オープンコミュニケーション革命

こんにちは！合同会社SORANIKEで広報を担当している金尾（かなお）です。

今回は弊社で起きたオープンコミュニケーション革命についてお話ししたいと思います。みなさんも社内の情報伝達での悩み事抱えてはいませんか？弊社もそうでした。

情報共有の際のルールが定まっていない、各自使っているツールが異なっている、クローズドなコミュニケーションが横行している。これらの弊害は、他の社員のタスクの進捗が把握できていない、自分が関与していないプロジェクトのことは何もわからない、各個人が持っている情報量に差が生まれるという形で顕在化していました。

この課題を解決するために弊社で経営推進を担う『組織デザイン』チームが主導し、notion、Slackへと社内ツールの統一が図られました。このことによって社内の情報管理が一元化され、オープンなコミュニケーションへ転換されました。その中でも今回はSlackが果たした役割を中心に取り上げたいと思います。

そもそもオープンコミュニケーションの目的とはなんなのでしょうか。情報共有を円滑にし、意思決定の速度を速くするため。社員同士が本音ベースでお互いに対話することを可能にするため。社員全員が会社の持つプロジェクトに当事者意識を持って参加するため。これら全てがオープンコミュニケーションを採用する目的になりうると思います。

これらの目的を達成するために、プロジェクトに関わる特定の集団だけで情報を共有するのではなく、より広範な範囲で情報を共有することで、情報の透明性を高め、各自が持つ情報に偏りを無くすことが求められているのです。

では、弊社ではSlackを用いてどのようにオープンコミュニケーションを実現させていったのでしょうか。1．全てのチャンネルをオープンにし、通知を各自で管理すること
2．DMを使う際の基準を明確化すること
3．雑談用のチャンネルを設けたこと
以上の3つになります。

1．全てのチャンネルをオープンにし、通知を各自で管理すること

SORANIKEで事業部やプロジェクトごとに、チャンネルを用意しています。その全てのチャンネルをオープンチャネルとし、チャンネルの開設時に全員を招待しています。これにより、他の社員の業務内容を知りたいときに情報を全員が取りにいくことができる環境が整備されました。その一方で、自分に必要のない情報まで無差別に届いてくることも意味しています。そこで普段は自分に関係はないと思われるチャンネルの通知はオフにしておき、必要な時に必要な情報にアクセスできるようにしています。

2．DMを使う際の基準を明確化すること

SlackにもDM機能が存在しています。SORANIKEでは、オープンコミュニケーションを実現するために、DM機能の全てを禁止したわけではありません。クローズドな方法が向いている情報も当然存在しているからです。

個人情報と機密情報。この2つはDMを用いての方法が適していると判断し、全員に周知を行いました。どの情報がDMで、どの情報がオープンなのかの基準を示すことは、オープンチャンネルでの会話を促進しました。

そうはいっても、SORANIKEでもオープンコミュニケーション、Slackの定着がすぐに行われたわけではありません。そこで通称「やめ活」を行いました。

「やめ活」…Slackでのオープンなコミュニケーションの方が向いている連絡がきた際には、情報を受け取った側が、その都度、それSlackでよくない？と訂正していく活動のことです。

結果としてSORANIKEではSlackによるコミュニケーションが完全に定着していくこととなりました。

3．雑談用のチャンネルを設けたこと

社内の業務連絡をSlackに移行するだけでなく、私用の雑談までSlackに担ってもらうこととしました。理由としては、Slackへの愛着を強めることと、単純に会話量を増やすことです。

情報をオープンにしようとはいうものの、Slackでの会話量が少ないと自分の発言がずっとそこに留まったままであり、充分に自己開示した発言がしにくいと言われています。これを雑談用のチャンネルで解決しました。各自のプライベートな目標宣言から、今日のお昼ご飯までいろいろな情報が行き交うまでに育っています。

これらの工夫によってSlackは社内のコミュニケーションツールとしての立場を不動のものとしました。ただ、SORANIKEのオープンコミュニケーション文化はSlackのみで醸成されたわけではありません。そこにはnotionも深く関与しているのですが、そのお話はまた別の機会に！