのです。

（完了！）

イベント当日

シフト制で、ほぼ全てのフェリックスのメンバーがベストなジャケットを着用し、パンフレットを手に持ち、トークスクリプトを頭に入れながらブースを担当しました。

（左から右へ：まるでロボットの私とクールな青木さん）

フェリックスの目標は200枚の名刺を交換することでした。日本語がまだ不完全な新人として、私の役割は来場者を呼び寄せ、より知識のあるスタッフに案内することだと理解していました。初日の朝はゆっくりとしたスタートでした。向かい側には巨大な DX ブースがあり、初めから多くの報道陣や VIP がそのブースに殺到し、写真を撮ったり重要なデモを行ったりしていました。私たちはその波に乗って注目を集めようと期待していましたが、周辺のブースにはあまり興味を示しませんでした。やがて報道陣や VIP が去り、会場は静かになりました。私たちのブースは正面玄関の全く反対側に位置していたため、来場者はかなり歩かなければならず、通常、通路には数人しか来場者がいませんでした。最初の2時間で、10人以下の来場者の人目を引くだけでした。

イベント中もブースには改善が施されました。藤戸さんは、テーブルを前方に配置し、通路を歩く来場者に直接見積もり分析ツールを紹介する方が良いと気づきました。また、清水さんは単なるウェブページではなく、ツールを実演するループ映像を制作して来場者の注目を集めました。

展示会は主に工業とロボット工学の企業で構成されていたため、私たちは展示会ではややニッチな市場を占めていました。そのため、2日間のイベント期間中に、実際に立ち止まって話をする顧客は少なかったのですが、話をした顧客は非常に興味を持ってくれました。

写真！

（左から右へ：小泉さん、中島さん、藤戸さん）

（来場者たち！）

（左から右へ：荒井さん、冨樫さん、スーパーヒーローモードの横山さん）

振り返り

結局、フェリックスの全員が全力を尽くしたものの、名刺交換は87枚に留まり、目標は達成できませんでした。しかし、私たちの本当の目的は名刺の枚数ではなく、興味を持ってくれる顧客の獲得です。期待した枚数の名刺は得られなかったものの、結果的に13件以上の潜在顧客とのミーティングを設定することができ、これを勝利と呼べる成果だと思います。

これが6年ぶりの展示会でしたが、今後6ヶ月以内にまた展示会に参加する予定です。フェリックスは専任の展示会企画チームを作成することを検討しており、振り返りやミーティング、議論は現在も続いています。次回は、今回以上に素晴らしい展示会にするために頑張ります！

Intro

Hello! My name is Trevor Gaffney. I joined Ferix in June of last year, and wrote my last article for Ferix as their first foreign hire (and that article went trending!). Since then, I’ve learned a lot, I've become a proper software engineer, and Ferix has now brought on two new hires! One of them was Ms. Abe, and together we were tasked with managing, creating, and setting up a company booth for an exhibition. Ferix hadn't participated in an exhibition since May 2019 when it joined the 078 Event in Kobe. Now that Covid has died down, exhibitions are back in swing, and Ferix wanted in. The exhibition we joined was Sainokuni Business Arena 2025.

Mr. Kawahara, the CEO of Ferix, first approached me in the office, talking about how he wanted the company to join an exhibition and was wondering if I like to head it with Ms. Abe. My first thought was, “That sounds interesting!” It was, indeed, interesting, but so much more than I realized at the time.

Planning

The first couple weeks of planning were hectic and confusing, to say the least. Ms. Abe and myself, neither of us with any experience in exhibitions, company booths, or even project management, now had to figure out the logistics of deliveries, the size and pricing of different panels, design, potential activities, giveaways, pamphlets, rentals, and so much more. To say that we were in over our head would be an understatement.

Luckily, Mr. Kawahara noticed that meetings were not going as smoothly as he hoped and brought in a veteran: Ms. Iwaki, the head of our Design Team. The change was immediate. All of a sudden, meetings were smooth, notes were taken, and tasks were distributed. Now there was progress!

My working partner Ms. Abe is a designer, so she elected to design the massive 3m x 2m back panel for our company booth. I wanted to try my hand at designing, so I volunteered to design the Machine Learning Club panel, but I also realized that I needed to contribute by doing things that I am good at, something that others can’t do. Further, I wanted some kind of activity or demonstration to draw people in, something that customers could touch or play around with. We asked the whole company through a questionnaire, and it was decided that we would demonstrate a new feature from the Machine Learning Club, specifically a quote analysis tool. It uses Anthropic's LLM AI Claude to analyze the requirements and man-hours of a project and give feedback. I would take the feedback and show it in a customer-friendly interface that they could interact with. With that, our roles were decided, and the meetings became progress updates. 

