4月22・23日にアイリス社員で「オンライン合宿」を行いました

アイリスでは、創業直後から3〜4ヶ月に1回のペースで合宿を行っています。今回、参加者全員が違う場所からオンラインで繋がるオンライン合宿を初めて開催しました。

オンライン"合宿"こそ初のアイリスですが、新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点で在宅ワークを強化する以前から日常的にリモートワークが可能な体制を構築しており、勉強会やミーティング、飲み会など、これまでに何度もオンラインで実施してきています。

合宿幹事は、岩手県在住で入社前より在宅ワークを長年実践するコーポレート本部の及川が担当。首都圏在住メンバー、神戸在住メンバー、最近入社した新メンバーも、オンラインで一同勢揃い。この記事ではそんなアイリスオンライン合宿のハイライトをお届けします。

当日タイムライン

実施の1週間前に代表の沖山からSlackでアナウンスがあったタイムラインがこちら。チームごとのワークも、懇親会も、発表も、もちろんすべてオンラインで実施。チームごとのパートでは「ブレスト型」「タスク撃破型」「勉強会・ワークショップ型」「相互理解重視・懇親型」など、内容は自由としました。濃い2日間です。

正式には「オンライン『熱海』合宿」。熱海の温泉旅館まで行ってきたような世界観で実施しました。

準備したツール・サービス

合宿をオンラインで実施することに決めてからは、合宿の日を目標に、これまで使ってきたツールの新たな活用方法を模索したり新しいツールを導入したりといったことをコーポレート本部が主導して行いました。

Zoom

メインの接続ツールにはオンラインミーティングの定番になりつつあるZoomを使用。
参加できないメンバーもあとからキャッチアップできるよう、全編Zoomで録画しました。Zoomのブレイクアウトルーム機能を使うと録画の継続が難しいことがわかったので使用せず、メイン会場・チームごとのワークをする部屋・夜の懇親会の部屋それぞれのZoom URLをあらかじめ幹事側で用意。夜の懇親会向けには「○○の間」といった旅館風の名前をつけました。

Webex

Zoomが万が一使えなかった時に備えて、Webexも準備。
普段のミーティングではZoomを使うことが多いのでWebexには慣れが必要でしたが、合宿の2週間前の全体ミーティングをWebexで行い、全員で事前に使用感を確認しました。

Krisp

ノイズ除去に有用なKrispも全員導入。
聞き取りづらさが議論の妨げになることを最大限防止できます。

Miro

ホワイトボードの代わりにはMiroを活用。
Miroは、離れた場所にいるメンバーが同じボードを見ながら付箋を使ったり図や表を挿入できたりするツールで、ディスカッション時に大活躍します。合宿の直前には使い慣れているメンバーが社内で勉強会を行い、うまく使うTipsを共有しました。

Slack

Slack上にも「アイリス合宿」チャンネルを用意。
適宜こちらでZoomのURLをアナウンスしたり、点呼を取ったりすることに使います。

自宅から参加できないメンバーの場所確保

基本的にはほとんどのメンバーは自宅から参加しましたが、自宅に家族がいて集中できない懸念などをヒアリングする事前社内アンケートを実施。自宅からの参加が難しいメンバーには自宅近くのレンタルオフィスや貸し会議室を会社側で用意しました。

事前リハーサル

合宿の2日前に、幹事を中心にコーポレート本部のメンバーでプレ合宿を行いました。プレ合宿では当日の流れに合わせて、Zoomの入退室、点呼、もしもZoomが繋がらなくなった時の動きなどを確認。社員全員の時間を使う合宿だからこそつまずきなく実施できるよう配慮しました。

集合時間・場所（URL）のアナウンス

迷子や遅刻は合宿の失敗あるある。オンライン合宿でも迷子や遅刻が出ないようにするためには、集合時間や場所のアナウンスがカギです。幹事がスプレッドシートに当日のタイムラインとZoom各部屋のURL、参加者名簿をまとめて、合宿のしおりとして活用しました。

当日のようす

1日目 12:45 点呼
集合時間になったので全員Zoomに入室。今回の合宿には20人以上が参加するためZoom上で分かりにくくならないように、入室したらSlackで幹事に報告する形で点呼を行います。

1日目 13:00〜17:00 チーム毎セッション
全員集合したので各チームに分かれてそれぞれのワークを開始。
ブレストしたり個々人で調査に集中したり、やり方はさまざまでした。とあるチームではリーダーがあらかじめ用意したMiroを活用して白熱のディスカッション。

1日目 18:30〜21:00 夕食
ランダムで2つの部屋に分かれてオンライン飲み会！Zoomで乾杯・歓談です。オンラインボードゲームに熱中する部屋もありました。

2日目 8:45 点呼
2日目の朝は眠気覚ましにまずは全員でラジオ体操からスタート。
全員体操に夢中で、スクショを撮り損ねました・・・。

2日目 12:00〜13:00 チーム発表
2日間を振り返り、各チームから発表を行いました。発表中、密かに盛り上がるZoomのチャット。

最後によかった発表に投票し即時開票！同率で2チームが1位に。

記念スクショを撮って、終了となりました。

オンライン合宿を実施してみて

終了後の雑談では、もしかしてオフラインの合宿より捗ったのではという声も上がったオンライン合宿。今後の合宿もあえてオンラインで実施する選択肢ができました。
最後にいくつかメンバーからのコメントをご紹介します。

参加メンバーの視点

塩川 巧（しおかわ たくみ）/ アイリス株式会社 事業開発担当
2020年4月アイリス入社。入社1週目で今回のオンライン合宿に参加し、チームセッションのリーダーも担当。

リモートかつ、オンライン環境下での合宿という、これまでにない斬新な試みでしたが、自宅にいながらも非日常的な2日間を過ごすことができました。

1日目のセッションでは、リーダーとして議論に参加させてもらい、日頃の延長線上では決して疑わない前提をあえて疑ってみたり、今置かれている状況を俯瞰してみたりと、合宿だからこそできる議論でメンバーと盛り上がりました。

また、入社時期がちょうどコロナ流行期と被ってしまいましたが、オンライン合宿を通じて、改めていろんなメンバーと接することができ、チームの雰囲気をより深く知る機会にもなりました。

幹事の視点

及川 由希子（おいかわ ゆきこ）/ アイリス株式会社 コーポレート担当
ふだんからフルリモートで岩手県にてアイリスのコーポレート業務全般にあたる。アイリスのリモートワーク文化を作り上げてきた第一人者。

合宿をフルリモートでやってみよう、と目標を掲げてからは緊張の毎日でした。

リアルの合宿でも大なり小なりのトラブルは付き物だったので、そこをリモートでどう回避していくのか、という点が課題だったように思います。どう工夫をすれば全員が快適な時間を過ごせるだろう、そのためにできること・想定されるトラブルをゼロベースから考え、一つひとつの問題に対して答えを見つける、とても地味な作業を繰り返すそんな準備期間でした。

結果、大きなトラブルもなく2日間の合宿を終えることができたのはコーポレート本部としても大きな自信になったなと感じています。今後もアイリス合宿は続いていくとイベントになりますので、オンラインでもオフラインでも変わらないクオリティで開催できるよう、どんどん進化させていけたらいいなと思います。

アイリスでは今回のオンライン合宿に限らずリモートワークを円滑に行うための細かな工夫を日々実践しています。次回作ではそんなアイリスのリモートワーク文化についてシェアします。