【全社交流会】開催レポ！初めて運営側で企画から参加してみた

みなさんこんにちは。オルトプラス採用担当の金村です！

先日弊社では【全社交流会】が開催されました。

全社交流会とは、半期に1回程度、みんなでリアルに集まって飲食しながら楽しく交流する会となります。

実は今回、微力ながら私も運営メンバーとして参加させてもらいましたので、企画から交流会当日、振り返りまでの様子をお届けしていきます。

■企画はテーマ決めから

初回MTGにてメンバーでまず話し合ったのが交流会の目的です。（※全社交流会の運営は社員の中から有志で募ります）

在宅勤務を導入して早数年、また昨年の全社交流会から半年ほど。

最近の社内の様子はどうかな？といったところからスタート。

今回の運営メンバーもそれぞれが異なる部署の所属のため、まずは「自分たちの部署はこんな感じ」「こういう交流があります」と自己紹介も兼ねて共有をしました。

ざっくりではありますが、チーム内では割と社員同士のコミュニケーションが取れているのかなという印象。

が、他チーム・他部署間となると、チーム毎に出社日が違っていてオフィスで顔を合わせるタイミングすらなさそう、という話に。

社員アンケートを見ても「チーム内の数人しか社員を知らない」「業務の会話しかしない」「別のチームがどんな仕事をしているのか知らない」なんて率直な回答もありました。

そのため、

・参加した社員に楽しんでもらう

・日頃交流の少ない社員と少しでも仲良くなってもらう

をテーマとして設定することに。

さらに一般的には、全社での飲み会と聞くと渋々参加される方も多くいらっしゃるんだろうな～、と個人的には思っています。（運営がこんなことを言うと怒られるかもしれません笑）

会社規模になると知らない人もいるし、、と気が進まない気持ちもすごくよくわかります。

ですので、勇気を出して、時間を割いて参加してくれた社員(笑)にはぜひ楽しんでもらいたい！

来てくれてありがとうの思いが伝わる会にしたい！と。

こうして目的の認識合わせができたところで、メインとなる企画や流れ、役割決めなど、MTGを重ねていき当日に向け準備を進めました。

■当日の様子

【第一部　全体会議（オンライン）】

当日は全体会議から。

全体会議とは、四半期毎に業務内にて開催されているもので、業績報告や今後の方針共有など、重要な共有を行う会です。

こちらは全員参加、オンラインでの開催となります。

今は社員全員が一度に出社する機会はないので、このオンラインでの全体会議は情報を得るチャンス！どのチームがどんな仕事をしているのか、会社への理解を深めるにあたり非常に大切な場です。

まず最初にCEO石井からグループパーパスについての説明があり、

そのあと各部からの事業報告や今後の取り組み、

直近入社された社員の紹介などがありました。

このグループパーパスについてはまた別途ご紹介できればと思っています。

【第二部　全社交流会（オフライン）】

続いて、全社交流会です。

こちらは全体会議とは異なり自由参加かつオフラインでの開催となります。

全体会議は自宅からオンライン参加の社員が多いため、全社交流会までは約1時間半の移動時間が設けられていて、参加者はその間にそれぞれ交流会会場に移動しました。

▽会場はDope Lounge東口駅前店さん。

https://www.dopelounge.com/index.html

ディナーショーや各種イベントも多数開催されているお店だそうです。

△お店に到着すると受付で名札が渡され、受け取った名札と同じ色の席へ座ってもらうという座席ランダム制。役員勢にもばらけて座っていただきます。これも普段かかわらない人との交流を促す狙いがありました。

△乾杯後、早速歓談タイムスタート。

△お料理は前回同様にビュッフェスタイル。ちなみに座席ごとに大皿盛りにすることもできるそうです。今回はのちのちのメイン企画でテーブルを広く使えるよう考慮しビュッフェにしていただきました。

△そして今回のメイン企画、オリジナルの謎解きゲームです♪

この謎解き、交流会のメインでもあり、運営内でも一番頭を悩ませた部分でした。

「前回同様ビンゴ大会でも、もちろん盛り上がるだろうけど、、、」

今回のテーマに沿ってより交流を後押しできるものは何か？どんな企画がベストかをとにかく時間をかけて話し合いました。

「座席もランダムゆえに『大勢での飲み会がニガテ』『人見知り』『なに話せばいいの？』なんて人が多いはず。でも謎解きゲームならそれをきっかけに無理なく自然と会話が生まれて、各テーブルでのコミュニケーションにひと役買うのではないか？」

