「Google Workspaceを全社で使いこなす」老舗食品メーカーフタバ様へ Google Workspace 勉強会開催

株式会社G-gen（ジ−ジェン）の営業小林です。

2023年10月に株式会社フタバ様向けに Google Workspace 利用勉強会を開催しました。
本記事では、勉強会までのストーリーと勉強会実施レポートになります。

「業務円滑のためにGoogle Workspaceを導入した！けどなかなか全社で利用が促進されない..」

新潟で業務用出汁/調味料を取り扱う製造加工メーカーの株式会社フタバ様。

ダシを科学する。株式会社フタバ

以前はホスティングサービスでメールサーバを運用されてましたが、不定期な障害発生からGmailの利用を検討し、2023年1月からGoogle Workspaceの利用を開始されました。
2023年夏頃、既存メールサーバからGmailへの切り替えを行い、メールとしての機能の利用は進んだものの、Gmail以外のGoogle Workspaceの利用は進まず。

そこで、G-gen社から利用者ユーザー向け Google Workspace 勉強会のご提案をしました。
情報システム部門のご担当者とGoogle Workspaceの利用が進まない理由について、ディスカッションを繰り返しました。

お話を伺う中で、様々な理由が挙がりましたが、集約すると以下の課題が浮き彫りに。

「Gmail以外のGoogle Workspaceサービスをどうやって業務に使って良いのか分からない」

この課題に対して、G-genからの以下のような進め方で合意しました。

①Google Workspaceを実際に一緒に操作しながら学習するため、勉強会は対面で行う

オンラインでの開催も検討しましたが、オンラインだと参加者の進捗や理解度が読めないためオンサイトでの開催は必須で進めました。

②Google Workspaceおよび社内ツールの利用状況を反映した勉強会にする

一般的なGoogle Workspaceのサービス説明ではなく、現在の社内システムの利用も伺いながら、勉強会の内容をすり合わせしました。例えば、「社内でGmailのラベルと連絡先を混合している人がいる」といったお悩みを伺いしましたので、Gmailのラベルと連絡先の機能を時間をかけて説明しました。

③G-genの働き方についてご紹介することで働き方が変わっていくイメージを持ってもらう

大きな課題として、「Google Workspaceをどうやって使っていいか分からない」という状況だったので、Google Workspaceをフル活用して業務を行うG-genの利用方法やGoogle Workspace利用時のルールも説明することで、利用イメージを持ってもらう工夫をしました。

Google Workspace 勉強会実施レポート

Google Workspace 勉強会当日は各部署から選出いただいたGoogle Workspace の活用を取り組む社員の方12名にご参加いただきました。

以下のようなアジェンダを準備しました。

午前の部

自己紹介 / 勉強会の目的

最初にG-genのメンバーの紹介。

そして、今回の勉強会の目的を共有しました。ただ、Google Workspaceの紹介をするだけではなく、なぜGoogle Workspaceを利用するのかをお伝えすることで、これから実施する勉強会の意義を明確にしました。

G-genのGoogle Workspaceを活用した働き方

勉強会の中でも重要視していたコンテンツである「G-genでのGoogle Workspaceの活用事例」

Google Workspace導入による働き方の変化をイメージしてもらいました。

こちらの内容はWantedlyのストーリーでもまとめていますので、是非御覧ください！

G-genの流儀。クラウドネイティブな10の働き方

ここからは実際のサービスの活用方法とそれぞれのサービスのハンズオンを実施しました。

Gmailの利用

以下のような機能のご説明

設定画面の活用（送信取り消し/連絡先への自動登録/カテゴリ）
閲覧ウィンドウの設定
ラベルの活用

そしてラベルを実際に作成してフィルタリングを行うハンズオンを行いました。
みなさん普段の業務からGmailを利用されているので、多種多様なラベル管理をされており、皆様のメール管理の工夫をお話させていただきました。

Google Connectの利用

以下のような機能のご説明

連絡先の作成
ラベルの活用
Gmailでの活用

そして連絡先でラベルを作成してメールを送付するハンズオンを行いました。

Google Chatの利用

以下のような機能のご説明

Google Chatの基本（個人チャットとスペース）
チャットの見やすい使い方（メンションとスレッド）
ファイル共有

そして参加者同士でチャットのやり取りを行うハンズオンを行いました。
ここでは、非常に和気あいあいと参加者同士のスペースの会話やリアクションによるコミュニケーションを取っており、楽しく進めることが出来ました。
プライベートでLINEを利用されている方がほとんどでしたので、チャットコミュニケーションへの抵抗は少ない印象です。