私たちが探していた工数管理ツールはこれだ！会計事務所の様々な課題解決に役立ちました

会計事務所向け業務管理ソフトに不足していた機能とは

ー タイムデザイナー（https://timedesigner.com/）を検討する以前はどのような課題を抱えていましたか。

今谷

以前から会計事務所向け業務管理ソフトを利用しておりました。職員が何時から何時まで何の業務をしたのか記録を残すことができます。いわゆる、工数管理が主な目的です。

ところが、ある職員がA社の仕事中に他の職員からB社に関する相談を受けたり、別のお客様から電話が来て30分ほど相談にのったりした場合、そうした想定外の業務に費やした時間を把握することがそのソフトではできませんでした。どのお客様にどれだけの時間を費やしているのか、その業務は教育的なものか顧客満足度を高めるものかといった細かな分析をしたいと考えておりました。

ー 業務内容の分析が必要だと実感するのはどんな時ですか。

今谷

会計事務所の提供する顧問サービスは、顧問先からすると「何をしてもらっているのか分からない」といったフワッとした部分もあります。もし、私たちの費やす時間が一部の顧問先に偏ってしまっていたら、他の顧問先が不満を募らせることになるでしょう。そうした問題が顕在化する前に職員の仕事を可視化することで、顧問先サービスをバランスよく提供できているかどうかを把握したいと考えておりました。

吉田

事務所の収益を考えた時、この顧問料に対して何時間まで作業を費やしていいのか、といった目安があります。工数管理をしっかり行うことができれば、収益をしっかり管理することができるだろうという考えもありました。

より深く業務分析するためにはストップウォッチ機能が必須

ー どのような経緯でタイムデザイナーを検討し始めましたか。

吉田

時間を細かく管理でき、さらにその時間がタスクやスケジュールと紐づいているようなツールを探しておりました。

今谷

ネットでいろいろ検索してタイムデザイナーを見つけた時は、「私が探しているツールはこれだ！」と思いました(笑)。

ー 他にもいろいろなツールがある中、タイムデザイナー導入を決めた最大のポイントを教えてください。

吉田

やはり、ストップウォッチ機能が決め手です。先ほどもお話しましたとおり、誰が何に時間を費やしているのかを細かく把握したいというニーズがありました。しかし、細かく把握しようとすれば、当然、職員にとっては負担になります。１日の仕事が終わってから振り返っても、どの顧問先に何分を費やしたのかを思い出すことはとても難しいわけです。その点、タイムデザイナーにはストップウォッチ機能が付いているので、とても簡単に細かく作業時間を記録することができます。

ー 社内ではスムーズにタイムデザイナーの導入が決まったのでしょうか。

今谷

私が代表に提案しました。もともと弊社には、「誰かが提案したことに反対する時は代替案を示さなければならない」というルールがあります。そうした前向きな社風でもあるため、すんなり導入することが決まりました。

作業時間の予定と実績を把握することの大切さ

ー 実際に使い始めてみて気づいたタイムデザイナーの良い点は何かありましたか。

今谷

タイムデザイナーは、予定と実績の両方を記録に残せる点が便利だと思います。これまで利用していた会計事務所向け業務管理ソフトでは、予定か実績のいずれかしか記録できないため、予定に実績を上書きしていました。そのため、予定どおりに仕事したのかどうかを最終的に振り返ることができませんでした。

ー 予定と実績を把握できるメリットはどの辺にありますか。

今谷

私もタイムデザイナーを使い始めて分かったのですが、予定では1時間作業のつもりが、実際は1.5時間ほど費やしていることがありました。私の作業時間の見積もりが甘かったということです。こうした予定と実績の把握が重要な理由は、職員の作業時間が会計事務所の原価だからです。作業時間の見積もりが甘ければ収益は悪化してしまいます。

吉田

それから、新人の職員が作業時間をどれだけ正確に見積もることができているかを把握することで、新人教育に繋げることができます。また、ベテラン職員であっても、正確に作業時間を見積もることを常に意識してくれるようになると思います。

ー 顧問先サービスの改善に役立ちましたか。

今谷

はい、役立ちました。タイムデザイナーを導入するにあたり、必要な作業を全て洗い出してからタスクとして登録しました。そうすると、職員はタスクごとに作業時間を記録します。そこで分かったことは、顧問先ごとの業務の内訳です。どの顧問先にどんなサービスをどれくらいの時間を使って提供できているのかがよく分かるようになりました。そして、顧問先ごとのサービスのばらつきを抑えることが可能になり、満足度を高めるための施策を打つこともできるようになりました。

タイムデザイナーがもたらす職員の意識改革

ー ストップウォッチ機能の他にタイムデザイナーで気に入っている機能はありますか。

今谷

Googleカレンダーと同期できる機能は便利です。また、他の職員が何をしているのかがリアルタイムに分かるので、メンバーの状況を把握しやすくなりました。

吉田

出力できるデータの自由度が高い点もタイムデザイナーの優れている点だと思います。データは分析しやすい状態で出力できますし、そもそも分析されたデータを出力することもできますので、凄くデータ活用が進みました。

今谷

営業活動において、新しい顧問先を獲得した時には、職員の中から担当者を決めなければいけません。その時に各職員の業務量を把握できるので、仕事量が誰かに偏らないように、イメージではなく実態に合わせて配慮することができるようになりました。

ー それでは最後に、タイムデザイナーの導入を検討している企業様にお勧めのメッセージをお願いします。

吉田

タイムデザイナーを利用すれば業務が可視化されますので、ほかの社員が何をしているのか把握したい企業様にお勧めです。

今谷

リモート勤務下で、メンバーの稼働状況がリアルタイムで把握できる点は、労務管理にも役立ちますし、業務を分析することで経営課題を解決することもできると思います。