台帳No,社員No,健保Noの重複データをチェック

社労士事務所は数千〜数万人の個人情報を管理しています。特定の顧問先を選択して、社会保険に加入している人や在職者をリストアップしたら人数が合わないなーと思ったことありませんか？

顧客管理システムのような感覚で運用できない

数千〜数万人の情報を管理するシステムで、もっとも大事なデータは、１データ毎に振られるIDと呼ばれるキーです。通常、従業員IDといえば社員Noですが、社労士事務所の場合、顧問先が社員Noを決めます。複数のクライアントをもつ社労士事務所は、社員Noをキーにすると他の顧問先と重複するため、別のIDで運用する必要があります。また、社員Noは、数値で管理する傾向がありますが、従業員1,000人規模の会社の場合、６桁程度のNoでは対応できず、１０桁程度で文字列対応が必要です。このように、社労士事務所では、唯一無二のシステムIDで運用するのは難しく、顧問先が決めた社員Noでシステム運用になります。結果、5,000〜10,000データを管理する顧客管理システムのような感覚で運用できないのが現状です。

なぜ人数が合わないのか。

給与計算を受託している企業であれば、社労士事務所が社員Noを決めることもありますが、社員Noは顧問先が決めるのが一般的です。顧問先が誤って重複したNoを割り振ることもあります。特に、復職や再雇用等ではよく同じ社員Noで運用することもあり、社員Noが重複するケースはよくあります。

また、社会保険の取得届を複数人申請した際、システムが自動的に割り振った健保Noが事務センターが割り振った健保Noと一致せず、人数カウントが正しくできなくなるケースもあります。