テレワークで社内報をはじめた話

こんにちは、東京システムハウス広報の原口です。

突然ですが、皆さんの会社では「社内報」を発行していますか？テレワークが浸透し、社内報を開始したという企業も多いのではないでしょうか。今回は、当社が社内報をはじめるまでの話を紹介したいと思います。

TSHってどんな会社なのか知りたいという方だけではなく、スモールスタートで社内報を開始したいと思っている方、社内広報を強化したいと思っている方にとっても役立つ情報をお届けできれば幸いです。

なぜ社内報をはじめることにしたのか

リモートワークが浸透し、自然に生まれる社内コミュニケーションが減ったと感じている方も多いのではないでしょうか。私自身もまさにそうだったのですが、毎日会社で顔を合わせていた同僚と会う機会が減り、雑談が減ってしまったな～と感じることが増えました。

社員からも「中途社員や新入社員の顔と名前が一致しない」、「他の部門が何をしているのか知る機会が減った」といった声を聞くようになり、他部門の様子や従業員について共有できる手段はないかと考えるようになりました。

また、当社の社内情報はslackが中心。日々多くの情報が流れてしまうので、社内情報（会社の行事や各部の動向、プレスリリース情報など）をストックする場所がほしいと思っていました。

そんなことを上司に話してみると「もう何十年も前だけど、社内報を発行していたよ」と貴重な情報を教えてもらいました。（当社の歴史の長さを感じます！）

過去に発行しているということは、社員にとっても馴染み深いツールということ。早速、社内報発行に向けて準備を進めました。

社内報発行に向けて

課題を基に社内報の目的を「社内コミュニケーションのきっかけをつくる」とし、部門内のイベント・勉強会などの取組みや社員インタビュー、新入社員・中途社員の紹介等の従業員にスポットライトを当てた内容で運営することにしました。（通常の業務連絡などで共有されるような情報はこれまで通りslackを活用）

その他にも下記について検討しました。

■発行方法・更新頻度は？

テレワーク環境でも読んでもらいやすいようにWEB社内報（Googleサイトで作成）とし、月1回の更新頻度で全社共有することにしました。個人的にGoogleサイトでの社内報作成がとてもよかったのでメリットをまとめます。

※個人情報を含むため、モザイクばかりで申し訳ありません！

・追加コストが発生しない

当社はすでにGoogleアカウントを活用していたため、追加で費用がかかわらず社内報を発行できることは大きなメリットでした。まずは初期費用をかけずに運営したいと考えていました。

・閲覧権限を設定できる

社内報には従業員の個人情報が多く含まれるため、閲覧権限を設定できるというのは必須条件でした。Googleサイトでは、特定の相手にのみ公開する機能があるので、当社社員のみが見られるように設定しています。

・アクセス数の把握ができる

Googleサイトで作成した社内報とGoogle Analyticを連携させることでアクセス数を把握できるため、毎月どのくらいの人に社内報を読んでもらえているのか大まかな数字を把握することができます。

・更新が簡単！

細かなデザイン変更はできないですが、専門知識がなくてもWebサイトを作成することができます。更新・修正作業も簡単に行うことができます。

まずは費用をかけずに社内報をやってみたいという方には、メリットが多いと感じています。

■更新者は？

まずは、広報担当ひとりで更新していくことにしました。そのため、「社内コミュニケーションのきっかけづくり」と「継続性」のバランスを意識した方法でスタートさせました。隙間時間に手軽に社内情報を知ることができるように5分程度で読み終える情報量としています。この情報量であれば、社内報に工数をかける余裕がない企業でも始めやすいと思います。

■コンテンツはどうする？

さきほどの継続性と繋がるのですが、固定コンテンツは「社員インタビュー」、「新入社員・中途社員紹介」、「お誕生日の社員を紹介」のみとしています。その他のコンテンツは、月によって様々で、トピックがあれば追加するようにしています。ある程度自由度を持たせているからか「社内報のネタ」に悩むことはほぼありません。

1年半、社内報を発行してみて

社内報が浸透してきたことで、社内報で取材されることへの抵抗が低くなっているように感じます。また、「こんなことがあったんだけど社内報にどう？」と様々な情報が集まるようになったことも嬉しい出来事です。

しかし、まだまだ改善すべきところがたくさんあります。特に、情報を発信する側の従業員を増やしていくという点は、早々に改善したいところです。そのためには、発信することの楽しさやメリットを実感できる社内報にしていかなくてはいけません。

ちょうど社内報を発行し、1年経ったタイミングで社内アンケートを実施したのですが、ネタのアイデアや感想、改善案など多くの意見をいただきました。いただいた意見を参考にしながら、TSHにあった方法を模索し、今後も更新していきます。

社内報が社内コミュニケーションのきっかけになった！という体験を増やす

ある社員が「社内報の社員インタビューが話のきっかけになっているよ」と言ってくれたことがあって、とても嬉しかったんです。今後はそういった体験をどんどん増やしていきたいです。

そして社内報を読むことで少しでも「やっぱりTSHで働く人達って面白いよね」「TSHって良い会社だよね」と思う機会が増えれば良いなと感じています。