「確認」ではなく、「提案」を提示して「承認」を得るコミュニケーションを意識しよう

こんにちは。今回は、普段Slack上で質問を行う際に、この辺のことを意識できるとコミュニケーションがスムーズになるよ、と社内チーム向けに、伝えていることを共有します。

質問したりする場合の話です。

NGな質問：

• 「～したほうがよいでしょうか？」「～すべきでしょうか？」のような質問

WHY：理由

• 回答側の辛いところ
  なぜそう思ったのか背景が分かりづらいので、回答しづらい
  背景が分からないので、回答者がその背景をものすごく深堀するためにコミュニケーションを何度も往復させる必要が出てくる。そうすると返信コストが高い。
• 質問者側の辛いところ
  質問者が自分で考えられず、この質問スタイルを取り続けると相手の言われた通りでしか動けなくなってしまう。そうするとただの作業員になってしまい、成長しづらい。
  上司の回答の負荷が高いので、上司から欲しい回答を得られづらい。
  上司の回答の負荷が高いため、回答を後回しにされやすい。
  自分自身も何度もSlack上でやりとりしないといけないので、本人も面倒くさい。
  質問者も相手の返信を待たなければいけないため、すぐに着手しづらい

GOOD:

• 「確認」ではなく、「提案」と「承認依頼」がセットになっている
  「～という理由から私は～すべきなので・・・しようと思っている（提案）のですが、進めていいですか？（承認）」
• 確認の質問は提案（自分はこう考えています）とセット
• 「回答」ではなく「承認」をもらうようにする

具体的な例がこちらです。

NGな質問：自分で考えていないで相手に判断をゆだねるケース。

@xxxさん

施策方針について2点確認です！
xxxの施策方針に「アイキャッチをオリジナルに変え、見出し下の画像が欠けている部分を補う」と記載があります。

【確認①】
こちらの解釈は以下のどちらが正しいでしょうか？
・アイキャッチのみオリジナルにする
・アイキャッチ＋h2下の画像もオリジナルにする

【確認②】
「見出し下の画像が欠けている部分」について、記事を確認しましたが、
画像が欠けている画像を確認できず、どのh2かわかりませんでしたので、教えていただけると嬉しいです

WHY

• 回答者が回答する場合多分こんな感じになります。

> ・アイキャッチ＋h2下の画像もオリジナルにする

こちらでお願いします！

> ・「見出し下の画像が欠けている部分」について、記事を確認しましたが

※もし本当に画像が存在しない場合：
すいません、こちらのミスでした。画像修正なくてOKです。
※画像が存在する場合

xxxxの部分の修正をお願いします。

ここまで回答するのにざっと2分くらい。地味に時間がかかります。

また、「なぜ確認の選択肢を取ったのか」についてはフィードバックしない質問設計になっているため、質問した人もなぜその判断になったのか分かりません。そうすると、質問した人は「ただ言われた通りに動く人」になってしまうので、学習が進みません。

一方で、「提案」を提示し、「承認」を求めるコミュニケーションは以下のような形になります。

OKな質問

@xxx

施策方針について2点確認です！
xxxの施策方針に「アイキャッチをオリジナルに変え、見出し下の画像が欠けている部分を補う」と記載があります。

【確認①】
こちらの解釈は以下のどちらが正しいでしょうか？

・アイキャッチのみオリジナルにする
・アイキャッチ＋h2下の画像もオリジナルにする

※自分の考えの根拠込みの提案を入れる
＋今回の目的から考えると、SEO的にはxxxすることが大事かと思うので、両方進めようと考えています。

【確認②】
「見出し下の画像が欠けている部分」について、記事を確認しましたが、
画像が欠けている画像を確認できず、どのh2かわかりませんでしたので、教えていただけると嬉しいです

+画像がかけている部分が見つかりませんでしたので、こちらに関してはなしで進めます。

※承認を得る文言を入れる

方針に問題がなければ、スタンプお願いします！

回答者は以下の回答方法になります。

もし、問題がない場合

OKスタンプを押すだけのコミュニケーションになります。そうすると瞬時に次の行動に移せますね。

もしフィードバックが必要な場合は、相手がどういう基準で考えて行動しようか分かるので、「WHY」の部分だけにフォーカスしてコメントを行うことができます。そうすると、「魚を得る方法」ではなく「魚の釣り方」を身に付けることができます。

参考）

例）
> ＋今回の目的から考えると、SEO的にはxxxすることが大事かと思うので、

このケースの場合だと、SEO的にはyyyすることが大事なので、ここはzzzしたほうがいいですね！
ということで、質問をする際には、以下を意識するといいと思います。

• 自分はこう考えている、というＷＨＹも一緒に説明する
• 確認ではなく、基本的には「提案」を提示して、「承認」を得られるようにコミュニケーションする（スタンプ一発ＯＫが一番理想的な確認）