【法務スタッフ】入社した初日、1週間後、1ヵ月後、3ヵ月後の1日のスケジュール

いざ採用されて入社が決まっても、最初は

「どんなところにあるんだろう・・・。」
「事務所の中、綺麗だといいなあ・・・。」
「お仕事大丈夫かな・・・ついていけるかな・・・。」

なーんて考えると思います。
これに加えて、緊張や不安を抱えるわけですから、気持ちが億劫になることもあるでしょう。

そんなことを思っていた新人スタッフAさんがどのような仕事を体験するのか、
初日、1週間後、1ヵ月後、3ヵ月後の、
とある1日のスケジュールに焦点を当ててご紹介したいと思います！

入社初日のスタッフの1日のスケジュール

まずは初日、何をするのにも不安だと思いますが、
そこまで緊張しなくても大丈夫ですよ！

～持ち物～

・筆記用具

・ノート

・印鑑

を忘れずに、スーツで事務所へ向かいます。


～初日の流れ～

①　軽く仕事内容説明、事務所の環境説明

②　社員との挨拶（自己紹介程度）

③　教育マニュアル購読

④　診療所開設の関する音声を聴く

※時期によっては若干前後したり、内容が変更になることもあります。


～1日目の詳しいスケジュール～

9：30　出社

まずは、玄関にある呼び鈴を押していただき、
出迎えたスタッフに、採用されて出社したという旨をお伝えすると、
スタッフが席までご案内します。

9：30～　軽く仕事内容説明、事務所の環境説明

大まかな内容説明や、事務所内の案内を所長からします。

疑問点や不安点があればご気軽に何でも質問してくださいね。
カウンセリングのような雰囲気で行われるので、リラックスしてお話しいただけると嬉しいです。

10：00～　社員との挨拶（自己紹介程度）

実際に仕事している場所に入って、スタッフと軽く挨拶していただきます。

• 名前
• 出身地

等を簡単にお話していただければ十分ですので、あまり緊張なさらないでくださいね。

10：10～教育マニュアル購読

内容は話し相手への立ち振る舞いや作業効率を上げる方法、心の保ち方など、行政書士界に限らず、社会人になってどんな業界でも役立つような知識が書かれています。

まずは、この機会にじっくり読んで観ましょう。

12：00～　お昼休憩

各自お好きな時間に1時間昼食休憩をとります。

近くには横浜スタジアムの公園や、事務所から少し歩けば山下公園があります。
外でお弁当を食べるのも、晴れた日にはとても気持ちいいですよ！

座りっぱなしでの作業が続きますから、お昼休憩の時は是非、お散歩がてら外に出てみるのもいいですね☆

13:00～　診療所開設に関する音声を聴く

基本的には、まず解説している音声を聞く→書類を作成するという順序で作業していただきます。

ここでは、診療所開設の書類を作成するために、

• どんな書類を作成するのか
• どんな必要書類を集めればいいのか
• 役所からどんな要求をされるのか

といった内容の音声を聞きます。

音声とともに、音声の内容を文字おこし・要約した資料もお渡ししますので、適宜メモを取っていただいて構いません。

分かりやすい音声になっていますが、専門的な内容となっているため「？？？」となる部分も出てくるでしょう。

疑問に思った部分は、所長が一定のタイミングで様子を見にいきますので、その時に質問してみてください。

18：30 退社

やっと初日が終わりです。
最初は慣れない作業が続くと思います。しっかり休んでください。

入社1週間後のスタッフの1日のスケジュール

入社後1週間、だんだんと、法律書類の名前や作業の流れもわかってきたという
スタッフAさんの1日のスケジュールです。どんな風な作業をするのでしょうか。


～1日の流れ～

①　C官公署書類判読の実務の動画を観る。

②　法務局へ登記簿謄本を取りに行く

③　仮想案件1　（医療法人設立書類作成）


～1日の詳しいスケジュール～

9:30　出社

9:30～　昨日の復習と今日やることの確認

10:00～　C官公署書類判読の実務のDVDを視聴

実際に、官公署書類の見方を学びます。
いきなり官公署書類を見ても、何をどういう風に読み解くのか分からないと思いますので…

まずはDVDを見て学んでいただきます。