Preparation

I didn’t have much time, only a couple weeks before Mr. Kawahara wanted a working demo, so I had to work quickly and efficiently. Mr. Aoki, the coordinator between the exhibition team and the Machine Learning Club, suggested we use Google Apps Script (GAS) so that we would import and export data from and into Google Spreadsheets. I discovered a package called "clasp" that would let me work on Google Apps Scripts on my environment. Even so, I cloned an old outdated Clasp + Vue template from git, and it took about a week just to get it to work. 

We also found out that internet would not be readily available at the exhibition site, so there would unfortunately be no way of providing a live demonstration of the AI feedback. Furthermore, connecting the interface to the Claude was proving difficult, so an offline prepared demo was the only way to go. Ms. Iwaki helped with the CSS and design, and the the interface was ready by 2025. In the end, using Google Apps Script was useless, but it was a good learning experience.

(Screenshots of our quote analysis interface)

The Machine Learning Club panel design went relatively smoothly, but it took a lot of time. I learned a lot about Adobe Illustrator, and Ms. Iwaki helped me a lot with designer crash course lessons, helping me notice little things like text spacing and alignment.

(Machine Learning Club panel)

Things were tight, but somehow, miraculously, everything was printed, delivered, and ready by January 21st. It was now time to set up our booth.

Setup

The day finally came. We piled our panels and ourselves into Mr. Kawahara's car (Ms. Abe having to duck in the back seat so that her head wouldn't hit the panels above her) and made our way to the exhibition hall.

It was massive!

(Saitama Super Arena)

I'd been to stadiums to see sports events, but I was never on the ground floor. I felt in awe at the size. We could casually drive our car through one of the entrances and drive up to within 20 meters of our booth.

(Mr. Kawahara posing like a delivery superhero.)

With that, the setup began.

We decided to stick the panels to the wall with velcro, so we ordered 40 patches from the exhibition itself. What we didn't realize was that silver posts would stick out. If we didn't put our velcro on the silver posts, then our board would have to bend around the posts to stick to the wall.

We, in fact, did not stick the velcro on the silver posts.

Bending boards aside, the first time we placed the panels, we realized that we had placed them too low.

(Ms. Abe and Mr. Kawahara setting up, but the panels are too low! Note the accursed silver posts.)

We wanted the panels to be as high as possible, so we had to tear them off (luckily, the panels didn't rip) and place them higher.

(Fixing...)

Throughout the whole process, we saw people all around us with hardhats and ladders setting up booths around us. "These are exhibition professionals," I realized. These workers were from companies hired specifically to create and set up these booths. Ferix didn't have such privileges. So here we were, the three of us, doing our best.

(Done!)

Event Days

In shifts, nearly every member of Ferix put on their best blazers and manned the booth with pamphlets in hand and talking points in our head.

(Left to right: me looking like a robot and Mr. Aoki looking cool)

Our goal was to exchange 200 business cards. As a new hire with imperfect Japanese, I knew that my job was to bring people over and lead them to somebody more knowledgeable. The morning of the first day was slow. There was a massive DX booth across from us. From the very start, lots of press and VIPs rushed over to that booth to take pictures and give important demonstrations. We were hoping to catch some of the runoff attention, but they seemed little interested in the surrounding booths. Eventually, the press and VIPs left, and it was quiet. Our booth was on the complete opposite side of the main entrance, so customers had to really walk to get to our area. We usually only saw a few customers in our aisle at a time. I spent the first two hours only grabbing the attention of less than ten customers.

Even throughout the event, improvements were made to our booth. Mr. Fujito realized that it was better to place the table at the front and showcase our quote analysis tool directly to the walking customers. Ms. Shimizu made a looping movie demonstrating the tool instead of a simple webpage to catch people's attention.

The exhibition was primarily composed of manufacturing and robotics companies, so we occupied a somewhat niche market at the exhibition. It meant that during the two days of the event, we had few customers actually stop and talk to us, but the ones that did were very interested.

Pictures!

(Left to right: Ms. Koizumi, Mr. Nakajima, Mr. Fujito)

(Customers!)

(Left to right: Ms. Arai, Mr. Togashi, Mr. Yokoyama in superhero mode)

Reflection

In the end, all of Ferix tried their best, but we only exchanged 87 business cards. Goal: unmet.

However, our true goal is not business cards, but interested customers. Even though we got less business cards than anticipated, we managed to schedule more than 13 meetings with potential customers! I would call that a win.

This may be our first exhibition in 6 years, but we plan on doing another in 6 months! Ferix is thinking of making a dedicated Exhibition Planning Team. Reflections, meetings, and discussions are ongoing, and we promise make the next one much much better.