【京葉物流の一日】営業推進室の仕事って？

営業推進室の石津です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　今回は私の一日のスケジュールをご紹介します。

営業推進室の業務については、以前紹介しておりますのでよろしければそちらもご覧ください！

9：00　出社・始業

京葉物流では、基本全部署で9:00始業となります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　朝の時間は、少し早く出社してコーヒーを飲んでいる方、雑談をしている方、始業ギリギリに出社する方など様々です。（私は後者です・・・）

業務開始（メール・スケジュール整理）

始業したら、まずはメールの確認から行います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　①お客様からの問い合わせメール　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　始業後すぐに「トランクルーム利用者からの問い合わせ・新規申込」等のメールとチャットを確認し、オペレーター・事務担当者への業務の振り分けを行います。

②社内・取引先様からのメール　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　次に社内メールを確認します。社内の共有事項等の確認、取引先様へのメール返信等をします。

③スケジュール整理　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　前日のTODO整理をしつつ、当日のTODOリストとスケジュールを設定します。

9：45　朝会

毎日9：45～、コールセンター内への情報共有の時間です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　朝会での共有事項は、「トランクルーム施設の工事情報、お客様への発送書面の共有、業務手順の確認」などが主です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　お客様対応が主となる部署ですので、お客様へのオペレーションに係る内容がほとんどとなります。　　　　　　朝会の資料はA4一枚でまとめ、毎日皆さんへお配りしています。

10：00　お客様対応

10：00～当社コールセンターの営業開始です。お客様への電話・メール連絡を開始します。　　　　　　基本はオペレーターと事務担当にて対応していきますが、クレームやイレギュラー対応等、社員対応が必要なものを、前日から引き継ぎを受けたものと合わせて処理していきます。

11：00　TODOリスト処理

朝に整理したTODOリストを基に、一件ずつ処理していきます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　業務は「顧客情報のデータ入力、システムデータ修正、返金処理、請求処理」など、多岐にわたります。　　　　　　　この日は月末のため、「請求書作成、お客様への返金対応、月末のデータ入力」を行いました。　　　　正直私はお金の計算に苦手意識があるので、特に慎重に集中して対応していきます。

12：30　 お昼ご飯

一時間お昼休憩です。基本自分のデスクで食べることが多いですが、たまに外食することもあります。　あとは近くの和菓子屋さんの日替わり弁当がとても美味しんですよ(^^)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　基本外食好きな私ですが、貯金のため最近はお弁当作りも頑張っています・・・！　　　　　

13：30　 文書作成/発送

お客様へ発送する文書の作成を行います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　内容は様々ありますが、「トランクルーム施設内外の工事実施のお知らせ、利用料改定のお知らせ、ご利用マニュアル更新のお知らせ」等が多いです。

流れとしては、文書作成➡ダブルチェック➡社内承認と進み、その後印刷➡封入➡発送までを行います。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

社内承認までには時間がかかることもありますので、一日で文書作成～発送まで終えてしまうこともあれば、文書作成と発送処理が別日になることもあります。

15：00　データ入力/シフト作成

私は大体、15：00までにTODOリストを片付けられるようにしているので、15：00～の時間帯はデータ入力等の細かな作業をすることが多いです。

この日はシフト表の配布日が近かったので、この時間で翌月分のシフト表を完成しました。　　　　　　　※オペレーター・事務担当などの専門職社員は、シフト制での出勤となるため、毎月シフト表を作成しています！

16：00　顧客対応状況の確認・報告・引継ぎなど

当社のコールセンターは17：00までの営業です。まずは残っている業務で「当日中に連絡が必要なもの・明日以降に引き継ぐもの」の最終確認を行い、その後担当社員との状況確認・報告・引継ぎを行います。

コールセンター内の仕事は、基本的には「個人＞チーム」の業務が多いため、一人一人の業務の状況の確認・報告・引継ぎがとても重要です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　毎日、オペレーター・事務担当社員一人一人との対話を必ず行い、全員が働きやすい環境を維持していくことも重要な業務となっています。

17：00　メールチェック、片付け

退勤前、メールとチャットの最終確認と返信を行います。

17：30　退勤

こうして一日が終了です。残業時間は少なく、18時までには退社しています。

営業推進室では、トランクルーム「プライベートボックス」の顧客対応を中心に、対顧客に関わる業務を幅広く担っています。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　今回紹介したもの以外にも、新施設オープンに伴うレイアウト、価格設定、看板のデザイン、ホームページの改修、新規事業の企画などの業務も営業推進室にて行っています。

業務のイメージが少しでも伝わっていれば嬉しいです！

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