「せっかくなので新パーパスのキーワード『笑顔』をゲームに盛り込めないか？」

（※ここ重要！この新パーパスの浸透が実は裏テーマでもありました！！）

さらには、

「弊社オフィスのある池袋にゆかりのある問題にしたら面白そう！」

などなど。

企画担当が意見を出し合い、オリジナルの謎解きゲームを完成させてくれたのでした٩(*´ᗜ`)ㅅ(ˊᗜˋ*)و

さて。早速、問題用紙を各テーブルに配ってみると、、、

あれ？司会の景品説明もそっちのけ(笑)でみなさん謎解きに没頭していましたヨ。

△早い…みなさんこういうの得意なのかも。

△運営の力作！ 解けるかな。黙々と解答作業。

△「こっちは俺で、そっちは頼む」なんて声が。

△協力して知恵を出し合う様子。5問あった問題を2人～3人ずつで分担して解いたり、と各テーブルのチームワークが垣間見えました。

皆さん、運営の想像以上に解くのが早かったです。

ちなみに私は別で用意した参考問題の段階で、1日かかっても解けなかった人間なので、そのスピードに驚きでした。

△こちらはくじ引きの一幕。お祈り…何が当たるかドキドキです。

△景品の一部をご紹介。おいしそう…！

△当たった景品をチームで分け合いました！

正解が早かったチームから、代表者が登壇、くじを引いてもらい「チーム景品」を贈呈。

チーム景品はその場で食べられるスイーツやお酒がメインでした。どれも「貰ったら嬉しいけど自分ではわざわざ買わないようなもの」という感じで、全チームに行き渡るように用意しました。

各チームで美味しく食べてもらえたほか、

お酒が当たったチームが別チームにお酒をふるまったり、

スイーツを交換し合ったりとテーブルの垣根を超えても盛り上がっていた様子。

個人的な推し景品はこちらです。

△ひゃー！キルフェボンさんの季節限定白イチゴタルト。贅沢、、、

そしてさらに！！正解が早かった上位3チームの総勢15名で「個人景品」をかけて再度抽選会を行いました。

△目玉景品のNintendo Switchを当てた方、うらやましい！！

おめでとうございます！

ちなみにこちらはオルトプラスのコーポレートカラーである赤色の機種をチョイスしました。運営も抜かりないですよ。

また当日その場のノリで役員賞なんてものも設けられ、

当選した人たちは各役員とハグ♡激励も込めて熱い抱擁がかわされていました。

△CEO石井賞はまた特別な景品が！！

何をもらったかは当日参加した人たちのみぞ知る、ということで^^

個人賞当選となった方たちも、おめでとうございましたー！！

沢山の笑顔が見られて運営も嬉しい限りでした。

謎解きが予想以上に早く終了したため、その後はふたたび歓談タイム。場が盛り上がった後で、会話も弾んでいる印象でした。

運営チームにもこっそり景品をシェアしてねぎらっていただいたり、、恐縮です。

△最後は事業本部長の一本締め。

皆さんのご協力もあり完全撤収まで時間ぴったりに終えることができました。お疲れ様でした。

■振り返り

交流会後には参加者向けにアンケートを実施し、後日運営で振り返りのMTGを行いました。

気になる社員の反応はというと、

「楽しかった！また参加します」

「ランダム形式の座席で普段業務で関わらない方とも交流できた」

「謎解きをチームで協力する必要があり楽しかった」

「交流目的と内容がしっかり一致していた」

「獲得した景品（食べ物）をその場でシェアできた」

「リモートで中々会社として連帯感を深めるイベントが少ないので今後もこのような機会は貴重」

など、嬉しい感想を多数いただきました。

我々も集計結果を見るまではドキドキだったので、「楽しめた」の言葉は励みになりましたね。運営チームの想いがすこしでも届いていたら幸いです。

一方で、

「チームで協力して謎解きはよかったが、解いている途中他のチームがどの景品をもらったかがわかりにくく、全体ではイベントを楽しむ感じになっていなかった」

「参加者が今後固定されてしまう恐れがあるのでできる限り今まで参加していない方にもアプローチして欲しい」

「全体会議→全社交流会への移動時間はもっと長めにほしい。自宅が遠方だと間に合わない」

「交流を増やすために席シャッフルの時間も欲しい」

などの貴重な意見も。こちらも新たな気付きに繋がりありがたいです！

社員の、社員による、社員のための全社交流会ですので、改善できるものから取り入れていきたいです。これからも社員みんなで作り上げていきます！

よかった点、反省点どちらも踏まえ、次回に活かせるようにと最後までしっかり意見交換ができました。

△運営チームMTGの様子（全9名：この日は残念ながら1名欠席でした）

私自身としても今回の交流会をきっかけに運営メンバーとも親しくなれたり、社内理解が深まったりと、お手伝いできたことは非常に楽しい時間でした！

普段から交流の場があると、上司・同僚関係なく気軽に相談しやすかったり、「これに詳しい人いないかな～」と相談すると、誰かが繋いでくれたり、自分だけでは見えなかった新しい発見、新しい繋がりもできるのが素敵だなと感じました。

また、社内交流の様子って外からはなかなか見えない部分でもあるので、社員の写真もたくさん撮らせてもらえて、採用担当としてもありがたかったです！

当日撮った写真は社内向けにもアルバム共有しているので今回残念ながら参加できなかった人も、写真やレポを見て「次回参加してみよう」と、多少なりとも思ってもらえたら大変嬉しいです！

特に女性の参加者がまだ少なめな印象です。全社での交流会は年2回しかない貴重な機会なので、ふらっとご飯やお酒を楽しみに、友達をつくりに、趣味の話をしに、そんな気軽な感じで今後参加者が増えていくといいなという気持ちです。

今後も管理部門の一員として、社員が十分にパフォーマンスを発揮できる環境を整えるとともに、チームワークを醸成するための交流の場もサポートできたらと思っています。

以上、今回は運営目線のレポとなりましたが、

最後まで読んでいただきありがとうございました！