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請求処理に充てる時間が1/3に！ AI-OCR×クラウドRPAを活用した経理業務自動化の効果とは

Nao Kawabata, 佐藤美澄

コーポレート・スタッフ, その他

Nao Kawabata

BizteX / コーポレート・スタッフ

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佐藤美澄

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on 2021/07/06

時間はかかるけどミスはできない定型業務、簡単に自動化しませんか？

BizteXが開発したクラウドRPA「BizteX cobit（以下、cobit）」は、データ入力やデータ収集等の定型業務を指示しておくことで、人間の代わりにワンクリックで業務を代行してくれるデジタルロボットです。作業ロボットの作成に専門知識は不要。工夫次第であらゆる業務内容の改善と効率化が可能になります。

前回の記事では人事労務におけるcobit活用事例をご紹介しました。今回は、パートナー企業であるAI inside社のAI-OCRサービス「DX Suite」を活用した経理業務の自動化フローが完成したということで、BizteX管理部の佐藤さんに話を伺いました！

経理業務でのcobit活用事例紹介

今回自動化できた経理業務は、請求書の支払申請までのフローです。BizteXでは月初に30～40通程度の請求書が届きます。これまでは紙やPDFで受け取った請求書をクラウド型経費精算システム（MF経費）に手入力で支払申請登録をしていました。支払申請を請求書ごとに一件一件入力するため、「6と0を見間違える」等の細かなミスが発生しないよう、確認に時間を要していました。

企業が成長すれば、いずれは100～200通以上の請求書の支払申請を行うことが想定され、それに伴いヒューマンエラーが発生する可能性も高くなります。そのような状況も踏まえ、DX Suiteとcobitを使って請求書の支払申請フローを自動化しました。

現在の業務フローは以下の通りです。

1. 経理担当者が指定フォルダ(クラウドストレージ)に請求書を格納
2. フォルダに格納された請求書をcobitでDX suiteに取り込み情報取得
3. 取得した情報をcobitでスプレッドシートに情報転記
4. 経理担当者がスプレッドシートに転記された内容を確認
5. cobitがMF経費に事前登録している情報を元に転記、支払依頼の下書き保存
6. 経理担当者がMF経費の下書き状態の支払依頼の内容を確認、申請実行

経理担当者が行うのは「指定フォルダへの請求書アップロード」「スプレッドシートに転記された請求書情報の確認」「MF経費に転記された支払申請の最終確認・申請実行」といった重要かつ必要最低限の業務のみ。面倒な請求書情報の入力作業はすべてDX Suiteとcobitが実行してくれています。

経理業務自動化によるメリット

経理業務の自動化によって実現したことは以下の2つです。

■業務効率化（時間の最適化）
経理担当者の請求書処理に充てる時間が1/3程度に削減されました。これまでは月初に3時間取って請求処理を1から10まで行っていましたが、現在は入力作業をロボットが代行してくれるので、空いた時間で経理以外の業務に充てられるようになりました。また、これまでは数時間確保をして取り組んでいましたが、ロボットに任せている間は他の作業もできるようになったんです。

業務効率化が見込まれるだけでなく、時間の最適化を実現できました。

■正確性の向上
自分で入力/ダブルチェックをする際には、どうしても認知バイアスがかかってしまうもの。現在の業務フローではロボットが入力したものを自分がダブルチェックすることになるので、ヒューマンエラーが起きる確率が低くなっています。「本当に大丈夫？」という気持ちで確認するようになり、結果的に入力情報の精度が上がりました。

勿論、経理自動化フローは完成したばかりなので、細かな改善の余地もあると感じています。

例えばDX Suiteは「スペース（空白）」を読み取ることが苦手だったり、スペースが含まれる企業名は、スプレッドシートでの確認時に人が修正する必要があります。ですが、手入力で全て担っていた立場としては、その程度の修正で済むのなら、と助かっています。

よく働き、扱いやすいロボットであるからこそ、担当者にもどんどん欲が出てくるのがcobitとDX Suiteの良いところ。これからもっと使いやすくなるように改善・運用をしていきます。