長い長い夏が終わり(秋の存在感もなく)やっと冬らしくなってきた頃、
代表より季節外れの宿題が出ました。
〈一日の仕事の流れを紹介する記事を作成すること〉
なんとまあ、通常業務外のお仕事では?特別手当は出るのかしら?
きっと出ないなあと思いつつ(経験上)
ポチポチとタイピングを始めてみます。気楽にスクロールして頂いてどうぞ~
まずは自己紹介を。
出身も育ちも福岡で、福岡市内の大学を卒業後、エンドラインに新卒入社しました。
もうすぐ社歴年数の桁が上がります。
入社当時は営業部署に配属、時代も時代でしたので、毎日外回りの日々でした。
3年目からは外回りが減って事務所で県外のお客様の営業対応と外回り社員のフォロー、
5年目からは営業部から現在の経営企画部へ異動となり業務内容がごっそり変わりました。
大きな違いは「お客様と話す」かどうかです。
営業部時代は訪問か電話かメールか、
ツールの違いはあれどお客様と直接関わるお仕事でした。
対して経営企画部ではお客様と接する業務がほとんどありません。
書類作成やメール連絡等、「営業担当の代わり」に行うことはありますが、お客様対応のメインはあくまで営業担当です。
では経営企画部のお仕事とは何なのか?
ざっくりですが一日のスケジュールがこちら
8:30~ 朝礼、掃除
9:00~ 発注業務
10:00~ 会計業務
11:00~ 出荷
12:00~ お昼休憩
13:30~ 請求書類作成
14:00~ 雑務
15:00~ 発注業務
16:30~ 出荷案内連絡
17:00~ 雑務
17:50~ 終礼
18:00 定時
「発注業務」とは?
お客様からのぼりや横断幕のご注文が確定したら、その製造を取引工場の会社へ委託している為、必要情報をまとめた書類を作成し、取引先へ連絡する業務です。
1,発注書を作成(商品、デザイン内容、サイズ、仕様、数量、納品先、納期を記載)
2,データ入稿の依頼(デザイン課に決定したデータと発注書をまとめて取引先へメールするよう依頼連絡)
3,メールチェック(依頼通りにメール送信されたか確認)
「会計業務」とは?
会社のお金にまつわるお仕事。入金・出金、税金や取引先への支払い等の手続きを行い、
それらお金の動きを会計ソフトに記録し、毎月試算表を作成しています。
専門用語も多いので学びながら実践です。
「出荷」とは?
お客様への荷物の発送業務です。ご注文頂いた商品をお届けしたり、商品サンプルを発送することもあります。
「請求書類作成」とは?
お客様から商品のご注文を頂いたら、その製作代金のをお支払い頂きますが、
法人のお客様がほとんどですので、お支払い頂くためには請求書が必要です。
ご注文の実績に基づき、毎月請求書を発行しご案内しています。
「出荷案内連絡」とは?
ご注文頂いた商品の発送が完了したらその報告連絡をします。
運送会社に委託して配達してもらう為、荷物の問合せ番号をご案内します。
「雑務」とは?
上記の業務が毎日の主な仕事内容ですが、それ以外のイレギュラーな作業のことです。
他の社員からの突発的な頼まれごとなどを対応します。
その他の業務内容
定期的に発生する下記のような業務も仕事内容です。
・入社退職の手続き
・試算表作成
・支払い手続き
・入金確認
・給与計算
御覧の通り、書き出すときりがないほど色々なお仕事を引き受けています。
9年も務めている経験を活かして対応していますが、
簡略化できることは簡略化して効率よく対応していくことが今後の課題ですね。