【月刊hotarubi】バックオフィス事務担当のとある1日に密着！（2022年9月号）

こんにちは。hotarubi採用担当の関口です。

早いもので9月ももう終わりですね。今月はhotarubiの年度末であることと採用活動を積極的におこなっていた月ということもあり、いつもより時間の流れがあっという間に感じました。

面接でお会いした方の中には月刊hotarubiを読んでくださった方もいらっしゃり、社内の雰囲気や魅力を少しでもお伝えすることができていたようで、とても嬉しく思います。まだまだ会社の魅力を伝えきれていないところがあるので、これからも頑張って記事を作成していきたいと思います！

さて、今月の月刊hotarubiは、ビジネスサポートチームに所属しているＯさんのとある1日に密着した記事となっています。

ビジネスサポートチームは、総務や経理、人事労務や法務など、バックオフィス事務全般を担当しているチームです。総務以外の業務についてはそれぞれメイン担当が決まっていますが、あくまでもメイン担当なので、不在時には全員が対応できるようにしています。

今回密着したOさんのメイン担当は、経理・法務です。当社の経理・法務の業務には、どんなものがあるのか。その点にも注目しながら、今月の記事をご拝読いただければと思います！

▼出社（9：05）

Ｏさんは毎朝9：00過ぎに出社されているそうで、この日は9：05頃に出社されました。

出社をしたら、まずは空気清浄機の電源を点け、窓を開けて換気をおこないます。コロナ禍において、換気はとても重要です！社内の衛生管理も、ビジネスサポートチームの仕事のひとつです。

▼スケジュールの確認（9：15）

自分が現在タスクとしてもっている業務を整理し、1日の業務スケジュールを確認します。来客やビルメンテナンス作業などの社内スケジュールについても確認し、必要であれば従業員へ全体周知などをおこないます。

▼掃除（9：30）

9：30になったら、朝の掃除をおこないます。

メインオフィスとサテライトオフィスの両方とも掃除が必要なため、朝の掃除についてはビジネスサポートチーム内で作業を分担しておこなっています。

この日Oさんが担当されたのは、メインオフィスの掃除です。掃除機と雑巾を使って、執務室・エントランス・会議室の掃除をおこないます。

▼朝礼（10：00）

毎朝10：00に、社長室でチームの朝礼をおこなっています。参加者は、太田さんとビジネスサポートチームのメンバーです。朝礼では、その日の社内スケジュールと業務予定を報告しています。相談・共有事項がある場合は、朝礼や終礼の場でおこなうことが多いです。

▼乳酸菌飲料の配布（10：15）

当社ではコロナ対策の一環として、乳酸菌飲料を配布しています。コロナ対策については過去の記事でも紹介しているので、ぜひご覧ください！

【hotarubi vs コロナ】当社の取組をご紹介します！

今の時期は、熱中症予防のための塩分タブレットも一緒に配布しています。

朝は比較的テンションが低めの従業員が多いため(笑)、明るい挨拶をしながら配布することを、Oさんは心掛けているそうです！

▼在庫確認・補充（10：30～）

社内備品の在庫状況を確認し、補充をおこないます。ティッシュペーパーなどの消耗品類は、他の備品と比較すると消耗スピードが早いため、確認頻度を多くしているそうです。福利厚生として常備している麦茶・緑茶も、ビジネスサポートチームで作っています。

▼入金確認作業（11：00～）

当社の口座に、入金があるかを確認します。

不明入金や入金額誤りなどがあった場合は担当部署の上長へ状況を確認し、必要な対応を案内したりなど、他部署の人と連携しながら対応をすすめることもあります。

▼請求書処理（11：30～）

当社に届いた請求書の処理をおこないます。請求書は月末月初に届くことが多いため、その期間は少し慌ただしくなります。

請求書の到着状況はOさんが管理しているため、到着の遅い請求書があった場合は、担当部署の上長に状況確認をおこないます。

▼昼休憩（12：00）

昼休憩は、11：30～14：00の間で1時間取得するルールとなっています。この日のOさんは、12：00から昼休憩に入りました。コロナ禍ということもあり社内で食べることが多く、出社前にコンビニで購入してくることが多いそうです。

▼著作権契約書の作成（13：00）

楽曲を制作をした際は、著作権契約書を作成したり、JASRACへ作品届を提出したりなどの事務作業が必要となりますが、こちらの事務作業も法務を担当するOさんのお仕事です。

契約書には、著作者の記入・捺印箇所がわかりやすいように、必要な補記をおこなっています。

▼在庫確認・補充（14：00）

午前中と同様、午後にも在庫状況を確認し、補充をおこないます。どんなに忙しくても1日に最低3回は、在庫確認と補充をおこなうようにしているそうです。

▼契約内容確認作業（14：15～）

他社と締結する契約書の内容を確認する作業です。誤字脱字のチェックだけでなく、契約内容に問題がないか、チェック表に則って確認をしていきます。契約内容の確認だけでなく、契約状況の進捗についてもOさんが管理しています。

▼請求書処理・稟議書作成（15：00～）

昼の便で届いた請求書の処理をおこないます。また、この日は映像事業から機材やアセット購入の依頼があったため、購入のための稟議書も作成しました。購入先にもよりますが、依頼のほとんどはビジネスサポートチームで購入まで対応しています。

▼掃除・来客対応（16：00～）

汚れが気になる箇所がいくつかあるため、拭き掃除をおこないます。掃除は気づいた時、すぐにおこなうようにしています。

また、この日は来客があったため、来客案内とお飲み物の提供もおこないました。ビジネスサポートチームは来客対応などで社外の方とお会いすることも多いので、会社の顔として失礼のないように、丁寧な対応を心掛けているそうです。

▼業務報告内容と翌日のスケジュール確認（17：45～）

今日おこなった業務の内容と、翌日の業務・社内スケジュールを確認します。持ち越しとなった業務については翌日以降に対応できるように、スケジュールを調整します。

▼終礼（18：15）

朝礼と同様、18：15に社長室で終礼をおこないます。終礼では、その日の業務報告と翌日の社内スケジュールおよび予定業務の報告をおこないます。1日を通して共有事項や相談事項が発生した場合は、この場で共有・相談をおこないます。

▼締め作業（18：30）

終業時刻の18：30になったら、エントランスの施錠・消灯、ゴミの回収といった締め作業をおこないます。メインオフィスとサテライトオフィス両方の締め作業が必要となるため、朝の掃除と同様、作業はビジネスサポートチーム内で分担しておこないます。

▼退社（18：45）

デスクの整理整頓をして、18：45に退社です。今日も1日、お疲れさまでした！

いかがでしたでしょうか？同じ作業を黙々とこなす事務のイメージがあった方からすると、事務職へのイメージが少し変わったかもしれませんね。

当社では1つの業務にこだわらず、ご希望や経験に応じて幅広く業務をお任せしているので、様々な経験を積みながらキャリアを築くことができます。いろんなことに挑戦してみたい方には、ぴったりの環境です。

そんな当社では、一緒に働く仲間を募集しています！少しでも気になった方は、ぜひご応募くださいね。

それでは今月もご拝読いただき、ありがとうございました。来月もご拝読のほど、よろしくお願いいたします！

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■会社概要

名称：株式会社hotarubi

代表取締役 太田 匡都史

設立：2014年4月

所在地：東京都千代田区九段南2-3-26 井関ビル5Ｆ

事業内容：アプリやゲームの開発・運用事業、サウンドクリエイティブ事業、映像制作事業

企業HP：https://hotarubi.co.jp/

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