【社内制度#2】在宅勤務において、コミュニケーション不足という課題【さみしい】

株式会社山善のウォンテッドリーページをご覧の皆さま、こんにちは！
管理部・渡辺です。いつもお読み頂きありがとうございます。

みなさん、学生時代に宿題は夏休み最初に終わらせる派でしたか？
それとも計画的にやる派？最後に泣きながらやる派？
私は夏休み最初に終わらせる派です！

なんて話をよくするかと思うんですが、「宿題代行」というサービスが2年ほど前に流行ったようで…今はメルカリ・Yahoo!・楽天が文部科学省の合意文書を出しており、全面的に禁止されたとか。
宿題の意味とは…？そんなことを考えながら、来る冬休みを迎え撃ちます…

さて、そんな話はさておき、前回は山善の福利厚生についてご紹介させていただきました。

その中でも「リモートワーク」にズームインして今回はお話したいと思います。
コロナ禍に入り、いち早くリモートワークを取り入れた山善ですが、当時はデジタルネイティブではありませんでした。

会社にサーバーがあり、VPNで会社のサーバーへ繋いでファイルやExcelを編集し、業務をする。

ここには様々弊害があり、「誰かが先に開いて編集していると保存が出来ない」のでリモートワーク前は「誰〜？このファイル開いてる人～！」「いつ頃おわる～？」などと声をかけ、作業が終わるのを待っていたりしたのですが、リモートワークになると声もかけれず全員に電話をかけまくるわけにもいかず、作業が後回しになったりすることもしばしば…

また、当初は社内連絡をLINEで行っていたのですが、VPNとLINEの相性が壊滅的に悪く、よくエラーを吐いたり接続不良が起こったりしていました。

しかし、リモートワークが始まって暫く経った頃社内システムの見直しが行われました。

社内サーバーはGoogleドライブへ。LINEはSlackへ。

移行には様々な壁（主に慣れるまで）はありましたが、ルールを決めて→導入することにより、そこまでのストレスはかからなかったと感じています。

業務に対しての問題は解決されつつある中、大きな問題が解決すると今度は些細だと感じていた問題が大きく感じられます。

多くのリモートワークを取り入れた企業が一度は悩むアレです…

そう、コミュニケーションです。

コミュニケーションは、チーム運営をする中で一番大切だと渡辺個人は思っています。

例えばふとした会話から新たなアイデアや着目点が生まれたり、「そういえばあの業務ってどこまで進行している？」と仲間のTODOの抜け漏れを防げたり、些細なことでもすぐ共有が出来たり…

…というのもあるんですが、何気ない会話がしたいですね。

今日の夕飯何にする予定〜？だとか、こないだ食べたどこどこのラーメン美味しかったよ、とか。そういう他愛もない会話をしたい！とてもしたい！

チームを運営していく上でコミュニケーションは欠かせません。

Google meetがあるのでミーティングや会議をするのは困りませんでした。
でも、そこから先がないことにさみしさを覚えていました。
例えば会議後にちょっと派生して「あの件だけど…」って立ち話したりするアレとか。

簡単な相談をするにもSlackでまず空いている時間を確認してからMeet、という流れになってしまいオフィスだったら近寄って話しかけるだけで済むのに手間が増えて億劫になってしまいました。

そんなコミュニケーションが取りにくいです〜という問題を解決してくれるツールに辿り着き、導入したのがリモートワーク導入から2年頃です。

今話題沸騰のバーチャルオフィス、oViceが全てを解決してくれました！

オフィスのほんの一部

大体私は浮き輪に浮いているし、グリルの上を定位置にしている人もいます

山善でのルールは

• 入退室ルール
• • 朝出社時にログイン、退勤時にログアウト
• プロフィール設定
• • 名前:本名(漢字)@部署名
  • アバター:顔写真 or 別のツールで使ってるアイコン画像
• 既存ツールとの使い分け
• 重要な共有事項はSlackで(oViceで伝えて満足にしない/形に残す)
• • ファイルの共有はSlackで！
• 内線で話すような内容はoViceで！
• 即時解決出来る内容はoViceで！
• 休憩
• • 休憩やお手洗いで離席する場合はコーヒーカップアイコンをクリック
• 全社会議以外の会議（部署会議や1on1など）はoViceで行う
• テキストコミュニケーションで誤解を生みそうな内容はoViceで！

と、長ったらしく羅列しましたが複雑なルールはありません。

出来る限り簡単かつ既存ツールとの使い分けに迷わないように設定しました。

今話しかけられても対応出来ないというときはこちらに入室🚪

会議室と1on1ルームはこちら🚪

近寄ってマイクミュートを解除するだけで気軽に会話が出来ます。

この黒い円の範囲が自分の声が聞こえている範囲
近いほどよく聞こえ、遠いとあまり聞こえません。
実際のオフィスと近い状態ですね！

別ブラウザを開いているときに誰かが自分に近づいてマイクミュートを解除すると通知が来ます。

撮影に協力してくれたKさんありがとう！

チームがネット上でまるでオフィスにいるように近づいたら会話することが出来、即座に集まってMTをセットすることも可能です。

リモートワークを導入してから入社した社員も気軽に質問することが出来、その場で画面共有で説明することも可能です！

激動の社会、どんどん仕事の仕方や環境、様々なものが変わりました。

特に新型ウイルスによって世の中は様々な変化をしました。
そして、その変化に順応して生きています。

10年前には予想もしなかった働き方・考え方が当たり前になっていってると感じます。
これからもどんどん新しいものに触れていき、自分をアップデートしていきたいです！
その一方で、「昔は…」と考えてしまうインターネット古参厨的な自分も好きです！
（ぬるぽ→ガッから今年で20周年でしたね）（わかる人いるのかな）

山善では現在も積極採用を続けておりますので、この記事を読んで頂いた新しいことに挑戦するのが好きなあなたと、一緒に働ける日が来ることを楽しみにしています！