【広報のつぶやき④】簡単に思えて意外とできていないかも！？「ホウレンソウ🥬」

こんにちは！！Marvelの広報渡邊です！🌸

この記事を今皆さまに読んでいただけているのはいつかはわかりませんが、投稿したのは11/29という事で、もうすぐ12月に突入します🎄🎅

入社して2か月が経過するという事で、、、あっという間過ぎて困惑しています😂
1日1日最大限吸収し成長できるよう、１日も無駄にできないなという思いです🔥🔥

さて今回は、初心に帰ろうという事で、私が社会人になってすぐ、いや、その前の学生時代でも、大学やアルバイト先で「一番大切」だと教えられてきた「ホウレンソウ🥬」改め「報連相」について、もう一度自身に落としこんでいく目的で記事にまとめてみました！！

そもそも報連相ってなんだっけ？？

報連相ってなんで大事なの？？

報連相の適切なタイミングは？？

といった、知っているような気でいたけど実際説明できるか聞かれた際に自信ないかも、、、、
と私が思っているところを解決していきます🔥🔥

【目次】

１．「報連相」とは？？？
　　①意味・目的
　　②「報」「連」「相」のそれぞれの定義

２．「報連相」のポイント
　　①タイミング
　　②簡潔に、結論から伝える
　　③注意すべきこと

３．場面別「報連相」

４．まとめ

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１．「報連相」とは？？

①意味・目的

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったビジネス用語であり、仕事を円滑に進めるうえで必要不可欠なスキルです。

「報連相」の目的として、

• 組織での業務を円滑に進め、作業効率を高めること
• • それぞれのフローにおける進捗状況や課題などを理解しやすくなり、詳細な日にちや明確な数字で現実的な目標を立てられる。
  • 組織全体で業務の進捗確認が出来る⇒ミスやトラブルを未然に防ぐことが可能。
  • 上司から適切なフォローを受けやすくなる。
  • 進捗に合わせて他のメンバーがサポートに入ることができる。
• 生じた問題を共有し、いち早く解決する
• • 突発的なトラブルがさらに大きな問題に発展してしまうことを防ぐ。
  • より経験と責任を持つ上司からのアドバイスを受けることができる。
  • 同じような事例に直面した人からアドバイスをもらえる。
• コミュニケーションの活性化　
• • 社員同士の距離感が縮まり、会社に馴染みやすくなる。
  • 信頼関係が構築され、チーム運営がしやすくなる。

などが挙げられます。
いずれも相手に共有すべきことなどを伝えなどが挙げられますりますが、それぞれの言葉によってその用途や目的が異なります😲😲

②「報」「連」「相」のそれぞれの定義

■「報告」：仕事の進捗状況や、業務における結果や成果などを先輩社員へ伝えること。

■「連絡」：業務に関連する情報や、自分のスケジュールなどを先輩社員へ伝えること。

■「相談」：疑問や問題が生じたり判断する際に、上司や関係者の意見を求めたり話し合ったりすること。

過去を共有する【報告】
変化を共有する【連絡】
問題を共有する【相談】（引用：https://sherpaworks.jp/sherpa/reportcontact/）

２．「報連相」のポイント

①タイミング

相手の状況を考えずに報連相をしてしまうと「自分のことしか考えられない」「周囲に気を配れない」と思われてしまう事も、、、上司が忙しそうな時間帯を避けて、朝礼後や昼休みがはじまる前など余裕のある時など適切なタイミングで実行することが大切です🧐💡

ただ、トラブルやミスが発生した場合は早期解決するためには迅速な報連相が必要です。すぐに上司などへ状況を報告し、適切な判断を仰ぎましょう。

ただ、たいていの場合上司は部下が考えるよりも早く情報を欲しがる場合が多いので、報連相全て早いに越したことはないです。

②簡潔に、結論から先に伝える

報告に不必要な時間をかけないためにも、結論から先に伝える癖をつけましょう😌
必要最低限の情報を簡潔な言葉で伝えることも重要なポイントです。

【報告】
・まず用件や目的を先に伝える
・結論を伝える
・補足説明があれば伝える
・意見や提案があれば伝える

【連絡】
・5W1Hで情報を整理しておく
・相手に正しく伝わったかを確認する

「５W1H」
when：いつ
where：どこ
who：だれ
what：なに
why：なぜ
how：どのように

【相談】
・まず用件や目的を先に伝える
・問題点を整理しておく
・自分の意見を述べる

③注意すべきこと

• 事実と意見を分ける
• 迷ったらすぐに相談
• 最初に相談するのは直属の上司
• 報連相すべき優先順位を考える
• 抜け漏れのないようにする

３．場面別「報連相」

◆case１　「納品物の納期に間に合わないかもしれない」

勿論、納期通りに納品することが大前提ではあるが、様々な事情が重なり納期に間に合わないかもしれないという事象が発生した。

ただ、頑張れば間に合うかもしれないし、仕事が遅いという評価もされたくないという思いから、そのことを共有しなかった。

その結果、納期ギリギリになり間に合わないことが確定し、その段階で上司へ相談したが、結局クレームになってしまった。

⇒間に合わないと感じた時に即上司へ「相談」をするべきである。
⇒進捗状況常に把握するために定期的に「報告」し合うシステムを構築するべきである。
⇒相談しやすいチームの雰囲気を作ることも必要である。

◆case２　「体調が悪く、数日病欠となる」

朝起床したら、体が重く熱を測ったら38℃の発熱があった。即上司に連絡をして、この日はお休みをもらい病院へ行くことになった。

病院へ行き、インフルエンザであることが発覚した。
その日はそのまま就寝し、翌日を迎えた。
体調不良もあり朝起きるのが遅くなり既に出勤時間は疾うに過ぎていて、上司からの連絡が入っていた。

元々予定として入っていた取引先とのミーティングには上司が代理で対応してくれたが、時間変更をしてもらったため、上司と取引先に迷惑をかけてしまった。

⇒体調不良は仕方のないことで、十分な休息は必要不可欠。
　ただ、インフルエンザが発覚した直後に上司に「連絡」するべきである。
⇒体調や上司のスケジュールにより望ましいタイミングでの連絡ができなくても、
　メールや社用チャットで一報入れておくことが大切である。
⇒翌日のミーティングの件を共有し対応に関しても上司に「相談」する必要がある。

4．まとめ

いかがでしたでしょうか？😳🌷

「報連相」はビジネスの基本ですが、なかなか適切なタイミングがつかめなかったりするかもしれません。「報連相」は業務の効率化も勿論ですが、信頼関係にも大きく影響します。同様に信頼関係の下でより成り立つものだと思うので、部下の報連相の徹底は勿論ですが、上司もまた「報連相をしやすい環境・ルールづくり」をしていく必要があるのだとわかりました🌟

また、より良い「報連相」の仕方も意識していくことが重要であるとわかりました。要件と目的を先に伝え相手のタイミングを見計らい、伝える内容の優先順位を考えることを習慣づけることで組織の信頼関係をより構築していきます😌😌

私もあらためて「報連相」を徹底していきます🥬🥬🥬