【カルチャー紹介】信頼が生まれ、業務効率も高まった4つの施策

テックビルケアでは、社員の希望や意見を取り入れながら環境を改善し、業務効率に繋がるような様々な取り組みをしています！取り組みには社歴や部署の垣根を超えて様々な社員が参加し、各々の想いや体験を共有することで、信頼関係も育まれています。

今回の記事では数ある活動の中でも代表的な4つをご紹介することで、テックビルケアのカルチャーや空気感について皆さんに少しでも知っていただけると幸いです！

1.3S活動

3S活動は一般的にも「整理・整頓・清掃」を略した活動として浸透していますが、当社でも「整理・整頓・清掃」をベースに環境整備を通した、人材教育に繋がる活動をしています。

社員が3~4チームに分かれて社内の課題や解決案を提案し、週に３回10分程度、課題解決に向けた取り組みをしています。

例えば最近の活動では、水等の備品が不足しないように発注が必要な備品を見える化する「備品札」を作成しました。備品の残数に合わせて気づいた人が備品札をかけてくれるので、発注担当者も管理の手間が省けて業務効率も上がり、在庫管理のストレスも低減されたのでとても助かっています。

その他にも、書類を整理するスキーム作りやトランシーバの管理体制構築、郵送作業スペースの整理など、社内の仕組み作りのなかで「まだ行き届いていないところ」をみんなでテコ入れしていくのが3S活動です！

現場目線で意見を出し、実行できるため、取り組みがダイレクトに働きやすさに繋がるのがこの活動の特徴。「みんなでもっと環境を良くしていこう」という連帯感も生まれるため、社歴や部署の垣根を超えた交流が取れることも魅力です！

また、3S活動を通じて環境整備に意識を向けることで、「物を大事に使うこと」「時間を有効に活用すること」など、人間教育的な側面での意識改善もされています。

2.フリーアドレス

今では様々な会社で取り入れられているフリーアドレスですが、実は当社、かなり早い段階で導入していたんです。

導入前は、いわゆる昭和の会社に見られるような「デスクの上に書類が積み重なり、ゴミが散らかっている」ような環境だったようですが、当時の社長がその様子を見て一念発起し、まずはデスクトップ型のパソコンを廃止。徐々に書類の整理をするなど、環境整備を進めていきました。当初は急激な環境変化に社内からも反発があったようですが、現在ではレイアウトも洗練され、フリーアドレスによりいつでも社内の好きな場所で仕事ができる環境が出来上がりました。

また、「フリーアドレス」とは言ってもどうしてもお気に入りの席に固定してしまいがちなので、最近はルーレットを導入して日々ランダムに席替えされるような仕組みも取り入れています。

3.コミュ活

元々は「朝礼」だった活動が、金曜日の終業前30分間（16:30~17:00）へ活動時間を移したことで「コミュ活」に改名しました。現在の体制になったのは約5年前ですが、同様の活動自体はそれ以前から継続されています。

コミュ活では、経営計画書にある理念やミッション、ビジョンを中心に、クレーム対応や経営の目的、お客様対応、環境整備など、事業計画や営業戦略に関する方針が書かれた項目を読み上げています。

この活動の目的は、会社の理念やビジョン、カルチャーを浸透させることです。週ごとに異なるファシリテーターが、その理念やビジョンに沿った「気づき」を発表します。例えば、「感謝」をテーマにした時には、ファシリテーターが尊敬するメンバーについて、感謝の気持ちを抱いた場面のエピソードを話す、といった内容です。

「今回も3回連続で〇〇さんが話題に出ましたね」「僕は〇〇さんのこういうところがすごいと思います」といったように、褒められた側も嬉しいですし、周りのメンバーもそれに共感しており、承認の文化が根付いています。

そのエピソードに対して社長もフィードバックを行い、抽選で選ばれた3人のメンバーからも追加のフィードバックを行います。その後、部署別のミニミーティングがあり、業務の伝達事項を確認しています。

コミュ活の意義は承認の機会になるだけではなく、ファシリテーターの話を通じて、日々の業務では知らなかった情報や歴史を知る機会を得られることです。

例えば、当社には20年前から働いているメンバーが2名いるのですが、そのメンバーから昔の会社の環境や体験談も共有されるので、新しい視点を得ることにも繋がっています。

活動を通じて、互いに尊敬し合い、敬意を持ち直す機会にもなっているのです。

4.コツメン

コツメンでは月に1回、社員が社長や幹部メンバーと15分程度の面談を行い、成長支援を受ける機会を設けています。この面談では「擦り合わせ９ボックス」を使用し、現在、過去、未来の時間的な枠組みや、組織レベル、法人レベル、業務レベルといった課題の分類に基づいて話題を選び、話し合います。

例えば、「現在の業務で不安に思っていること」や「将来のキャリアについての相談」など、幅広いテーマが扱われ、自分の悩みや疑問を直接経営陣に相談しながら、具体的なアドバイスやヒントを得ることができるのです。

この面談は、稼働時間とは別に「社員一人のための時間」として設けられており、一対一で貴重な意見を聞くことができるため、社員の悩みの解消や課題解決に大いに役立っています。以前は社長が一人で全社員に対応していましたが、現在はその役割が幹部メンバーにも移行され、様々な視点からの意見を聞くことができるようになりました。社員にとって非常に有意義な時間になっています。

例えば、幹部メンバーとの面談では、深い経営戦略や業務効率改善についての話を聞くことができ、具体的なアドバイスをもらうこともあります。幹部メンバーが「聞く姿勢」を大切にしているため、面談の際もお説教的な話にはならず、あくまで社員のための時間として話を聞いてくれます。

社長との面談では、新事業である海外進出や業界知識など、経営のコアになるような話が聞けるため、会社の方向性や経営戦略について深く理解できます。

大企業では自分の働きが会社全体にどのような影響を与えるかを感じにくい一面もありますが、当社ではコツメンを通して、自分の働きが事業に対してどのように役立ち、必要とされているかが見える化されるため、社員一人ひとりの努力が会社全体の進展に直結していると実感できます。この実感が社員のやりがいに繋がり、信頼関係を築く要因にもなっているのです。