コラボレーションツールを使う意味とは

弊社ではコラボレーションツールとしてMiroを使っています。マインドマップでメジャーになったツールですが、コラボレーションツールとして他にも多くのテンプレートや機能があります。Miroを使って「手を動かしたわりには見返す事がない自分メモから脱却する」、「会議を意味のあるものにする」等のヒントになれば幸いです。

意見の平等化に寄与している機能

会議やブレインストーミングでは、大きな声の人の意見が通りやすいことがよくあります。しかし、Miroの付箋機能や投票機能を使うと、すべての意見が同じ大きさのテキストとして表示されるため、声の大きさに関係なく意見が平等に扱われます。

すべての意見が同じように表示されるため、どんな意見でも正当に評価される傾向があります。声の大きさや役職に関係なく、すべての意見が対等に見られるので、フラットに意見交換したい時のツールとしてはもってこいです。

声は小さくても重要な事を云う人、普段はあまり意見が通らないと感じている人たちにとっても、付箋機能を上手に使う事でそのあたりの問題は解消されます。

マインドマップでメジャーになったツールだからかも

Miroに限らず、意見を出すにはある程度準備してくることが前提になります。ただ意見を出すだけでなく、場合によっては、根拠となるデータは何か、その意見がどういう背景や、前後の文脈で出されたのかを説明することが求められます。

共創作業の場合、「マインドマップ」ツールも良く使うので、意識するしないに関わらず、ユーザをそのような認識にさせているのかもしれません。

Miroボードのスペースは無限であり、関連事項や必要な情報をどれだけ展開してもスペースの消費には影響しません。スペースの制限が言い訳にはならないのです。

「スペースは無限」という仕様が、より建設的な議論を進めます。文脈と背景、データをきちんと説明できる人の意見は、プロジェクトの成功に大いに寄与します。

腕組みして眺めている場合ではありません

Miroの最大の利点の一つは、すべてのメンバーが意見を出し、議論に参加することが求められる点です。

普段、会議で腕を組んで手を動かさない人も、ボード上では自分の意見や論理を自分で入力する必要があります。皆が自分の議事録係です。この仕組みによって、すべてのメンバーが積極的に参加する姿勢が求められ、議論がスピードアップし、会議の質が向上します。

また、入力した内容やその数から、各メンバーの責任感やチームへのエンゲージメントの度合いも判断できます。積極的に議論に参加する人は、プロジェクトへの貢献度やコミットメントが高いと見なされます。

共創作業だからこそ見えるメンバーの意外性

Miroのようなツールを使った共創作業では、意外なキャラクターの発見があるのも魅力です。

指示がなくても情報を整理してくれる人や、他のメンバーの意見をまとめて全体像を見やすくしてくれる人など、気の利いた行動を見せてくれるメンバーが出てくることがあります。

本人は自分の頭の中を整理するために、自然とそうしているのかもしれませんが、議論の最中にもそれができるのは一種の能力だと思います。

こうした発見は、チームの新しい一面を知る良い機会となり、今後のプロジェクトにも大いに役立ちます。また、そういったメンバーは別のプロジェクトでも声がかかりやすいものです。

ワークスペースとしての利便性

Miroのもう一つの大きな利点は、ワークスペースという概念です。すべての情報をひとつのボード上で俯瞰できるのはとても楽です。また、他アプリ連携も豊富で、サムネイルで表示されている情報にもボード上から直接アクセスできるため、必要な情報がすべて揃ったワークスペースに行けばいいだけです。

弊社は建設業なので、物理形状のそれを図示することが多く、手書きの図もボード上で管理できる点が非常に便利です。

情報のドラフト管理と経緯の追跡

弊社ではコラボレーションツールの使い方のコンセプトとして、「ずっとドラフト扱い」の情報として利用しています。これには「経緯」を追っていけるメリットがあり、「なぜこうなったの？」、「どんな経緯でこのように決まったの？」と疑問に思いがちな途中参画者に説明するにはうってつけです。

プロジェクトが進行する中で決定した情報は、別途アーカイブするツールを設けて管理しています。これにより、最新の情報と過去の経緯をしっかりと区別しつつ、必要に応じて参照することが可能です。

TuberVisionでは経営陣がボード上でやたら手を動かす

Miroに限らずですが、コラボレーションツールを使った共創作業には、意見を求める姿勢の強化、議論のスピードアップ、気の利いた行動の発見、ワークスペースの利便性、経緯の追跡など、多くのメリットがあります。

これらの要素が組み合わさることで、より建設的で創造的な議論が生まれ、プロジェクトの成功につながります。皆が対等に意見を交わせる良いツールです。

弊社では今後も共創作業にMiroのようなコラボレーションツールを積極的に活用し、「コラボレーション」の本当の意味を深めていきたいと思います。経営陣でも手作業を共同で行うような弊社に興味があれば、ぜひ一度会話しましょう。