お仕事紹介コーナー②＜運用・オペレーション＞

ポジション：運用・オペレーション

★仕事内容★

大きく分けると、１）企業と連携しながら開催する自社の就活イベントやワークショップ、２）大学から委託されて行うイベントや講座（ガイダンス）に対するお仕事となります。

１）企業と連携して開催する自社イベントについて

開催における全体スケジューリング、役割分担、当日運営のスタッフィング、To DO（タスク）の整理、イベント用の広報業務（ちらし作成、Web制作、SNS周り）会場調整、備品の手配、マニュアル作成、オンラインツールの契約と実施に向けてのURL発行等の下準備。参加企業との細かなやりとりや調整。イベント開催前後のフォロー（対企業・学生）、参加学生情報（4,000〜5,000名）の集計と報告書の作成。動画の編集やWEB修正やチラシ修正など、クリエイティブ周りも実際自らの手で動かすメンバーもいます。

２）大学から委託されて行うイベントや講座（ガイダンス）について

上記の仕事内容とほぼ同じですが大学内で開催することから会場調整は基本不要。規模的にはマキシマイズのイベントよりも縮小された内容になるので全体のタスク分量は減りますが工程としては同じ事を行います。

★入社後の1日の流れ★

10:00前　出社。メールとSlackのチェック、緊急性の高いものはその場で対応。今日のスケジュール確認とtodoの整理。

10:00　始業。朝礼・全体ミーティング。メンバーのその日のスケジュールと自分のスケジュールを共有。優先事項の高いもの、他のメンバーへのフォローは必要ないかなどを確認。

10:30　メール対応・情報整理。パートナー企業による問い合わせの対応や依頼事項への応対。大学のキャリア支援課との連携やガイダンス当日にむけての最終確認作業。

11:30　大学キャリア支援課と参加企業との事前打合せ

当日のガイダンスの流れ、最終的なすり合わせと確認事項。

12:00　ガイダンス開始。オンライン開催のためZoomの全体管理、学生からの質問対応や配信上のトラブルシューティングなど。ガイダンス終了まで見届けます。

13:30　昼食・休憩

14:30　ガイダンス実施後のフォロー。学生アンケートの集計、参加企業へのお礼連絡、大学キャリアセンターに納品するアーカイブ用データの編集作業の準備。学生アンケートの集計とデータ化。

15:30　広報物の制作作業。次回予定している自社開催イベントに向けたWebページの修正、広報チラシの企画案を作成。方向性を社内で確認してから外部デザイナーに提出するラフ案を作成。

16:30　イベント会場のレイアウト調整、DM発送代行業者への連絡。自社開催イベントの会場レイアウト作成。当日の動線確認、会場担当者との電話・メールのやり取り。イベント用チラシの発送代行業者にスケジュールの共有と見積もり作成の依頼。

18:00　退社

★入社後の裁量範囲★

企画の運用に対する最適化、実施方法に関する意見や考えは反映されやすいです。企画のゴールが正しければそこに到達するまでのプロセスは自由に設計が可能。中間報告を行い、修正が必要な場合は都度行います。

予算の最終決定権はないので、まずは運用上に関わる関係各社から相見積もりを取り、上司に確認して最適なものに決定します。基本的に「自分はこう思うのでこうしたい」という事に対しては、エビデンスがしっかりしていれば意見は反映されやすく承認してもらえる環境が整っています。

★ここがやりがい！★

どんな企画でも自分が設計した仕組みや運用方法がスムーズに進み、大成功に終わった時に達成感ややりがいを感じます。もちろん企画の成功はスムーズに運用する事だけではありませんが、開催日当日まで参加する人全員がハッピーで楽しく、気持ちよく実りある時間を過ごせたと感じてもらえる様に細かな配慮や工夫を頭をフル回転させながら考えていきます。そうした創意工夫の結果が目に見えて感じ取れる仕事です。

★ここはチャレンジ★

急遽決まった企画や納品までの時間が少ない場合、タイトスケジュールの中でやりくりしていくことが大変です。自分や社内だけでなく外部との連携や関わる人が多い場合には自分のリズムで仕事を進めていくことが出来ないため、納期に間に合うかどうか、ハラハラする事もあります。そういう時はまずは枝葉の部分を気にせず最終的な着地を再認識し、「失敗しない為には」という逆算で物事を捉えて不安要素を一つづつ潰していきます。焦ると大量のTo Doに圧倒されてしまうので、まずは全体を俯瞰すること、本来の目的は何かに注力します。物事を俯瞰して見る力、逆算や引き算という思考癖はこの業務を担当してから得ることが出来たスキルだと思います。

また、自社メディアの規模感が大きいこともよく驚かれます。イベントには5,000名以上もの全国の学生がオンラインで視聴したり、クライアント企業も誰もが知る大手企業ばかりなので、一つ一つの仕事のクオリティや責任が大きいと感じると思います。逆にそれだけ規模や影響の大きな仕事を自分が動かしている、ということがやりがいにつながると思います。

★最後に★

大きなイベントは開催日が近づくにつれ、ドキドキして熟睡出来ない事もあります。成功するか失敗するか、時に気持ちが重たくなることもあります。しかし負荷があるからこそイベントそのものが大成功に終わった時の達成感はものすごくあり、最高な気分になれます。

また社内だけでなく社外との連携もうまくいき、一体感を感じる時はまるでフェスに参加したときの様な高揚感を得られます（笑）。万が一うまくいかなかったとしても学びが毎回あり、その学びは次へのステップとなり確実に自分の成長につながっています。マキシマイズには挑戦する機会がたくさん揃っているので、仕事を通して成長したい方は是非一緒にチャレンジしていきましょう！