このDVDは『行政書士の卵』の方が観るもので、官公署書類について1から説明してありますので、
入社後1週間の方でも、わかりやすく見ることができます。

11;30～　法務局へ登記簿謄本を取りに行く

実際に、地方法務局へ訪問し、登記簿謄本を取得をしてもらいます。

まずは登記簿謄本を取得する方法について説明したDVDを観ていただいた後に、実際に法務局へ行きます。

最初の2回ほどは、登記簿謄本を取りに行くスタッフと同行し、一緒に登記簿謄本を取得します。

慣れてきたら、1人で法務局へ行き、登記簿謄本を取得してもらいます。
その時に、もし分からなくなったら、法務局の方に聞いてみるのも一つの手です。

業務をこなしていく中で、この登記簿謄本の取得は何回も行うことになるので、しっかりと覚えます。

13:00～　昼食休憩

各自お好きな時間に1時間昼食休憩をとります。

14:00～　仮想案件1　（医療法人設立書類作成）

医療法人の設立に関する仮想案件の、書類作成を行っていただきます。
仮想案件とはいえど、実際の案件とほとんど変わらない内容となっています。

まずは最初の1週間で医療法人に関する音声を聞いていただき、
その後に作成をお願いしています。

実際に解いてみると疑問点など生まれるでしょう。
まずは練習で実際にwebや役所に電話をかけて調べていただきます。

最初は、役所に電話するというのは、緊張すると思いますが、
役所への聞き方　に関する音声もありますのでご安心ください。

そして、この仮想案件の書類作成が終わり次第、
過去に仮想案件を解いて添削している動画を観ながら、
答え合わせをして復習していただきます。

このように、音声を聞いて仮想案件を解いていただくという作業を繰り返して、合間に役所に実際に出向いたり、電話などでやりとりをして、専門法務の知識や経験をつけていただきます。

最初は、実際の案件を行うときにも、この仮想案件をもとに作成する事になると思いますので、分かるまでじっくりと復習しましょう。

18:30～　☆歓迎会☆

新しく入社していただいた方の歓迎会を開催しています！(自由参加)

歓迎会の内容は、銀だこのタコ焼きをテイクアウトして、大人が本気で遊ぶ「桃鉄」「UNO」「トランプ」大会！

新しく入って馴染めるか心配な方も、長く仕事をされている方も、
皆で本気で遊び、大笑いできれば、今まで接点がなかった他のメンバーにも自然に関心が湧くことでしょう。

仕事の側面だけでなく、趣味や関心ごとでも相互理解ができればと思います。

20:30　退社

Aさんは家が遠いため、みんなよりも少し早く帰宅しました。

入社1ヵ月後のスタッフの1日のスケジュール

入社後1ヵ月のスタッフAさん。歓迎会を経て、だんだんと所内にも慣れてきたころではないでしょうか。
それでは、そんな入社後1ヵ月のスタッフAさんの1日をみてみましょう。


～1日の流れ～

①　電話対応

②　来客対応

③　契約書作成ヒアリング同席

④　郵便受け取り、備品整理

⑤　セミナー補助


～1日の詳しいスケジュール～

9：30　出社

10:00～　朝礼ミーティング

業務にも慣れてきたあたりで、ミーティングに参加していただきます。

ミーティングでは、スタッフ全員で、各スタッフの進捗、各案件の現状課題、今日の一日の流れを相互確認します。

進捗の遅れがあれば、スタッフ相互間の役割分担をし、できる限り1人のスタッフが抱え込まないように調整します。

また、質問があればここでまとめてします。

10：30～　電話対応

「お客様からお送りした書類は届いていますか？」という電話があったので、

担当者に取り次ぎ、電話の内容を電話対応帳に記載して記録します。

最初の1ヵ月間で電話の仕方をマニュアルで確認し、何回も電話することで慣れていくため、自信がない方も安心です。

10:40～　お客様来訪準備

この日は、お客様が来訪の予定なので指示に従って準備をします。

11:00～　お客様来訪、契約書作成ヒアリング同席

お客様のビジネスの内容、何を求めているかを慎重に聞き、質問を重ねます。所長の指示とお客さまの要望に従い、その形式（行間や言い回しなど）を参考にしながら作成に着手します。

