ビジネススキル④：仕事ができる人のメール術

当社ではプログラミング未経験の皆様がエンジニアデビューを果たすだけでなく、ビジネスマンとして必要なスキル・素養を身につけていただき、現場で活躍していただけるようにサポートします。したがってプログラミングの勉強会だけではなく、コミュニケーションや経営、営業、マーケティング等の勉強会も開催しています。

今回のストーリーは「仕事ができる人のメール術」についてです！

日本最大手のM&A仲介業者である日本M&Aセンターに私が在籍していた頃、私の直属の上司は顧客満足度No1で、隣の先輩はIT業界におけるM&A仲介件数がトップの方でした。今回のストーリーでは彼らから学んだメール術について書いていきます。

即レスを徹底

「即レスな人は仕事ができる」というイメージをお持ちの方が多いのではないでしょうか？？私も、そのイメージは99％正しいと考えています。

メールを送った側は、相手の返事を待っている間は何も動きが取れないということが往々にしてあります。だからメールを受け取った側の返事が速ければ速いほど、メールを送った側は助かります。

例えばクライアントとの日程調整のシーンを考えてみましょう。クライアントから「12月23日(金)13:00～15:00と12月26日(月)14:00～16:00は空いています」と連絡を受けたとして、このメールへの返信が遅いとクライアントは仮押さえしたスケジュールが確定・解放させられずにイライラすると思います。これが１日でも遅れようものなら「私の時間を何だと思ってるんだ！」と思わせてしまい、最悪の場合取引がなくなることもあると思います。

一方で「12月26日(月)13:00～14:00のお時間を頂戴しても宜しいでしょうか」という返信を数分で送ったとしましょう。するとクライアントにストレスは全くありません。

このように即レスすることは相手への思いやりであり、この思いやりは必ず相手に伝わります。上記のような対応をする方は「●●さんはレスが速くて助かる」と思われているはずです。

１通１通の品質が高い

仕事ができる人のメールは、起承転結がはっきりしており、流れるように読み進めることができます。どれほど難しい内容のメールであったとしても読み手が理解しやすいように、極力、噛み砕いて平易に書く努力をしているのが伝わってきます。

メールが上手な先輩にそのコツを聞きました。すると、先輩は以下のように教えてくれました。

「まずは「なんのメールなのか？」を表すタイトル部分に過不足なく記載する。そして簡単な挨拶をして次の段落で「本日は●●の件についてご意見をいただきたくご連絡致しました」と要件を端的に記載する。そして次に前提や状況を段落ごとに簡潔に説明する。一通り書き終えたと思ったら、クライアントの目線に立って全体を俯瞰し直し、微修正を加えてからメールするようにしている。必要なら上司にもダブルチェックをしてもらう」

私はこの話を聞いて、前半部分は当然だろうと聞きながら、後半の太字部分が肝なのだろうと思いました。トップセールスであっても確認に余念がないどころか、確認しすぎではと思う程、何度も確認していました。この意識の高さが品質の高いメールの作成に繋がり、結果として顧客満足度向上に繋がっているのだろうと感じました。