【資料作成の極意】PPT王にオレはなる！

皆さんこんにちは！WiLLDesign人事担当の高橋です！

今日は僕が最も得意とする「資料作成」のナレッジ共有となります！

大学生、ビジネスマンをはじめ多くの方が資料作成をするタイミングがあると思います。

そんな皆さんが今この瞬間から実践できるPPT（パワーポイント）活用術を共有していきたいと思います！

結論から申しますと

「自分が感動するものではなく、見る人が感動するものが最高の資料」だと考えています。

見る人が感動する資料とは、「シンプルで理解がしやすい、ただ一味違う」ものだと定義しています。

そんな資料を作るための前提としてどんなスタンスでいるべきなのか。

その内容をマインド編とスキル編の双方からアドバイスさせていただきます！

目次

■マインド編

・目的を明確にする

・視覚的にわかりやすくシンプルに

・レイアウトに気を配る

・見る人が理解をしやすい構成にする

・伝え方にも気を配る

■スキル編

・テンプレートの使用

・複数スライドを一度に編集

・スライドマスターの使用

・Quick Access Toolbarのカスタマイズ

・スライドショーの編集

・アニメーション機能

・グループ化機能

・スナップグリッド機能

・オブジェクトを背景に配置

■番外編

・背景や挿入画で使えるおすすめサイト２選

【マインド編】

まずパワーポイントを作成する上で大事にするべきことを共有します。

紹介する５つのマインドを大事にして作成することで、

自己満足ではなく相手満足の資料を作成することができます。

目的を明確にする

作成する資料の目的を明確にし、何を伝えたいのかを確認することが重要です。

その理由は大きく５点あると考えています。

1. 方向性を明確化できる

目的を設定することで、何を達成したいのかを明確化できます。

これにより、自分自身がどの方向に進むべきかを理解し、効果的な行動ができるようになります。

2. モチベーションを維持できる

目的を持つことは、自己効力感を高め、モチベーションを維持する重要な要素となります。

目標が明確であれば、達成するために努力を傾けることができます。

3. 質の高い成果を生み出せる

目的を明確にすることで、その目的に向けた戦略的なアプローチを講じることができます。

その結果、より質の高い成果を生み出せるようになります。

4. チームの協力体制を築ける

目的を共有しているチームメンバーは、互いに協力し、目標に向かって努力する傾向にあります。

目的を明確にすることで、チームの協力体制を築くことができるようになります。

5. 結果を評価できる

目的が明確であれば、その達成度合いを評価することができます。

また目的が達成できなかった場合にはその原因を特定し、改善策を講じることができるようになります。

視覚的に分かりやすくシンプルに

文字だけの説明よりも、グラフや図表、画像など視覚的に示したほうが伝わりやすくなります。

そのように考える理由は大きく３つです。

1. 見やすさが向上する

パワーポイントを視覚的に整理し、見やすくすることで、観客の注意を引きやすくなります。

ビジュアル要素が十分に使われたプレゼンテーションは、聴衆の理解度が高まり、より意味が深まります。

2. 資料の印象が良くなる

視覚的に分かりやすいパワーポイント作成により、印象が良いと思われます。

見やすい配色、適切なフォントや文字サイズ、統一感のあるデザインを取り入れ、情報を視覚化することで、観客に専門性や、説得力を与えることができます。

3. 説得力が高くなる

視覚的に分かりやすいプレゼンテーションでは、情報が視覚化されるため、聴衆に説得力を持って伝えることができます。ビジュアル要素を取り入れ、資料を分かりやすくすることにより、プレゼンの内容がより理解しやすくなり、観客に印象に残ることが期待できます。

