バックオフィサーの「今日もコレ、できなかった…」のモヤモヤは”大掃除の日”で解消してみる

こんなこと書いてます

• 「重要度：高×優先度：低」の業務を片付ける方法

こんな人におすすめ

• 未着手の「重要度：高×優先度：低」の業務が、ToDoリストに永遠に残り続けている人

この記事の、”Capy7Values”

個ではなく、チームで動く 歳を取れば取るほど、自分でなんとかしてしまいたくなる。
けど、そんな大人よりも、弱みをさらけだせる大人の方が、かっこいいと僕は思うなぁ。　
みつをおかだ

メンバー視点からみる、モヤモヤの正体(仮設)

働いているといろんなことにモヤモヤすると思うのですが、その中でも「今日もコレ…できなかったな…」という業務がいつまでも残り続けることってありませんか？ToDoリストにいつまでも居続けるにくいうやつです。

これは意外にモヤモヤの種になります。

つまり、重要度は高いけど優先順位は低い業務。つい目先の業務を優先して着手しないまま日々を送ってしまいがちです。

CapyのCalture&Operationでは、月1回”大掃除の日”を設けて、そのモヤモヤの種を一掃しています。

”大掃除の日”とは…？

そもそも”大掃除の日”は文字通り、Capyオフィス社内を大掃除する目的でスタートしました。

銀座から丸の内オフィスへ引っ越しをした際に、雑多な備品整理やレイアウトの変更など、大切だけど優先順位がどうしても下がってしまう作業を「集中して一気に片付ける日」としてスタート。

実施してみたら予想外に作業効率が良いことを発見！

「今後、月イチで重要だけど優先順位が下がりがちな業務を片付ける日」として実施していこうと始まりました。

具体的な進め方

• 1. 　繁忙期を避けたタイミングで、月1回丸一日をブロック
• 2.　カレンダーのメモにその日着手したい「重要度高×優先度低」な作業を書き出す
• 3.　キックオフでその日に片付けたい作業を宣言→ゴリゴリ作業スタート！
• 4.　遅めのランチを外に豪華に食べに行く（1250円くらいのランチ）
• 5.　19：00までをゴールにゴリゴリ作業する
• 6.　達成した業務を共有、振り返りと賞賛

CapyCalOpeチームでは、11：00までに急ぎの仕事を片付けて11：00にキックオフ。

3時間集中して、14：00頃にランチへGO！15：00過ぎに残タスクを片付けていきます。

18：30〜19：00には一区切りをつけて、振り返りと賞賛を実施して解散しています。

ポイント

• キックオフを作業をスタートさせる前に実施しよう
• 日々「あ、これは大掃除の日に着手しよう」というタスクをカレンダーの備考欄にメモしておこう
• 「遅めの豪華ランチ」などテンションをあげるインセンティブを設けると、モチベーションが上がります
• 最後に、振り返りと共有、賞賛タイムを設けると中だるみが防げます
• ”大掃除の日”を社内に告知することで、この日はSlackなどの反応が鈍いことを予め周知すると集中力がUP

　　　　　　　　　▼GOOGLEカレンダーの備考欄にタスクのメモ

得られる効能

• 重要度高×優先順位低のタスク（資産性のある作業が多い）に着手できる
• キックオフ＆振り返り時の雑談で、新しいアイディアが発生しやすい
• 日常でも「この業務は大掃除の日に着手しよう」と考えられるのでモヤモヤが減らせる
• バックオフィス全体で月単位の締日を設けることで、「なんとなく仕事」が防止できる

月1回なら通常業務に触らずに実施することがなんとか可能です。

フルリモートワークの環境整備が進む中、なかなか優先度の低い業務に着手しづらい状況ではありますが、月に1回の”大掃除の日”でモヤモヤもふっとばしてみるのはいかがでしょうか？