オフサイトミーティングで会議ハック2021inニセコ

こんにちは。経営戦略本部のNAOTOです。本記事では、2021年5月に北海道ニセコで開催したオフサイトミーティングの目的とその模様をご紹介いたします！
Exrailの社内イベントは新型コロナウイルスの発生前に行われた「洞爺湖マラソンチャレンジ」以来で、今回の試みは当然初めての試みでした。

私たちが当日に向けて準備していた事こと、実施して感じたこと、得られた成果...などベンチャーならではの”いっちょやってみますか精神”で臨んだチームビルディングの取り組みをレポートいたします。

テーマ・目的

当社の事業年度は2月の為、第一四半期を終えた時にこのオフサイトミーティングを開催しました。

当社では毎年年末に来期2月からのテーマを設定するのですが、2021年第5期のテーマは「実行」---

このコロナの影響を受け2020年は当社にとっても非常に苦しい1年となりました。予期せぬ事態に対しての対処が遅れ、あらゆる対策(苦肉の策)を実施しましたが全て空回りで非常にもがいていた時期でした。

そんな中であったので自社に対してさまざまな見つめ直す機会が生まれました。そこでこれからのコロナ時代を乗り越えていく為の大きな命題が見つかりました。

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1.新規事業(アフターコロナでのトレンド変化を事業化)

2.既存事業のブラッシュアップ

3.社内教育システム(拡大に向けた教育のシステム化)

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などなど他にも山積みなのですが、コロナがあったお陰で目先もそうなのですが5年先、10年先のイメージをした時に、必要な要素が見えてきて様々な下準備を進めてきました。5期にあたる2021年はなんとしても回復しなければいけない勝負の年であり、今までと同じでは当然いけない。なので会社として1つになる事が求められたので環境を変え、自社についてしっかりと話し合う場を設けました。

目的は大きく2つありました。

その１、各自の目標と役割を明確化し意思統一を図ること

先述していますが当社の事業もコロナの影響は大きく、どことなく暗いムードも流れ出しているこの時期でした。だからこそ、普段のオフィスから環境を変えて、その他の作業は一切せず、部署役職役割関係なく全体に会社の方向性を共有し、それに対する個々人の役割を明確化し、個々人と向き合い課題を整理し解決する。そんな時間を環境を変える事で明るくかつ真剣に実施したいとニセコに出向きました。

その２、メンバー間の社内交流をすること。

業績もそうですがリモートワークを取り入れ、直接顔を合わせる機会がコロナ以前よりも少なくなったこの頃だったので、ムードが暗くなります。だからこそオフラインは必要だなと感じていました。コロナの感染対策に配慮しながらも対話できる環境でメンバー同士が食事や宿泊を共にする、そんなイベントを企画をしたいという思いがありましたそこで、ニセコのコンドミニアムを一棟まるごと借りるという形で実施することができました。

当社が行なったミーティングの内容を一部共有させていただきます！

準備したこと

まず、当日までに準備していたことは、以下3つです。
①会議アジェンダ
②会議で用いる道具
③イベントアジェンダ

①のアジェンダは必須ですね。必ず時間をかけて練ります。お金もかかっているイベントなのでなんとしても大成功をさせないといけなく自然とプレッシャーです(笑)事前に私に手準備をしていましたが、現地にいくまでの車中でファシリテーター側でさらにディスカッションし煮詰めていきました。札幌からニセコのコンドミニアムまでの移動時間は約2時間弱。この時間をニセコの大自然を見ながら、ディスカッションできるのは贅沢だなと思いました。(私以外は皆北海道の人間なので、割と見慣れた風景のようでしたが...(笑) )

※実際のアジェンダ

アジェンダの内容は大きく以下です。

1,第1四半期の総括

↓

2,それを踏まえての第2四半期の各自のテーマ課題共有

↓

3,各事業部に別れての戦略立案と発表

当社はコンサルタントそれぞれが目標を持っているので最初は個人にフォーカスして分析を行いましたが、チームでのディスカッションやフィードバックの時間を割合としては多くとりました。

先輩後輩の間柄もありなかなかフィードバックというと恐れ多いものですが、それは全く必要のない遠慮で、必ず1つはフィードバックをすることをルールとしました。もし、フィードバックをしないでその人の成績が悪くなったら会社はどうなるか？お客様はどうなるか？会社は学校ではないのでそういう意味での年齢や先輩後輩の遠慮なんていらないのです。

また、個人で数字目標を持っているので個人で考えることももちろん重要ですが、最終的にはチームで目標を達成していく、誰かが目標を達成しなかったら誰かが助けるのような、個人ではなく「チーム成績主義」を大事にしていきたく思っています。

そしてこのミーティングは基本は上の写真のようにすべての議題に対して全員が「模造紙にサインペンスタイル」で臨み、これに必要な道具を準備しました。模造紙にサインペンスタイルはオススメで、当社では付箋なども使って紙に書くスタイルを活用することもあります(この会議手法をKJ法と呼びます)

なぜおすすめかというと5つのメリットがあります

その１、書いたのを読むだけで良いので結論だけを取得できる

その２、隣の人の意見に左右されない

その3 、必ず全員が発言する

その4、書くという行為自体が頭が整理される

その5、テンポよく進行が可能

なので当社では全体会議やディスカッションなどを行う際にこのKJ法を取り入れています。

会議が終了した後は、バーベキューと焚き火、脳トレ的なゲームをしたりして盛り上がりました！

(写真がなくてすみません💦)

オフサイトミーティングをやってみて感じたこと

※引用：ニセコセントラル　利用施設：コンクリートQ-ハナの花

今回のオフサイトミーティングは当社としては初めての試みでしたが、今後、定期的に実施していきます。
実施して良かったと感じた点は、以下の3点です。

①環境を変える事で得られる集中力
②環境を変える事でオープンな意見が出やすい(大自然がおすすめ)
③皆頭を整理し準備してきてくれる

オフィスから離れた環境で会議を行うのは、やはりメリットがあると感じることができました。普段は部署ごとで会議を行うことが多いですが、部門間を超えて一つ一つの議論に各自が向き合い、様々な意見が出てきたのも今回得られた大きな成果だと感じました。
普段はオフィスで仕事をして会議もするわけですが、環境を変えて行うことで新鮮な気持ちで各自が話す内容も準備でき、程よい緊張感を感じながら会議に臨むことができたと思います。

また、今回のニセコはリゾート地であるものの非常にリーズナブルに利用することができました。
仕事と旅行を同時に行えたような気持ちにもなれましたし、コロナに配慮した密回避も可能、さらに会社のお財布にも優しい(笑)...オフサイトミーティング最高でした！

当社は毎年決まってのイベントは設けておりませんが、

会社の目論見ではこんなオフサイトミーティングイベントを構想しています。

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マラソン大会チャレンジ(宿泊付き)

テントサウナ付キャンプ

コンドミニアムリピート

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本気で会議をするには２泊は必要だと感じたので次回はそこも調整しようと考えています。
また定期的にレポートしていきたいと思います！

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