※WiLL Design問合せ資料を一部抜粋
　　

レイアウトに気を配る

見やすさを考慮して、文字や画像の配置、色使い、フォントサイズや種類を選ぶなどデザインに注意しましょう。そのように考える理由は３つです。

1. プレゼン資料の魅力的な表現が可能

パワーポイントは視覚的なコンテンツを多く使用するため、魅力的なレイアウトやデザインが可能です。

それによって、聴衆の興味を引き、メッセージをより伝えやすくなります。

2. 見やすさが向上する

レイアウトやデザインに注意を払うことで、情報を整理し、見やすくすることができます。

それによって、聴衆がプレゼン資料の内容を正しく理解しやすくなります。

3. プレゼン資料の信頼性が向上する

レイアウトやデザインに配慮することで、プレゼン資料の信頼性を高めることができます。

プロフェッショナルなレイアウトやデザインを使用することで、

聴衆にプレゼン資料がしっかりとしたものであるという印象を与えることができます。

見る人が理解しやすい構成にする

資料の構成は、シンプルでわかりやすく、論理的にまとめることが大切です。

パワーポイントは視覚的に話を伝えるのに適したツールです。

しかし、話の構成を重視しないと、聴衆が理解しやすい論理的な流れを持たないことがあります。

話の構成を考慮することで、話者自身も進行を把握しやすく、自信を持って話を進めることができます。

伝え方に気を配る

聴衆に合わせた言葉遣いやストーリー構成、説明の深さを考慮し、

相手にとって理解しやすいように伝える工夫をしましょう。

プレゼンをする際には、以下の点を意識すると伝わりやすくなります。

1. 話をシンプルにする：専門用語や複雑な言葉は使わず、できるだけシンプルな表現で話を進めます。

2. 話を具体的にする：抽象的な話よりも、実際の事例や具体的なイメージを交えた話をすることで、聴衆が理解しやすくなります。

3. テンポや音量に注意する：スピーチのテンポが早すぎたり、音量が小さすぎたりすると聴衆が聞き取りにくくなってしまいます。適切なスピードと音量で話を進めることが大切です。

4. 聴衆に寄り添う：聴衆の興味・関心に合わせた話をすることで、聴衆がより受け入れやすくなります。

5. ボディランゲージに気をつける：表情やジェスチャーを使うことで、話にリズムや説得力を持たせることができます。

これらのポイントを意識しながら、伝えたい内容を分かりやすく説明するように心がけましょう。

【スキル編】

上述したマインドを前提に以下の10個のスキルを活かすことで、

より伝わりやすくより伝えやすい資料作成を行うことができます。

1. テンプレートの使用

パワーポイントは、既存のテンプレートを使用することで、簡単に見栄えの良いスライドを作成できます。

2. 複数スライドを一度に編集する

複数のスライドを選択し、同時に編集することができます。

3. スライドマスターの使用

スライドマスターを使用することで、スライドのデザインやレイアウトを統一することができます。

4. Quick Access Toolbarのカスタマイズ

Quick Access Toolbarに頻繁に使用する機能を追加することで、作業の効率を向上させることができます。

5. スライドショーの編集

スライドショーの設定を変更することで、スピーディーなプレゼンテーションを実現できます。

6. SmartArtグラフィックスの使用

SmartArtグラフィックスを使用することで、複雑な情報を視覚的に示すことができます。

7. アニメーション機能の使用

アニメーション機能を使うことで、スライドに動きを付け、より興味深いプレゼンテーションを作成することができます。

8. グループ化機能の使用

グループ化機能を使用することで、複数のオブジェクトを一度に移動したり、サイズを変更することができます。

9. スナップグリッドの使用

スナップグリッドを使用することで、スライド上のオブジェクトを整列させることができます。

10. オブジェクトを背景に配置

画像やテキストボックスなどのオブジェクトを背景に配置することで、スライドの見栄えを良くすることができます。

【番外編】

背景や挿入画で使えるおすすめサイト２選

最後に素敵な背景画像や挿入画像を無料ダウンロードできるおすすめサイトを２つ紹介します。

①unsplash （https://unsplash.com/ja）

②pixels （https://www.pexels.com/ja-jp/）

この２つの画像無料ダウンロードサイトは資料作成にとても役立ちます！

私が書くブログ内での挿入画像もこちらから拝借していることが多いです。

また資料作成以外にもPCのデスクトップ画面やSPのホーム画面、LINEの背景など活用できるシーンが多いので皆さんもご活用してみてください！

最後に紹介したマインドやスキルをフル活用して作成した弊社の会社資料も現在弊社ホームページより資料請求ができるようになっております！

WiLLDesign自体に興味関心を寄せてくれている皆様や今回のブログを読んで実際にどんな資料が出来上がるのかなど期待を寄せてくださっている皆様にも是非資料請求をいただけますと幸いです！

ではまたお会いしましょう！

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