最初のうちは、業務の仕方がわからないと思いますので所長の横でお客様の相談と回答を見ていただきます。その結果を元に、所長の指示のもと書類を作成して頂きます。

12:00～　昼食

各自お好きな時間に1時間昼食休憩をとります。

13:00～　郵便受け取り・備品整理

郵便が届いたので、管理アプリに書き込み、担当者の方に渡します。

次に通販で頼んでいた事務用品が届いたので、納品書をファイルに入れ込み、事務用品を指定の場所に置きます。

13:40～　セミナー資料準備

この日は弊所主催のWEBセミナーが開催されるため、その準備をします。

資料を指定の部数より多めに印刷し、ホチキスで止めてあることを確認。
不足分があった場合に備えて、どこのフォルダに資料があるのかも確認します。

14:00～　セミナー開始　（柏崎が講師）

セミナー中は、滞りなく進んでいるかを確認します。

知識としても今後使えるものばかりですので、資料をコピーしメモを取りながら一緒に観るのもありでしょう。

16:00～　セミナー終了、お礼メール送信

セミナー後は、セミナー受講者へお礼のメールを送ります。

17:00～　セミナーの復習

特に法務事務所ということもあり、最初のうちは知らない知識ばかりだと思います。

復習が特に大切になってきます。

18:30　退社

入社3ヵ月後のスタッフの1日のスケジュール

入社3ヵ月後のAさん、この3ヵ月で仮想案件の課題を解き、教育音声やマニュアルを読むことで、法律の知識と経験を身につけ、本格的に法律業務をこなす日々。
今は3つの案件を抱え、お客様へのコンサルティングから書類の作成、役所とのやり取り・提出、請求書作成まで全て任されています。


～1日の流れ～

①　定款変更書類作成

②　日本医師会へ問い合わせ→メール作成

③　決算届・事業報告書作成


～1日の詳しいスケジュール～

9：30　出社

9：30～　メール確認、1日の流れの把握

昨日の業務内容を確認しながら、今日やることのスケジュールを立てます。
その際に、お客様や役所からのメールも確認します。

10：00～　朝礼ミーティング

スタッフ全員で、各スタッフの進捗、各案件の現状課題、今日の一日の流れを相互確認します。

進捗の遅れがあれば、スタッフ相互間の役割分担をし、できる限り1人のスタッフが抱え込まないように調整します。

また、質問があればここでまとめてします。

10：30～　定款変更書類作成

医療法人設立の定款変更の書類を作成します。

簡単に説明すると、医療法人を設立した後に、新しく診療所を開設・移転を行うと、必要になる手続きの書類作成です。

過去にこなしてきた仮想案件の書類を思い出しながら、書類作成をして、先輩スタッフに確認してもらいます。

実はこの手続き…稀に約半年ぐらい手続きをすることもあり、大変です。。
さらに、仮想案件と違い、役所の締め切りもあるので、責任が伴う業務です。

しかしその分、やりがいもあります。

12：30～　お昼ミーティング

各スタッフの進捗を確認します。
ご午前中業務を進め、分からなかった所や確認してもらった方がいいところ等も、その時に聞きます。

終わり次第、業務に戻ります。

13：30～　昼食

各自お好きな時間に1時間昼食休憩をとります。

14：30～　県庁からの電話の対応→メール作成

午前中とは別の案件ですが、前日に県庁へ問い合わせていた内容の件で
役所から電話がかかってきたので、対応します。

そのお問い合わせ内容は、お客様にも伝えるべき内容だったため、
お客様へメールもしました。

16：00～　医療法人の決算届・事業報告書作成、押印依頼書類の発送

簡単に説明すると、決算届・事業報告書とは、医療法人が毎年行う会計手続きです。

毎年行うお手続きですので、業務を続けていくと決算届・事業報告書作成作業は何度も行うことになります。

この医療法人の決算の手続きでは、会計の資料をみながら書類作成を行うことになります。

入社から3ヵ月間で仮想案件を複数こなしているので、この頃には会計書類を見慣れていない方も、だんだんと会計資料の見方が分かり、少しづつ書類作成ができるようになります。

この日は、やっと数日かけて作成した決算届・事業報告書も目途がつき、残るは理事長先生に押印していただくと完成という段階に入りました。

理事長先生に押印していただくために、書類や送付状を入れたことをしっかり確認し、医院宛に発送します。

16：30～　ミーティング

各スタッフの進捗を確認します。
ぞれまで業務を進め、分からなかった所や確認してもらう所やお昼のミーティングで聞きそびれた箇所等も、その時に聞きます。

終わり次第、業務に戻ります。

18:30 退社

まとめ

初日・1週間後・1ヵ月後・3ヵ月後の新人スタッフの、とある1日をお伝えしましたが、いかがだったでしょうか。

このように弊所では、法律知識や経験を、音声を聞いて書類作成をし、答え合わせをして復習する作業を何度も繰り返すことによって、身につけます。

また、その合間に社会人としての振る舞い方やメール電話の対応の仕方などを、マニュアルや音声を確認していただくことにより、同じように身につけます。

そのため、弊所で現在活躍されているスタッフの100％が、法律の資格や知識・経験がなく、
中でも80%のスタッフが過去の職歴で事務経験や接客業の経験もありませんでしたが…

入社して2、3ヵ月後には、法務スタッフとしてバリバリ働かれています！