特定技能の定期面談は対面必須に！登録支援機関が解説

特定技能ビザを持つ外国人労働者のサポート体制において、定期的な面談は非常に重要な役割を果たします。最近のルール変更により、これらの面談はオンラインではなく対面での実施が必須となりました。この変更は、外国人労働者と企業間のコミュニケーションを強化し、より質の高いサポートを提供することを目的としています。

また、定期面談においてはその他にもさまざまなルールや決まりがあります。そこでこの記事では、累計1,000名以上の特定技能外国人の支援を行ってきた登録支援機関の視点から、ルール変更の背景や面談の重要性、そして具体的な面談内容などについて詳しく解説します。

Contents

1 2024年より対面での定期面談が義務化
2 定期面談とは
- 2.1 定期面談のルール
- 2.2 定期面談の内容
3 違反行為が発覚した場合
4 定期届出とは
5 登録支援機関「Funtoco」の強みと支援実績

2024年より対面での定期面談が義務化

まずは定期面談における最新のルール変更について確認しておきましょう。

特定技能外国人の定期面談については、新型コロナウイルス感染症の影響で、テレビ電話（オンライン）や電話を使用した実施も認められていました。しかし、新型コロナウイルス感染症の収束に伴い、2024年1月1日からは原則として、定期面談は直接対面で行うことが義務化されています。

詳細はこちら👇
出入国在留管理庁「特定技能外国人支援に関する運用要領」

定期面談とは

定期面談を行う目的は、外国人労働者が適切な環境で働けているかをチェックし、何か問題があれば解決するためにあります。

特定技能所属機関等は、１号特定技能外国人の労働状況や生活状況を確認するため、支援責任者または支援担当者は、外国人とその監督をする立場にある者の両方と定期的（３か月に１回以上）に面談を実施する必要があると定めています。

「監督する立場にある者」とは、特定技能外国人と同一の部署の職員であるなど、当該外国人に対して指揮命令権を有する者をいいます。

定期面談のルール

定期面談は、対面での面談以外にも実施する際のルールがあります。

①外国人が十分に理解することができる言語で実施する日本語が十分理解できる場合は日本語で大丈夫ですが、難しい場合は通訳などを手配する必要があります。

②必要に応じて、生活オリエンテーションで説明した情報を改めて外国人に説明する日本の生活に関すること、防災、防犯、緊急対応、急病時の対応方法などについて情報を提供します

③支援責任者・支援担当者は中立の立場である必要がある外国人労働者が問題を話しやすい環境を確保するため、支援者は中立的な役割を担う必要があります。

定期面談の内容

続いて定期面談の具体的な内容について解説します。

定期面談では以下の内容を確認し、報告書を入管へ提出する必要があります。また、規定に違反していることを知ったときは、その旨を労働基準監督署やその他の関係行政機関に通報する必要があります。

雇用契約通りの待遇で働いて賃金をもらっているか

暴力などの不正行為や、通帳、旅券・在留カードの管理を取り上げられていないか

生活や健康でなどで困っていないか

出入国や労働法関係等法令違反がないか

相談や問題にどのように対処したか

業務内容や待遇、保護、生活面など、定期面談では多岐にわたる項目で外国人労働者を支援する必要があります。

違反行為が発覚した場合

以下のようなことがあった場合は、違反行為と見られます。これ以外でも、法律を無視した行為や非人道的な行為も違反行為とみなされる場合があります。

・労働基準法の長時間労働、賃金不払残業や最低賃金法、労働安全衛生法などを守っていない場合
・許可を得ていない就労をさせている場合
・旅券や在留カードの取り上げている場合

支援担当者はこうした違反を知ったときの通報義務があります。そのため上述の通り、支援責任者・支援担当者には、「監督者から指揮命令等の影響を受けることがない」中立性が求められています。

定期届出とは

定期届出とは、３か月に１回の定期面談を行ったのちに、入国管理局に届けなければいけないものです。会社側が提出する書類一覧
・参考様式第３－６号受入れ状況・報酬の支払状況
・参考様式第３－６号受入れ・活動状況に係る届出書
・参考様式第３－７号支援実施状況に係る届出書
・本人分の賃金台帳（比較対象がいる場合は比較対象分の賃金台帳も必要）
・参考様式第５－４号相談記録書
・参考様式第５－５号、５－６号定期面談報告書参考：
特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出提出資料一覧表
 出入国在留管理庁【特定技能所属機関による受入れ・活動状況に係る届出】

なお、定期面談については「登録支援機関」に支援を委託することが可能です。