プロジェクトで成果を出すためのコミュニケーションとは

シクミヤでは業務自動化や最適化も行っております。今回はそれらのプロジェクトをメインに担当するメンバーの遠藤に、プロジェクトで成果を出すために意識して行っているコミュニケーションに関して話を聞いてみました。

ここでいうコミュニケーションとは

これはクライアント企業全般に言えることですが、現状を正しく把握し認識することを心がけています。認識齟齬が生じてしまうと、クライアントが欲しいものとは全く違ったものが出来上がってしまったり、後工程で見つかったズレによる手戻りが発生してしまうことがあるからです。そのためにはヒアリング、問題や状況の言語化・可視化を行いながら、お互いの認識をすり合わせることが重要で、この作業はとても意識しながら進めています。

スタートアップを支援する社労士事務所のクライアントを抱えているのですが、事務所によって財務状況・リソース・環境が違うため、その事務所の現状をきちんと理解したうえで問題点を把握することは欠かせません。その際、手作業は特に細かく操作手順まで確認し、その手順による無駄・無理・ムラやミスの発生要因がないかを観察しており、現状把握の解像度は常に高いことを心がけています。

現実的な解決策の提案

一方で、シンプルかつコストを抑えた費用対効果の良い仕組を導入することも意識しています。高額な高機能システムは複雑な仕組みを量産する場合があり、メンテナンスコストも増大します。また、シンプルでコストを抑えた仕組みを短期間で作り、PDCAサイクルのペースを速めた方がより現場に寄り添ったものが作れます。コストは社労士事務所の状況や課題によって異なりますが、クライアントの財務状況やリソースに負荷がかかりすぎるシステム投資は現実的な解決策ではないと考えています。

課題解決はコミュニケーションから始まる

そもそも、クライアントが抱えている課題の本質や実際のボトルネックを理解しなければ、課題解決に挑めません。そのためには丁寧なコミュニケーションが必要不可欠です。

コミュニケーションにおいては、クライアントの理解を最優先し、使い慣れている技術的な専門用語ではなく、共通言語や平易な言葉を用いています。こちらが伝えたいことだけ伝えるのは一方通行の発信であり、きちんとクライアントが理解できるようにかみ砕きながら伝え、きちんと理解していただいてから初めてコミュニケーションが成立したと考えています。時にはチャットや会話では伝わりづらいと感じた場合、図解を用いて認識齟齬が無いように進めることもあります。

不具合やトラブルが起きた時の対応

また、いざ実運用開始後に不具合やトラブルが起きた場合は包み隠さず原因や事実を伝え、迅速かつ真摯に対応することを心がけています。クライアントから課題を引き出し、共有し、解決策を提案し膝を並べて着手するには、クライアントとの信頼関係は絶対条件です。実運用後に不具合やトラブルがない状況がベストですが、起きてしまった場合は即座に対応し、きちんと原因と不具合の理由を伝えないと、一度構築した信頼関係だけでなくクライアントから得た信用を失ってしまう一因にもなります。コミュニケーションは信頼の上で成り立つ場面も多いため、スムーズなコミュニケーションの土台構築のためにも真摯かつ迅速に対応することは欠かせないと考えています。