【社内勉強会その③】コミュニケーションを円滑にする方法

こんにちは！ScopeNext広報担当の中川です。

弊社では定期的に勉強会が開催されており、全社員向け、職種、チームごとに行っているものがあります。
自ら技術や知識を強化し、共有することで社員全体の技術力向上を図るといった試みです。

今回の勉強会は、全社員向けにコミュニケーションを円滑にする方法をテーマに実施していただきました。リモートワークを取り入れている会社ならではのコミュニケーション方法もありますので、ぜひご一読ください！

今回の勉強会の目的は大きく2つです。
・コミュニケーションは職種関係なく必要だが、見落としがちになっているため。
・新卒の入社時期なので、意識づけをすることでより円滑にコミュニケーションを取れるようにするため。

目次

1. 1．５W1H
2. 2． 目的と手段を間違えない
3. 3．よりコミュニケーションを円滑にするには
4. 4．リモートワークでのコミュニケーション
5. まとめ

1．５W1H

コミュニケーションを取るときにまず意識したいのが５W1Hです。

５W1Hとは

When「（いつ）時間」
ー午前10時に

Where「（どこで）場所」
ーオンラインのZoomで

Who「（誰が）主体」
ー営業担当による

What「（何を）目的となるもの」
ー新事業について説明

Why「（なぜ）理由」
ー市場規模の拡大のため

How「（どのように）手段」
ー人員と新企画を用いて

これらを意識することで、漏れなく情報を伝えることができます。

具体例
××株式会社から電話がありました。
ご不在だったので電話番号だけいただきました。

この文だと５W１Hが用いられていないため、要件が理解できませんよね。

５W１Hを用いた例
××株式会社の○○さんから15時頃お電話がありました。
△△の要件で△△のお話を進めたいとのことでした。折り返しのご連絡をいただきたいとのことです。

5H1Wを用いることで、（いつ）（どこで）（誰が）（何を）（なぜ）（どのように）してほしいのか簡潔に理解することができます。

2． 目的と手段を間違えない

コミュニケーションを重ねていくうちに目的と手段を混同してしまうことはありませんか？
コミュニケーションで大切なのは手段ではなく目的です。
手段を重視すると、目的を見失ってしまったり、手段に気を取られるあまり時間がかかってしまったりします。
このような事態を防ぐために、あらかじめ目的と条件を明確にしておく必要があります。
また、定期的にフローの見直しを行うことで、混同を防ぐことができます。

3．よりコミュニケーションを円滑にするには

コミュニケーションをより円滑にするために、下記の方法が挙げられます。
・場面と伝える内容によって伝え方を変える
→表現しにくいことは口頭で、何度も確認したい場合は文面で伝えるなど。
・伝えたいこと、お願いしたことなどの背景を伝える
→相手が納得しやすく、より良い方法を提案してもらえることもある。
・日々会話や相談などのコミュニケーション回数を増やす
→どのように伝えれば相手により伝わるかがわかるようになる。

4．リモートワークでのコミュニケーション

弊社のリモートワークでは主にチャットを使っていますが、文字のみで情報を伝達するのは難しいこともありますよね。
特に業種の違う人とコミュニケーションを取る場合には、うまく伝えたいことが言語化できないときもあると思います。
そのようなときには、チャットだけではなくZoomなどで会話することで、より認識の齟齬を防ぎ、的確に伝えたい情報を伝達することができます。
また、会話だけだと後で内容が不鮮明になってしまうことがあるため、どんな些細なことでもメモや議事録を残しておくと、再度確認や擦り合わせができて便利です。

まとめ

・５W1Hを用いることで、伝えるべき内容が漏れることなく情報を伝達できる
・手段は様々なのでとらわれすぎず、目的を明確にする
・チャットだけ、会話だけと方法を一つに限定せず、様々な方法を組み合わせる

いかがだったでしょうか。
今回はコミュニケーションを円滑にする方法についてご紹介しました。
日頃からこれらに気を付けておくことで、どんな場面や相手でもよりスムーズなコミュニケーションを取ることができそうですね。

ScopeNextでは定期的に社員勉強会やコミュニケーションを目的としたイベントを開催し、社員全体の技術力の向上を図っています。
この記事を読んで興味が湧いた、楽しそうだと感じた方がいらっしゃいましたら、ぜひ一度お話を聞きにきてください！
皆様とお会いできることを心から楽しみにしております。