RPAとペーパーレス化で業務効率化を実現！リユース企業のDXとは

DX（デジタルトランスフォーメーション）は一朝一夕で成らず。「RPAやペーパーレスの導入から半年程度は目的達成までかかった」とお話いただいたのはand TRUNK株式会社の管理部部長である村上さん。リユース業を営む同社はどのようにDXによる業務効率化を実現したのでしょうか。

2つの業務で自動化を実現

-and TRUNKではどの業務フローをデジタル化していますか

最初にデジタル化したのはオークションサイトへの出品業務です。従来はスタッフが手動でデータ入力作業をしていましたが、RPAを活用し自動化しました。

もう一つは査定票のペーパーレス化です。従来は買取査定士がお客様のお宅で手書きで記入していましたが、タブレットで入力しデータを即送信することで紙からの入力作業がなくなり、作業効率が大幅に改善されました。

RPA導入当初は精度が課題だった

-まず出品業務のRPA導入に関して伺います。現在運用開始からどのくらい経ちますか？

2020年の2月から現場での運用を始めました。運用が安定するまで3ヶ月くらいかかり、導入に成功したと確信を得たのはようやくここ2〜3ヶ月です。最初の頃はエラーが山のように出たので、それを一つづつ潰していくのが大変でしたね。

-具体的にどのような業務フローを構築したのでしょう

オークションサイトに出品する際に、従来はスタッフが商品実物を見ながら出品フォームに情報を手入力していました。現在はOCR（光学文字認識システム）を使って商品実物に書いてある文字をスキャンし、読み取った文字データをRPAが認識しそれに応じて適切に出品フォームに自動入力するといった感じです。

-どのような苦労がありましたか

OCRが読み取った文字列が間違っていて、それによってRPAの動作にエラーが出ることは多かったですね。例えばオーディオなのにカメラ用の出品フォームを引っ張ってきてしまうとか。他にも非常に多くの細かいエラーがあり、微調整にかなりの時間がかかりました。

これらの各エラーに対してどの程度細かく対処していくかを決めなければなりませんでした。「重要性が低いから読み取り間違えてもスルーしてOK」なのか「重要度が高いからエラーが出たらその都度止める」なのか。現場の業務効率化の目的で導入するので、最終的に負担が増えるようなものになってはいけない。このバランスを取るのは苦労しました。

-その方針を決めるのが村上さんの役割だった？

はい。現場から無数のエラー報告や要望が上がってくるので、それを精査して改善する部分、見送る部分を決めていきました。流石に全部に対処するのは無理なので、どれがクリティカルな内容なのか注意深く判断しました。