初めての秘書

最近、あまりにも業務量が多くなってきたので、ChatWork社のChatWorkアシスタントサービスを契約しました。

ChatWorkアシスタントとは、いわゆる社外秘書のような存在です。ChatWorkのオンライン上で私の色々な仕事をサポートしてくれます。

よくテレビ等で

製造業でロボットを導入して業務効率化を図り、〇〇が改善された。

などのようなケースを見ます。私は残業削減の基本はこれだと思います。仕事が山ほど残っているのにノー残業デーだから定時に帰る。ルールや意識を変えるだけでは業績が落ちる。だから残業削減は、業績が保たれる、または業績が上がるのが前提だと思っています。ツールの導入なくして長時間労働の改革は成り立ちません。ということで、私はChatWorkアシスタントを選択しました。

私のChatWorkアシスタント活用内容

「人材育成」は社長の大切な仕事です。一般的な会社の構成はこんな感じだと思います。

業務執行、監督を行う「役員」
↓
製造部門、営業部門、経理部門、などの「部門」
↓
業務を効率よく行うための「課、チーム」

「課、チーム」は人で構成されています。「人」は会社のブランドを創り、それ自体が、営業力を持っています。私は「人」というものをどう育成するかと言われたら、まずは山本五十六の「やって見せて、言って聞かせて、させてみて・・・」が基本であり、私自身「社長自らやってみせる」という意識を持つようにしています。

しかし、すべて自らお手本を見せるのは現実的ではありません。そこでChatWorkアシスタントです。ChatWorkアシスタントの力を借りて、成果物を見せながら従業員や仕事を教える側に

「こうやってやるんですよぉ〜〜」

を伝えます。以下はChatWorkアシスタントに依頼した内容の一部です。

WordPressによるHP更新
FaceBookページの作成
社内慰安旅行の相見積もり
求人サイトのスカウトメール配信
託児所のリサーチ
画面キャプチャ動画ソフトの検索
撮影業者のリサーチ
セミナー会場のリサーチ

各タスクの９５％程度はChatworkアシスタントが行い、残りの５％はChatWorkアシスタントの内容チェックをかねて私が行います。その後、従業員に完成形を見せながらレクチャーします。また、教育スタッフに、教育の仕方をレクチャーします。

社外秘書といえば、バックオフィス系の業務のイメージがありましたが、実際はweb更新なども対応可能でした。そして仕事のスキルもクオリティが高く、想像以上の仕事内容です。

ChatWorkアシスタントを利用するようになり、業務効率化が図れたのは嬉しいのですが、それよりも

「ChatWorkアシスタントさんに仕事を依頼すればなんとかなるかもしれない」

と感じる心理的な面が何よりも嬉しいです。社労士も顧問先にこのような印象を与えることが大事ですね。
さぁ、来週は何をお願いしようかな。