給与改定はカオス

こんにちは。
(株)ユーフォリア コーポレートチーム yamakanaです。

給与改定時、「さあ改定作業をしよう！」として、途中辻褄が合わなかったこと、ありませんか？
今回は、給与改定の落とし穴と、そこに落ちない対策について書きます。
給与改定作業が初めてだけど、どう作業をすすめてよいか分からない、という方の参考になれば嬉しいです。

導入

ユーフォリアでは、年に2回 人事評価と給与改定評価時期があります。
(サイコロ給ではありません。)
嬉しい気持ちがありつつも、バックオフィス担当としては気を引き締めて処理しなければならない時期でもあります。
というのも、基本給改定とは、給与計算システムの根幹をさわりに行く作業だからです。
ただ基本給を変えればよいと見切り発車してシステムをさわりだすと、事故の元！
いままで就業規則・賃金規定に沿って正しく計算されていた給与計算を壊してしまう可能性も！
弊社では、2020年12月に労務管理システムを人事労務freeeからジョブカンへ移行をしました。そのため、今回は移行後初の給与改定ということもあり、システムを触るのはいつも以上に緊張しました。
この経験を元に、給与改定作業する上で注意したことをこちらでまとめます。

落とし穴発見作業

方法ではなく、過程全体をみて、何が起こり得るかを考えます。

落とし穴と対策

今回の給与改定では、以下のような落とし穴2点が考えられました。対策は3点です。

対策 1
a）システムの特性を知ってから作業する。

今使っている給与計算ソフトの仕組を考えながら、「これから入力するデータで変わる場所はどこか」を把握する必要があります。
また、法的に要求されていることに、システムがどこまで対応しているか、確認する必要があります。

給与計算ソフト「ジョブカン給与」の仕組
基本給の入力箇所が、「ジョブカン労務」・「ジョブカン給与」の両方に存在しました。
ここでシステム内の基本給の定義を確認すると、次のような違いがありました。

「ジョブカン労務」「ジョブカン給与」それぞれは、連動していないため、給与改定においては「ジョブカン給与」のみ変更するにしました。

対策 2
c）どんな方法を選択しても、間違いは発生し得える。検証が容易な方法を選択する

給与改定する際、ジョブカンシステム操作上、変更方法は2つありました。A）基本給・業務手当を手入力した場合
B）残業代・休日出勤手当を手入力した場合
どちらの方法がより検証が容易かを比較し、（A）の方法を選択しました。

対策 3
b）システムの特性を知っている方へ、作業前に作業方針を共有する。

作業方針を検討した段階で、この方法で本当によいか確認をします。
「本当によいか」の確認視点としては、次の3つです。

視点１　その作業でシステムをぶっ壊さないか
視点２　その作業で変わるべきものが変わるか
視点３　その作業で変わらないものは変わらないか

以上3つの対策のおかげで、給与改定を無事終わらせることができました。

まとめ

このようにまとめてみましたのも、実は私自身が落とし穴がどこにあるか事前に考えず突っ走ってしまう性格だからです。
給与改定が無事に終わったのは、とりあえずやろうとする私にブレーキをかけ、落とし穴と対策の整理をしてくれたボスのおかげでした。（今回の反省を元に、落とし穴発見・分析・評価・対策の癖を付けていきたいです。）
現在30人未満の会社ですが、労務を適切に行えるよう、日々勉強勉強です。

この記事内容が、誰かの参考になれば嬉しいです。
それでは失礼します。