【私の仕事の進め方 Vol.4】業務効率の黄金比、３：２の法則

こんばんは。4回目のお届けとなりました！「私の仕事の進め方」と題し、プロジェクトマネージャーの清河さんが書いた『note』の内容をそのままご紹介させていただきます！清河さんのインタビューもぜひご覧ください！

仕事は効率よく進めたいものです。
私が実践している効率化UPのコツをご紹介したいと思います。

業務の分類

私の場合、業務内容はおよそ以下の3種類に分類が可能です。

1. 【承認】メンバや同僚の成果物に対してレビュー・チェックするタスク
   ・MTGでやることもある
   ・書面（チャットなどのテキストのみ）でやることもある
2. 【設計・検討】自分が設計や検討を行うタスク
   ・必要に応じて同僚やメンバにMTGで相談したり、壁打ちをお願いすることもある
   ・一人でじっくり考え、もくもくと作業することもある
3. 未来を考える
   ・今後の事業方針や事業施策、チーム運営、運用改善などについて想いを馳せる

黄金比は３：２

分解した業務内容をMTGとそうでないものに分けるとこうなります。

１. MTG

• メンバや同僚の成果物に対してMTGでレビュー・確認
• 自分が設計や検討を行うにあたり、メンバや同僚に相談したり壁打ちをお願いする
• その他にチーム定例などもある

２. MTG以外

• メンバや同僚の成果物に対して書面でレビュー・確認
• 設計や検討をじっくりもくもくと行う
• 未来に想いを馳せる

私の場合、もっとも業務効率が良いのは、

MTGの時間：それ以外の時間＝３：２　です。

Googleカレンダーは左ナビに「会議に割いた総時間」というものが表示されますが、カレンダーを週単位表示にしたとき、「会議に割いた総時間」が24時間以内になるとベストです！
残りの16時間はいわゆる「もくもくタイム」。16時間確保できれば大体の検討タスク、設計タスク、未来を考えるタスクも全てが十分に捗ります。

会議を極力寄せる

黄金比で会議時間と作業時間を確保したうえで、さらにその威力を倍増させる秘訣は、会議の時間を寄せることです。

私の場合、会議と会議の間で15分や30分の空き時間ができたとしても、成果物レビューくらいはできますが、じっくり設計・検討するには時間が足りません。むしろ作業が途中で中断されてしまうことによって集中力が途切れてしまいます。

そこで、会議はできるだけ寄せ切ってしまい、作業時間はなるべく長い時間にわたって確保することがポイントです。
３：２の法則に則って極論を言ってしまえば、月火水は終日会議の日、木金は終日作業の日のようにしてしまうのです。
もちろん現実にはそんなにきっかりと切り分けれるものではないですし、終日会議の日だって厳密には連絡のレスを返すなど多少の作業は必要です。

ただ、心構えとして、そのようにコントロールすることで作業効率が劇的に上がるかもしれません。是非お試しあれ。

ーー 清河さん、ありがとうございました！

この記事に興味をもってくださった方はもちろん、業務効率化が得意な方やしたい方、裁量のある働きやすい環境で一緒にお話しませんか？気になった方は、ぜひご連絡お待ちしております！