美容イベントの企画〜運営までトータルサポート！化粧品に強い広告代理店のイベントディレクターの業務紹介

こんにちは！PRの小野沢です。

今回はWTCの「イベントディレクター業務」についての記事です。

コロナウイルスの感染拡大収束に伴い、「リアルイベントを開催したい」とのご相談をいただくことが増えてきました。そこで今回は、本業務を担当する社員に協力してもらい、イベントの企画段階〜当日の運営までを一挙に担うイベントディレクターの仕事についてご紹介します。各フェーズで心掛けていることや仕事のやりがいについて伺ってきましたので、ぜひ最後までご覧ください！

目次
１. ​イベントディレクターの業務とは
２. イベント前日までのスケジュール
３. イベント当日のスケジュール
４. ​業務のやりがい

１. イベントディレクターの業務とは

WTCでは、クライアントである出版社のイベント開催や、化粧品ブランドのイベント出展について、企画・提案段階から関わっています。これを担当するのがイベントディレクターです。具体的には、どんなイベントにするか？という企画・提案から、会場選定や進行台本・運営マニュアル等の作成、ステージの施工管理（造作物の作成）、当日の運営までを一気通貫して行います。

今回は、1クライアントである出版社の美容専門誌にて開催されたイベントを例に、イベントディレクターの仕事内容をご紹介します！

２. イベント前日までのスケジュール

イベント６ヶ月前〜：企画・提案

使用する会場やイベントの規模によって異なるものの、少なくとも6ヶ月前にはイベントの企画が開始します。クライアントである雑誌編集部と打ち合わせを重ね、会場の選定や当日のコンテンツ内容などを決定していきます。今回は美容専門誌によるイベントであったため、協賛企業によるステージ、化粧品のタッチアップブース、お土産などのコンテンツを決定しました。

イベントを企画する上で心がけていることは、「クライアントの目的」と「来場者目線」を常に意識することです。例えば、クライアントの目的がSNSを通して認知を拡大することである場合、来場者がSNSに投稿したくなるような企画や会場装飾などを考えていきます。また、どのようにスタッフを配置すればスムーズな動線が確保できるか、など常に来場者の立場に立って考えるようにしています。

イベント４ヶ月前〜：ロケハン、資料作成、協賛募集

会場へ足を運び、ステージや展示スペース、会場に置く造作物のイメージを明確化します。受付からクローク、ブース回遊までの流れなど当日の運営シュミレーションも念入りに行い、配置図を作成・ご提案します。また、実施概要やブース出展社向けのマニュアルなども作成し、3ヶ月前には協賛社やブース出展社が決定し始めます。

イベント１ヶ月前〜：ステージ台本作成、最終調整

1ヶ月前には会場の造作物やコンテンツ内容などが大方決定しているため、ステージ台本の修正や会場とのやりとり（音響や照明に関することなど）、当日のスタッフ配置の確認、タレントの控室準備などの最終調整を行います。雑誌編集部、会場、施工運営の会社などを取りまとめて進行を行うのがWTCのイベントディレクター職の仕事となります。

ステージ台本はクライアントと何度もオリエンを重ねながら作成しています。薬機法に抵触しないよう表現に気をつけながら、クライアントが伝えたい情報をうまく盛り込むことを意識しています。また、美容感度の高い層が来場されるイベントでは、一般向けよりも美容好きの方に役立つ深い情報を盛り込む…というように、「来場者が知りたい情報は何か？」を考えて台本を作成しています。美容イベントならではの点としては、照明角度の調整や生カメラで化粧品や出演者の手元を抜くなどの工夫を行うことで、遠い席にも商品の魅力を最大限届けられるようにしています。

３. イベント当日のスケジュール

9:00 - 集合、荷物搬入、施行開始

会場入りしたらまずは、会場の造作物や音響・照明機材、来場者に配布するお土産等の荷物を全て搬入します。荷物搬入後は、ステージでは施工・装飾、音響・映像などの機材のセッティング、控室の準備やお土産の準備などが並行して行われます。イベントディレクターは全体を見つつ、適宜指示を出します。

12:30 - テクニカルリハーサル、ランスルー

雑誌編集部によるステージ企画のテクニカルリハーサルを行います。テクニカルリハーサルとは、スタッフのみで行うリハーサルのことです。音響や映像の確認に加えて、進行に不自然な点がないかを確認します。台本では違和感がなく見えても、実際に流れを確認すると出演者の導線が複雑だったりセリフに違和感がある場合も多いため、ランスルーや本番をスムーズに行うために欠かせない工程です。その後、MCなども入り、ランスルーと呼ばれる全体のリハーサルを行います。

14:00 - 協賛ブース準備開始

協賛社の荷物搬入し、各ブースの展示装飾を行います。展示に必要なものを用意する際にも、協賛社である化粧品ブランドが、どんな目的でどんな展示にしたいのか？を相手目線に立って考え、先回りして行動できるようにしています。

展示ブースの作り方にも美容イベントならではの工夫があります。例えば、美容感度の高い層が集まるイベントでは、ブランドの話をしっかりと聞きたいという来場者が多いため、ブースの滞在時間を長めに設定、椅子に座って対面でじっくりと話を聞けるようなブース構成にしています。反対に、一般層の多いイベントでは、タッチアンドトライをメインに訪れる方が多いため、ブランドからの説明の時間を短く、スムーズにたくさんのブースを回れるような構成にします。私たちWTCは幅広い美容イベントを担当しているため、イベントの性質により展示ブースの構成を変えることで、クライアントや来場者の目的に合った展示となるよう工夫しています。

16:00 - ステージリハーサル

ゲストを入れて最終のリハーサルを行います。ゲストの方の立ち位置、流れの簡単な確認等（場当たり）が主となります。

17:00 – イベント開始

イベント開始後は全体を見て適宜サポートやスタッフへの指示を行うことが主な仕事となります。来場者の入場やステージ企画開始のタイミングを指示したり、スタッフがきちんと誘導できているか、協賛ブースで足りなくなっている備品はないかなどを常に確認します。協賛ブースでは来場者がタッチアンドトライを行うため、衛生面には特に気を遣っています。コットンやメイク落としなどの衛生用品を随時補充したり、試供品を常に清潔に保つよう注意を払っています。

21:00 – 撤去作業

イベント終了後、すぐに片付けに取り掛かります。完全撤収時間に間に合うよう、来場者から見えない場所は退場前から片付け始めるなど全体を見ながら効率的に片付けを進めていきます。

４.イベントディレクション業務のやりがい

最後に、担当社員に仕事のやりがいを聞いてみました！

「クライアントや来場者の笑顔が見れることです。今回のような大きなイベントでは、半年以上かけてイベントを作り上げていきます。その間、「クライアントの目的を達成するにはどうすれば良いか」「来場者に楽しんでもらうには何が必要か」を常に考えながら仕事をしています。各関係者との調整や会場手配など地味で大変な仕事も多いですが、イベントが成功し、クライアントや来場者の笑顔を見れた際には、頑張ってよかったと感じます。他にも、来場者の方がSNSにイベントの様子や感想を投稿してくださるのを見るのも嬉しい瞬間ですね。」

最後までお読みいただきありがとうございました！

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