デジタルで社内環境を改善！財産となる情報やデータ、人材を管理する総務の新しい形

ウェディングフォト、キッズフォトなど、「写真」を通して家族の素敵な瞬間をカタチに残すシキラマ。
写真の会社ということもあり、カメラマンがいることは想像に難くありませんが、実はカメラマン以外にもあらゆる職種でたくさんの人が活躍しています。

じつはこの記事を書いているわたしは、シキラマに入社して1ヶ月……。ウェディング業界についても、この会社で働く人がどういう仕事をしているのかも、いまだにわからないことだらけ……。

「自分が働く会社のことは知っておかなければ！」ということで……、シキラマで働く人について、どういった仕事をしているのか、どういう想いで仕事をしているのかについてインタビューすることにしました。

初回は「総務」を担当している中川さん。
中川さんの業務についてや、仕事への想いについて、2回にわたってお聞きしていきます！
（中川さんは旦那さんのお仕事の関係でお顔出しできないので、お写真は同じ総務で働く大橋さんにご協力いただきました！）

変わりつつある社会の流れに対応する管理のスペシャリスト

⎯⎯中川さん、本日はよろしくお願いいたします！早速ですが、シキラマではどういった業務を担当されていますか？

すごくざっくり言うと「管理」を仕事にしています。会社ができた当初は働いている人数が少なく、パソコンや携帯電話などの管理が統一されていなかったんです。ですが人数が増えてきて、パソコンは基本的に会社支給のものを使っているので、そういった資産をしっかり管理しています。あとはデータや人材の管理も行います。

実は元々デザインの仕事をしていたんですけど、撮影データや社員のデータなど「1箇所ここをみたらわかる」という場所がなくて。「会社として一括で管理する必要があるよね」となり、そういったデータの整理を担当することになりました。

今ではスプレッドシートを使用して撮影から納品まで一括管理できるようデータを整理したりと、少しずつですが管理を進めています。

⎯⎯写真を撮影するという職種柄、データは会社の命で財産ですもんね。デジタルで管理する方向に舵を切ったのは、やはりデジタル化やDX化といった流れを受けてなのでしょうか。

それもありますし、コロナの影響も大きかったですね。コロナが流行して、私たちも在宅で働いていた時期もあったので、今後また「会社に出社して働けない」という状況になっても会社が停止しないように、どんな環境でも働けるようにという方向に、会社全体として変わっていっています。

⎯⎯コロナをきっかけにオフィスを廃止した会社もありますしね。ちなみに中川さんは、普段どういった1日を過ごされているんですか？

まず朝一番メールとLINE WORKS（社内で使用している連絡ツール）をチェックして、対応するべきことがあればそのままその対応に入ります。

入社や退社する人がいれば、社用パソコンのバックアップや初期化の処置をしたり、次の方が使えるように設定しなおしたりもしますね。使えるように最低限のソフトの設定などをしていると半日や1日かかることもあるので、そういう特別な業務があるときはそれだけで1日が終わります。

ですが、基本的には差し込み案件の対応が多いです。

⎯⎯差し込み案件ですか？

そうです、「○○なトラブルがあったから対応してほしい」「××なときどうしたらいい？」といった問い合わせに対応しています。特にスプレッドシートで作成している管理表は現在進行形で作成中で、使ってもらいながら使いずらい部分や追加してもらいたい部分など意見を拾いながら常に改善していっている段階です。

そういった対応も、順次対応していくと気づいたら夕方になっていることも少なくないですね。

ほかにもLINE WORKSの導入やGoogleのワークスペースという有料サービスへの移行、オンラインストレージに撮影データを共有する作業なども進めています。中には完了間近なものもありますが、各スタジオや拠点と連携して、フローやマニュアルを作成して進めているところです。

⎯⎯お話を聞いた感じ、「今日はこういうスケジュールで」と決まっているというよりは、その都度連絡がきたものに対応しているという感じなんですね。

まさにそういう感じです。常にまとめてタスクがいくつかあるのですが、日々その優先度が変わるので、その日その日で優先度を考えて進めています。

自分のタスクの管理も、記憶に頼っていたら忘れてしまうので、タスク整理ツールを活用しています。今は一人部署ということもあって、自分のことも全て自分で管理していますね。

「中川流仕事を円滑に進めるポイント」は意外なところに……

⎯⎯日々タスクの優先度が変わる中で、仕事をする上で一番大切にされていることは、やっぱりご自身のタスクの管理ですか？

一番大切にしていることはスタッフとの関係性ですね。

会社なのでトップダウン方式で「こうやることになったからやってください」と進めることもできるんです。ですが、会社が10人規模から50人規模へと大きく規模を拡大している中で最初のステップアップの時期に来ていて。そうなると10人規模の頃から働いていたスタッフの中には「ちょっと環境が変わってきたな」と思う人もいるはずですよね。

そうしたときに、変わることに抵抗を感じるスタッフとか、東京や札幌にいて普段は会わないスタッフとかは私が社内で何をしているかわからないじゃないですか。そういう方とも信頼を築いていくために大事にしていることが関係性です。例えば後回しにしてしまいそうな差し込み案件でも、すぐに対応することで「次も中川さんに相談しよう」って思ってもらえるじゃないですか。あとは普段会わない方とのやりとりには「不明点は中川まで」と付け加えたり、ちょっとした配慮を忘れないようにしています。

⎯⎯私も最初にパソコンのセットアップや、各種アプリやソフトのログインや使い方を教えていただいた時に、とても質問しやすそうな方だなと思っていましたが、そこには中川さんが仕事をする上で大切なことが反映されていたんですね。

そう言ってもらえてよかったです。

やっぱり会社として全体的に動いていくことは、全スタッフが協力してくれないと成り立たなくなってしまうので、スタッフとの関係性は気にするようにしています。タスク整理の方法のような業務と直接関係のあることではないですが、働く上で一番大切なことだと思っています。

シキラマに入社したての新人がシキラマの仕事について迫るインタビュー企画第一弾！総務の中川さんにお仕事の内容や、仕事で大切にしていることをお伺いしてきました。

後半では中川さんのプライベート、正直仕事は休みやすいのかなど、気になる会社の働く環境についてお聞きしていきます。

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