インターン生が、やったことない経理業務をDX化した話

こんにちは！Capyインターン生第１号のCulture&Operationチームの中村拓馬です！

Capyにjoinしてから半年が経ち、僕が行なってきたことを綴ってみようかと思います。

僕は未経験の状態にも関わらず、バックオフィス業務を行うCulture&Operationチーム(通称カルオペ)に配属させていただいています。
このチームでは経理フローの業務効率化、DX化を主に取り組んで進めてきました。

半年間行ってきたDX化の大まかな様子、DX化に関する自分の考え方を書いていこうと思います！

細かいツール周りの導入事例は別記事で発信しようかと思います！

こんなこと書いてます

• 以下３つのツールの導入と効率化ポイントを説明していきます
  ①人事労務ソフト「SmartHR」
  ②給与計算ソフト「マネーフォワードクラウド給与」
  ③請求書データ化ソフト「invox」
• DX化する意味
  

こんな人にオススメ

• DX化をもくろむバックオフィスチーム

バックオフィス業務の全容を洗い出してみた

僕自身バックオフィス業務をやったことないので、チームメンバーにヒアリングすることから始めました。
聞き出した内容は下図のようにでフローチャートを作って文面よりも見やすいようにしました。

この中で、ルーティン的な作業が多く、経理ソフトでカバーできそうって観点から以下の三つの効率化を取り組むことにしました。

1.入社フロー
2.給与振り込み
3.請求書の処理

です。

SmartHRで入社フローを効率化

SmartHRの導入で大きく変わったのが、

雇用者とバックオフィスとの間で書類のやりとりがなくなったこと

です。

＊Before

①テンプレ作って、
②それをメールで送って
③記入済みのものを送り返してもらって
④wordをGoogleドライブに格納する

＊After

①SmartHR上からメールを送信
②記入してもらうのを待つだけ。

のように実際バックオフィスが行う作業はメール送信のみになりました。

マネーフォワードクラウド給与で金額打ち込み作業が大幅に削減

マネーフォワードクラウド給与（通称MF給与）で

ネットバンキングに金額を打ち込む作業がなくなると同時に、金額打ち込み作業のチェックするフローが廃止

されました。

＊Before

①MF経費で計算された経費(承認は既に得てある)と給与が合算された支払い額に対して支払い承認を申請し、承認を得る
②ネットバンキングに打ち込む
③金額が合ってるかチェック
④支払い

＊After ※()はバックオフィスが行わない作業

①(MF上で経費と給与が自動で計算)
②支払い承認を申請
③MF給与から、ネットバンキングにcsvで繋ぎ込んで支払う

社員全員分の金額をネットバンキングに打ち込む作業、それを間違えていないかをチェックする作業がなくなったのが大きな成果だと思います。

invoxで請求書の処理作業が簡単に

外部サービスを使うときや、業務委託先から毎月送られてくる請求書に関する請求書の処理についてです。

invoxを使うことで、請求書の格納作業/金額打ち込み作業がなくなりました。

郵送で送られてくる請求書もありますが、数件なので、主にメールでpdfで送られてくるものを対象にしてます。

＊Before

①送られてきたpdfをgoogleドライブに格納する
②支払い承認を請求書ファイルを添付してSlack上で依頼する
③支払い承認を得た後、そのコミュニケーションのスクリーンショットをGoogleドライブにまとめておく
④ネットバンキングに支払額を入力
⑤支払い承認を依頼する(金額の入力ミスがないかチェックするため)
⑥支払う

＊After ※()はバックオフィスが行わない作業

①(先方にメールでinvoxに請求書ファイルを格納してもらう)
②(invoxが請求書のスキャンを行い、請求書に書かれている文字情報をデータ化)
③スキャンされたデータが請求書に書かれてるものと一致してるか確認して、承認依頼をinvox上で行う
④承認を得たら、csvでネットバンキングに繋ぎ込んで支払う

メールで送られてきた請求書ファイルを格納する作業、Slackで行われてた支払い承認フローがinvox上で簡単にできるようになり、ネットバンキングに打ち込まれた金額のチェックのための支払い承認フローがなくなったのが特徴です。

DX化をする意味

DXする目的で思いつくものとして、"費用を浮かすこと"とか"時間を浮かすこと""ストレスを減らすこと"とかがあると思います。

僕が、DX化(業務効率化)プロジェクトで意識していたことは、

「人間がより人間らしく働けるようになること」

でした。
まあ"時間を浮かすこと"に近いです。

ICT技術や、AIが世の中に普及してきて巷では、人間の仕事は機械に奪われる?!って言われることが多いですよね。
確かに表面上、今までよく聞く仕事に就く人の数は減り、聞いたことのない職種につく人が増えると言う現象は起きると思いますが、この現象の裏で起きていることは先述した通り、”人間がより人間らしく働けるようになる”ことが起きてるんだと思います。

堀江貴文さんと落合陽一さんの共著書「１０年後の仕事図鑑」には、”奴隷制のない古代ローマ”と表現されています。古代ローマでは、(貴族層の話にはなりますが、)作業系の仕事を奴隷に任せて、貴族は遊んでいたと言われています。

ここで言う遊びは"余暇時間に自分たちのやりたいことを突き詰める"ことを指します。

誤解を生みそうな表現ではありますが、人間を好きなことに時間を割けるようになることが、ICTやAI技術の普及する時代に人間が進むべき方向なのではないかと思います。

さいごに

今回のカルオペにおけるDXの目的は、"バックオフィス業務に追われる方々が、Capyのビジョンに沿ったより上流な仕事に取り組めるようになること"と設定しました。

上流な仕事ってなんだ、、って感じですが、、
Capyをイケてる感じにする取り組みってところでしょうか。。

「DX化する観点でこういうのもあるよ！」とか、「こんなツールあるよ」とかあれば募集しております！