Teams提案資料を作成して思ったこと

社内の情報伝達や相談、コミュニケーションでメールを使っている部分をチャットに置き換えてはどうだろうか？という資料を作りました。

社内ではまだまだメール文化が強く、一方で若手からは「Teamsみたいなチャットツール浸透してほしい」みたいな声も上がっている状況。私もチャットで仕事進めたりすることはラクだと思う立場だったため、興味本位で利点などをまとめていたら社内への提案資料へと化けました。半分個人的な意識で作ったので、一般的な部分だけシェアしてみます。

弊社ではOffice365が導入されていて、みんなTeamsを使おうと思えば使える状態という前提があるのですが、この提案自体はslackやchatworkに置き換えられるものだと思っております。（chatwork使ったこと無いけど…。）

つまりこれは、Teamsの持つOnenoteやFlow、Planner等との連携や拡張性まで踏み込んだ解説資料ではなく、「メールでの送受信者間のコミュニケーション」から「グループチャットという作業場上でのコミュニケーション」を行ってみましょうというお話です。また、弊社はＩＴ的な会社ではなく、私も情シスではなく、私自身も使い倒しているわけではないという前提です。（予防線）

やはり最初に反応としてありそうなのが「新しいものを導入することへの抵抗」でした。今でもそんなに困っていないのに、新しいツールを入れる必要があるのか？と。新しいツールを使いましょう！なぜなら便利だから！というアプローチから始めてしまうと、それを導入するための労力に抵抗を感じさせてしまいます。

ならば、Teamsではこんなことができます！みたいなウリを全面に出すやり方はどうでしょう。やりがちですが、これではなかなか自分ごとにはできないのだと思います。これに響くのはそういったツールにアンテナを張っている層だけでしょう。そうでなければ「それはメールでもできるよね」というポイントの見方に留まり、ソレ以上のことができなくてもなんとかなっているよ。という着地になりそうです。「弊社の製品はこんなにすごいんです」ばかり言うセールスの方みたいになってしまいます。必要なのはそれによって生じる本人たちへのメリットなのです。

広めたい側の我々のスタンスも見直す必要があります。ゴールはTeams等のツールを普及させることではなく、（それらのツールによって生み出される）新しい仕事の進め方の提供や、それにより生み出される生産性やコミュニケーションの効率化です。であればこそ、日々の業務の中で「今ではできないこと」「今のままだと困ること」、「こうなったら良くないか？」という思いへの訴求。それを叶える手段としてのツールという方向で提案をしていくのが良いのではないかと考えました。

「今できないこれもできるようになる」上で「メールで出来ていたこともできる」という順番。

業務上必要じゃない（と考えている）ツールを導入するためには、業務上あったほうが良いぞ！と思わせるほどの体感を自分ごと化させる必要があるのだと思います。導入時期はちょっと大変だけど、導入できれば「今ちょっと手間取ってるコト」が改善されて、結果的にはもっとラクになってる。これがイメージさせられたら…いいんだけど…。