バックオフィサーはマニュアル作成上手！

こんにちは。Capy Calture＆Operation経理主担当、焼き鳥レバー大好き鈴木です。

今日は「マニュアルのいいところ/マニュアルの作り方」についてご紹介します。

そもそもなのですが…マニュアルって良くない意味に捉えられてしまうことって多いですよね。

「マニュアル人間！」だなんて融通がきかないイメージで使われたり…

イノベーションを阻害するような印象があったり…

そもそも変化の激しいベンチャーでマニュアルとか作ってもすぐ陳腐化して、作成工数もったいない、むしろ混乱を招く可能性あるのでは…

少数精鋭で日々フルスピードのベンチャーではマニュアル使う機会とかないんじゃない？…などなど

一理ある

いや、一理しかない

私もそう思っていました。

というかマニュアル作るの面倒くさいし、すぐ使われなくなったりとかしたら徒労感がすごい！

マニュアルって直接業務を処理しているわけではないから、パッと見仕事している感が薄い気もする！

作りたくない！できることなら作りたくない！やだやだやだやだーーーーー！

…そんな私みたいな方のために、ちょっとでもマニュアルを作りたくなるストーリーお伝えしていきます。

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こんなこと書いてます

• マニュアルを作ることの良い点7つ
• CapyでのCLICKUPを使ったマニュアルづくりを覗き見

[下記Capy7Values該当]

今ではなく、未来のための仕組みを創る
個ではなく、チームで動く
透明性のあるコミュニケーションを

※”Capy7Values”とは…?　コチラ

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こんな人にオススメ

• 日々ルーティンで忙殺されているような気がする
• 半年前とやっていることが変わっていない気がする
• マニュアル作ることが嫌で嫌でたまらない

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マニュアル作るとこんな良いことが！

まずは端的にマニュアル作成すると良いことを箇条書きにしてみましょう。

1.自分の業務をルーティン化できる

2.ルーティン化したら外に出せる

3.引き継ぎ工数が格段に減る

4.リモート環境でも引き継ぎができる

5.工数削減やより良い進め方を壁打ちしやすい

6.不慮のアクシデントでも誰かにパスしやすい

7.参照元の資料リンクを集めておく場所にもなる

まぁまぁあるのよ。

一つずつ見ていきましょう。

1.自分の業務をルーティン化できる

煩雑で複雑怪奇な処理も、文章にまとめるとルーティンワークに大変身！

脳への負担を減らすことが可能になります。イレギュラーやTipsも全部注意事項に書き込めばOKです。

2.ルーティン化したら外に出せる

「これは私以外できない業務なんだよね…」そういうもの抱えていたりしませんか？

参照元の資料やツール、システムログインアカウントのID/PWなどから始まり、処理のノウハウやらTipsやら承認者に癖があったりなかったりで属人化してしまっている業務あると思います。

文書化してマニュアル化すると自分から剥がせます。誰かにお任せできるようになります。

3.引き継ぎ工数が格段に減る

「これ見ておいてください！不明点は質問ください！」で引き継ぎ完了。

4.リモート環境でも引き継ぎができる

マニュアルに目を通しておいてもらえたら、「このボタンを押して〜」と、”この”を指し示す必要がありません。一緒に立ち返る場所があるとリモートでの引き継ぎも格段に楽ちんに！

5.工数削減やより良い進め方を壁打ちしやすい

オペレーションの叩き台としてマニュアルがあれば、「ここの工数もっと減らせるのでは？」の”ここ”を共通認識にしやすくなります。

6.不慮のアクシデントでも誰かにパスしやすい

「もう今日は働けない…」そんな日でも、URL一つ誰かにパスするだけで仕事に穴を空けなくて済みます。「いつでも誰かに任せられる」という心の安心はプライスレス。

7.参照元の資料リンクを集めておく場所にもなる

バックオフィス業務って参照リンクやら、システムログイン画面やら、シートやら格納フォルダなど多くないですか？！ブックマークがすぐにそれらのURLでギチギチに…。でもマニュアルに記載しておけば、「あれ？このシートのURLどこだっけ…」と探さなくても大丈夫。

・・・ふぅーーー。

これだけ良いこと書いたら「作ってみようかな」と思って頂けたのでは？

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Capyのマニュアル覗き見

Capyでは現在、CLICKUPというタスク管理ツールを使用してます。

CLICKUPについては追々ご紹介していくとして、ひとまずマニュアル画面はこんな感じ。

こんな感じでDocumennt(ノート冊子のようなフォルダ)にPAGEを作っていくことで、ノートのようにマニュアルを作成できます。

各種業務ごとにPAGEを作成しまして…

業務の流れを順番に書きながら、具体的な処理方法を説明していきます。

画像やリンクも貼れますので、必要に応じてスクリーンショットや資料リンクを貼ります。

イメージとしては自分がその作業をする際の流れをそのまま書いていくだけ。

見ている画面や資料をペタペタ貼り付けて、注意事項やチェックポイントを記載したら完成！

オペレーションは日々変わっていきますし、あまりマニュアル作成に時間もかけたくありませんからね。

ただ1PAGEものによっては15分程度で作成できますが、30分弱は見積もっておいた方がよろしいかな。

自分が日々やってる業務の棚卸しにもなりますし、文書化されていると改善もしやすい！

あとは予想外のメリットとして、バックオフィスは特に目に見えない業務と日々格闘しているわけなのですが、自分の仕事が見えるようになります！そうすると自分でも「意外に大変なことやっているんだな…」と自己肯定感も上がりますし、周囲にもアピールできます。

Capyの皆さん、鈴木がマニュアルのリンクをSlackで送りつけたり、無意味にオンラインMTGでマニュアルを画面共有しがちなのはそういうことですよ！「意外と頑張ってるんじゃん」って言って！！！

何でも皆でボールを拾っていこう！というフェーズの企業だと、中々ポジションの違うメンバーの仕事が見えづらく、結果仕事が振られ過ぎたり、振るのを躊躇ってしまったり…

そんなリソースの可視化にも一役買ってくれるマニュアルづくり！ぜひ皆さんもまずは1本、始めてみてはいかがでしょう～